淺談建筑工程中的簽證及索賠管理

文/劉鐵林 郴州廣廈工程建設(shè)監(jiān)理有限責(zé)任公司 湖南郴州 423000

建筑工程因具有投資大、周期長(zhǎng)及影響因素的多變性，使工程在實(shí)施階段往往出現(xiàn)一些意想不到的費(fèi)用。影響工程造價(jià)主要因素有承包合同、設(shè)計(jì)變更、工程簽證與索賠、材料及機(jī)械單價(jià)的變化、國(guó)家計(jì)價(jià)政策的變化等。根據(jù)筆者多年工作經(jīng)驗(yàn)，建筑工程施工過(guò)程中的工程簽證和索賠調(diào)整的工程造價(jià)會(huì)占到整個(gè)工程竣工結(jié)算造價(jià)的百分之五到百分之八之間甚至于更多。因此加強(qiáng)工程簽證與索賠工作是施工企業(yè)進(jìn)行全面項(xiàng)目化管理的重要內(nèi)容；也是施工企業(yè)現(xiàn)場(chǎng)管理水平的綜合體現(xiàn)，更是施工企業(yè)取得預(yù)期經(jīng)濟(jì)效益的重要環(huán)節(jié)。下面介紹筆者個(gè)人的一些工作體會(huì)，供大家探討。

1、簽證及索賠概述

1.1 簽證的內(nèi)涵

在施工合同履行過(guò)程中，簽證是最常見(jiàn)的施工證明文件之一。廣義上的簽證，是指凡需建設(shè)方或監(jiān)理簽認(rèn)的施工合同事項(xiàng)，包括但不限于設(shè)計(jì)變更、開(kāi)工、竣工、材料或設(shè)備進(jìn)場(chǎng)、工程進(jìn)度、增減工程量、單項(xiàng)或隱蔽工程驗(yàn)收、工期順延、索賠等；可見(jiàn)，簽證應(yīng)用于施工合同履行的全過(guò)程。

簽證的作用可以歸結(jié)為：第一、合同履行情況的證明，并最終作為竣工結(jié)算的重要依據(jù)之一;第二、也是工程索賠的最原始的依據(jù)。因此，簽證在施工合同履行中起著不可或缺的重要作用。

1.2 索賠的內(nèi)涵

所謂索賠是指發(fā)承包雙方在依據(jù)承包合同進(jìn)行實(shí)際施工過(guò)程中，合同當(dāng)事人中的一方出現(xiàn)未履行合同規(guī)定的義務(wù)或者出現(xiàn)了應(yīng)當(dāng)承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)而遭受損失時(shí)，經(jīng)濟(jì)利益受到損失的一方將提出賠償?shù)囊蟆９こ趟髻r主要包括工期索賠以及費(fèi)用索賠兩種情況。一般習(xí)慣上將承包商向業(yè)主的施工索賠簡(jiǎn)稱(chēng)"索賠"，將業(yè)主向承包商的索賠稱(chēng)為"反索賠"。

2、建筑工程簽證及索賠存在的主要問(wèn)題

2.1 簽證及索賠不及時(shí)

目前的建筑市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)激烈，建設(shè)單位多采取最低評(píng)標(biāo)價(jià)法進(jìn)行招標(biāo)及評(píng)標(biāo)，造成中標(biāo)施工項(xiàng)目的利潤(rùn)相對(duì)較低，進(jìn)而造成中標(biāo)施工單位在項(xiàng)目實(shí)施時(shí)盡可能壓縮管理人員，造成簽證及索賠等未能及時(shí)進(jìn)行；同時(shí)施工單位處于弱勢(shì)地位，在遇到建設(shè)單位不能及時(shí)進(jìn)行簽證時(shí)，施工單位往往只能先施工后簽證。補(bǔ)辦簽證時(shí)，時(shí)過(guò)境遷，往往不能準(zhǔn)確測(cè)量和描述實(shí)際情況，造成條件不符、數(shù)據(jù)不準(zhǔn)的情況，給將來(lái)的竣工結(jié)算帶來(lái)麻煩。

2.2 簽證及索賠不夠規(guī)范、不準(zhǔn)確、不全面

有的施工管理人員業