高校采購項目化管理平臺的設(shè)計與實現(xiàn)

陳娜萍　王雙喜

[摘? ? ? ? ? ?要]? 采購項目化管理平臺是一個多部門充分參與的開放性大系統(tǒng)，平臺整合項目立項、采購計劃申報、 采購執(zhí)行、合同簽署、驗收、資金支付、檔案管理、評價反饋以及數(shù)據(jù)分析統(tǒng)計等功能，通過平臺將采購涉及的各部門之間的業(yè)務流程打通，實現(xiàn)數(shù)字化采購資源共享，節(jié)約采購成本的同時，提高采購效率和監(jiān)督力度。

[關(guān)? ? 鍵? ?詞]? 高校采購;項目化管理;平臺設(shè)計

[中圖分類號]? G717? ? ? ? ? ? ? ? ? ?[文獻標志碼]? A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? [文章編號]? 2096-0603（2019）36-0001-03

隨著國家和政府對高校投入的不斷增加以及高校自身建設(shè)投入的不斷加大，高校采購活動越來越頻繁，采購規(guī)模也隨之增大。高校采購項目的特點是品種多、采購形式多樣，部分大型設(shè)備量少價高，采購過程繁雜，而高校采購管理模式往往達不到學校的管理要求。以廈門地區(qū)高校為例，目前這些高校的采購管理工作模式主要是依托辦公平臺的部分表單輔助手工模式，即在項目立項、采購申請、合同審批、資產(chǎn)驗收等環(huán)節(jié)通過各自獨立的OA工作流程工作，輔助人工管理加紙質(zhì)保存材料。這種管理模式在管理過程中經(jīng)常會因為某些因素而影響采購工作效率。主要存在以下問題：（1）使用紙質(zhì)材料的方式進行采購過程的信息記錄，這些信息不易保存，容易丟失，不利于查找，很大程度上降低了招標采購管理工作的效率;（2）采購工作往往涉及學校中的多個部門，不論是獨立運作的OA工作流程還是手工管理模式，部門之間的信息溝通很不流暢，無法實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，甚至有時還會產(chǎn)生錯漏，影響招標采購工作的完成質(zhì)量;（3）不能及時、有效地進行監(jiān)督，容易滋生腐敗。

目前，國內(nèi)許多高校已經(jīng)搭建了采購管理系統(tǒng)，并通過在系統(tǒng)上不斷擴展功能和優(yōu)化流程，實現(xiàn)學校采購工作的管理目標。但是因為各高校所處地域、發(fā)展階段、發(fā)展規(guī)模以及管理要求不同，在采購管理工作流程細節(jié)方面存在差異，至今沒有一套普遍適用的高校采購管理系統(tǒng)。隨著計算機技術(shù)的不斷發(fā)展，將計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)引入采購管理中，建構(gòu)一套具有較高起點、適應新需求、體現(xiàn)高校辦學特色的采購管理系統(tǒng)，可以有效地提高采購工作的質(zhì)量和效率，實現(xiàn)全程監(jiān)督。

一、平臺設(shè)計的總體思路

高校采購項目化管理平臺是一個集使用部門、財務部門、采購部門、驗收部門、監(jiān)督部門等多部門充分參與的開放性大系統(tǒng)，業(yè)務環(huán)節(jié)涉及立項審批、采購計劃申報、采購執(zhí)行、合同簽署、驗收、支付、歸檔、評價反饋、數(shù)據(jù)分析統(tǒng)計、監(jiān)督檢查等。由此可見，本項目是一個綜合復雜的采購平臺，在設(shè)計時應堅持“統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標準、聯(lián)合建設(shè)、分步實施、資源共享”的指導思想[1]，并遵循以下幾個原則：（1）提高監(jiān)督部門在采購過程中的全程監(jiān)督地位，強化監(jiān)督力度。（2）提高系統(tǒng)的信息安全性，強化系統(tǒng)入侵防范和信息安全。（3）采購事務處理采用工作流控制方式，并可撤銷實現(xiàn)回退操作，動態(tài)建立系統(tǒng)事務處理的工作日志。（4）系統(tǒng)支持多角色創(chuàng)建和權(quán)限定義，進行嚴格的權(quán)限功能管理。（5）數(shù)據(jù)創(chuàng)建確保獨立性、唯一性和繼承性，采購業(yè)務數(shù)據(jù)支持采購計劃、采購任務、采購項目、采購合同的多對多關(guān)系。

根據(jù)流程圖進行系統(tǒng)的總體設(shè)計，并把系統(tǒng)分成以下十大模塊：工作臺、項目管理、采購管理、合同管理、驗收管理、支付管理、檔案管理、評價管理、報表管理、監(jiān)督管理。

二、平臺模塊功能概述

高校采購項目化管理平臺的基本需求：通過平臺，用戶可以隨時了解所提交采購項目的狀態(tài)及相關(guān)操作人員，查看審批狀態(tài)及結(jié)果，及時了解項目的進程，與相關(guān)人員聯(lián)系、溝通，實現(xiàn)采購流程的透明化，提高工作效率，方便全程監(jiān)督。

各業(yè)務部門根據(jù)本部門的工作重點和工作任務提出立項申請，經(jīng)相應審批環(huán)節(jié)后確定預算項目。財務部門根據(jù)下達的預算計劃，將所有預算項目基礎(chǔ)信息導入平臺;使用部門經(jīng)辦人在前期充分調(diào)研和論證的基礎(chǔ)上，按照預算項目提交采購計劃申請，填寫采購計劃清單后，進入審批環(huán)節(jié)，按照預先設(shè)定的工作流程和條件，提交相關(guān)部門相應人員進行在線審批處理;之后進入項目執(zhí)行環(huán)節(jié)，根據(jù)采購項目品類和預算金額分別進入部門自行采購流程或者統(tǒng)一招標采購流程執(zhí)行采購;采購結(jié)果確認后，進入合同、驗收、支付等環(huán)節(jié)，完成采購。

（一）工作臺

智能的工作助理，功能包括各種提醒和預警，輔助用戶更加條理、科學地分配時間，安排和推進工作。每種角色都有單獨的工作臺功能組件，用戶登錄系統(tǒng)后只能看到和使用自己的角色對應的工作臺。

（二）項目管理

該模塊實現(xiàn)從立項申請、立項論證、上會決策、項目變更的全過程管控。根據(jù)不同業(yè)務類型、不同預算金額設(shè)定不同的審批流程。

（三）采購管理

實現(xiàn)從采購計劃申報、采購申請及審批、采購執(zhí)行（確定采購方式與代理機構(gòu)、招標文件審核、采購結(jié)果確定）的全過程管控。根據(jù)不同業(yè)務類型、不同金額設(shè)定不同的審批流程，同步關(guān)聯(lián)項目管理的相關(guān)信息。

（四）合同管理

采購結(jié)果確認后，由使用部門經(jīng)辦人根據(jù)招投標文件和學校合同范本，起草合同初稿，區(qū)分不同合同類型，按照設(shè)定的合同審批流程，由不同部門層層把關(guān)合同審批管理流程。

（五）驗收管理

關(guān)聯(lián)合同管理模塊。合同簽訂后，供應商按合同條款發(fā)貨，使用部門收到貨物按合同供貨清單清點無誤并完成測試后，由使用部門經(jīng)辦人在該模塊中選擇需要驗收的相應合同，提交驗收申請，區(qū)分不同合同金額和合同類別，按照不同的驗收流程執(zhí)行。

（六）支付管理

銜接合同管理和驗收管理模塊。采購合同簽訂后，按照合同約定的付款方式，在本模塊的結(jié)算欄登記付款的金額和時間、付款方式、付款次數(shù)等重要信息，其中最后一筆付款與驗收管理模塊關(guān)聯(lián)。等到實際報銷時財務人員審核系統(tǒng)上登記的信息和報銷提供的報銷單、票據(jù)等的一致性后方可辦理付款。

（七）檔案管理

本模塊將整個項目的階段標志性文檔，根據(jù)采購流程順序，按標準格式進行歸檔。采購經(jīng)辦人在檔案管理模塊中選定已驗收的項目，并勾選需要提交歸檔的資料。歸檔過程按照“系統(tǒng)沉淀—手工錄入—審核—進入檔案庫”的流程進行。采購檔案信息庫建立后，支持按項目、時間、業(yè)務部門、中標單位等方式查詢。采購檔案支持按時間、按項目導出Excel表格[2]。

（八）評價管理

該模塊包括供應商評價、采購代理機構(gòu)評價、采購項目質(zhì)量評價等。采購項目完成后，使用部門經(jīng)辦人填寫供應商評價表、采購代理機構(gòu)評價表和采購項目質(zhì)量評價表;采購經(jīng)辦人填寫采購代理機構(gòu)評價表。還可以考慮增加相關(guān)職能部門對采購項目的使用率及使用效益進行評價。

（九）報表管理

該模塊包含各種報表的查詢、導出、打印等功能。為了滿足不同的需求，可以通過自定義報表選項，制作表格所需內(nèi)容形成自定義表格。

（十）監(jiān)督管理

系統(tǒng)專門為紀檢、監(jiān)察、審計等監(jiān)督部門提供監(jiān)督模塊，監(jiān)督人員登錄后可以隨時抽查采購各環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況，由此加大監(jiān)督力度，擴大監(jiān)督范圍，更有效地規(guī)避風險[3]。

三、主要功能模塊的設(shè)計與實現(xiàn)

（一）項目管理模塊

學校各業(yè)務部門根據(jù)本部門的工作重點和工作任務，在對項目的必要性、可行性、預期效益實施的能力與條件進行可行性論證的基礎(chǔ)上提出立項申請，依據(jù)項目屬性報歸口管理部門進行初審、排序，匯總至財務部門。財務部門組織校內(nèi)外專家進行立項論證，結(jié)合專家意見并根據(jù)年度預算安排向?qū)W校領(lǐng)導提出立項建議。預算項目經(jīng)黨委會或校長辦公會審定后，根據(jù)經(jīng)費渠道不同，由財務部門報經(jīng)費主管部門審批。財務部門按照預算批復結(jié)果導入預算項目信息。預算批復后，因?qū)嶋H情況變化，使用部門提出預算變更，原則上要經(jīng)過原論證專家小組同意后報財務部門審核，最終由學校領(lǐng)導會議研究確定方能變更。

（二）采購管理模塊

1.采購計劃階段

使用部門根據(jù)預算下達情況，選擇一個預算項目，填寫采購計劃清單，采購計劃經(jīng)部門領(lǐng)導及經(jīng)費審批人批準后，10萬元（含）以上的項目還要使用部門分管校領(lǐng)導審批;采購部門經(jīng)辦人提取需審批的采購計劃，查看采購計劃清單，若采購計劃清單不符合要求，則審批不通過，采購計劃退回至提交部門重新申請;若符合要求，采購部門根據(jù)當年政府采購目錄及限額標準，確定采購項目和組織形式（政府分散采購、政府大宗采購、自行委托招標、部門自行采購），經(jīng)采購部門領(lǐng)導審批后，進入采購執(zhí)行階段。（見圖1）

2.采購執(zhí)行階段

按照采購項目，使用部門經(jīng)辦人上傳需求文件（非標準大宗貨物上傳采購說明）和《采購項目論證意見表》，簽署廉潔承諾書，如需要采用政府規(guī)定之外或者學校采購辦法規(guī)定之外的采購方式，需事先經(jīng)過特殊采購方式審批后方可執(zhí)行下一步采購程序。

政府分散采購、自行委托招標和校內(nèi)自主招標均屬于采購部門統(tǒng)一招標采購，其中政府分散采購提示由使用部門經(jīng)辦人到福建省政府采購網(wǎng)上公開信息系統(tǒng)辦理，由采購經(jīng)辦人根據(jù)系統(tǒng)時間節(jié)點填報代理機構(gòu)信息、采購方式，上傳標書、公告情況、中標結(jié)果等;屬于自行委托招標項目，由采購經(jīng)辦人隨機抽取代理機構(gòu)，選擇合適的采購方式，上傳標書、公告情況、中標結(jié)果等，在招標文件確認和采購結(jié)果確認環(huán)節(jié)需要相關(guān)審批步驟;屬于大宗貨物政府采購，由采購經(jīng)辦人填寫主管部門報批情況和送貨時間，通知使用部門經(jīng)辦人處理;屬于部門自行采購項目，由使用部門辦理，其中1萬元（含）以上需上傳《部門自行采購評審報告》和報價材料。（見文末圖2）

（三）合同管理模塊

采購結(jié)果確認后，由使用部門經(jīng)辦人根據(jù)招投標文件和學校合同范本，起草合同初稿，發(fā)起合同審批流程。屬于部門自行采購項目，經(jīng)使用部門負責人、采購經(jīng)辦人、使用部門分管校領(lǐng)導審批后，通知辦公室印章管理員，合同簽訂后，系統(tǒng)自動形成合同編號，使用部門經(jīng)辦人上傳合同掃描件存檔;屬于統(tǒng)一招標采購項目，經(jīng)采購經(jīng)辦人、使用部門負責人、采購部門負責人、財務與資產(chǎn)管理處審核。其中100萬元以下合同，由采購部門分管校領(lǐng)導審批簽訂;100萬元（含）以上合同，由學院法律顧問審核后，交由采購部門分管校領(lǐng)導和法定代表人審批后，通知辦公室印章管理員，合同簽訂后，系統(tǒng)自動形成合同編號，使用部門經(jīng)辦人上傳合同掃描件存檔。

（四）驗收管理模塊

1.合同金額≤10萬元的，使用部門自行驗收

使用部門經(jīng)辦人發(fā)起驗收申請，轉(zhuǎn)至使用部門資產(chǎn)管理員，由其組織使用部門負責人和經(jīng)辦人進行驗收。驗收完成后，由使用部門資產(chǎn)管理員填寫驗收意見，經(jīng)使用部門負責人和使用部門經(jīng)辦人會簽后，系統(tǒng)自動發(fā)至驗收主管部門和采購部門備案。

2.合同金額>10萬元的，由驗收主管部門組織驗收

使用部門經(jīng)辦人發(fā)起驗收申請，驗收申請轉(zhuǎn)至使用部門資產(chǎn)管理員，確認后交驗收主管部門。驗收主管部門組織相關(guān)人員進行驗收。驗收完成后，由驗收主管部門填寫驗收意見，使用部門經(jīng)辦人、使用部門資產(chǎn)管理員、使用部門負責人、相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員會簽后系統(tǒng)存檔備案。

四、結(jié)語

綜上所述，信息化系統(tǒng)的開發(fā)建立涵蓋學校采購項目建設(shè)全過程、全流程控制的采購一體化管理平臺，通過系統(tǒng)設(shè)置業(yè)務流轉(zhuǎn)步驟、審批權(quán)限、控制標準、工作規(guī)范、風險防范等內(nèi)容，完善整個項目建設(shè)的管理流程。結(jié)合內(nèi)控建設(shè)風險點控制，通過系統(tǒng)設(shè)置風險防火墻，自動監(jiān)控預警，對項目建設(shè)實行綜合評估，對實施進度、完工情況實時統(tǒng)計分析，有利于進一步提高采購業(yè)務的工作效率，真正體現(xiàn)高校采購工作的公開、公平、公正。在平臺建設(shè)過程中我們還要注重對采購業(yè)務的進一步優(yōu)化和探索，不斷完善高校的采購管理工作，為高等教育的發(fā)展提供有力的支撐。

參考文獻：

[1]伍勁宇.高校采購管理系統(tǒng)的建設(shè)與實踐[J].實驗室研究與探索，2012，31（8）：429-431.

[2]熊子奇.高校采購信息管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)[J].勞動保障世界，2015（15）：42-43.

[3]王宇一.基于工作流的采購管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)[J].安徽電子信息職業(yè)技術(shù)學院學報，2018（4）：23-28.

◎編輯 馮永霞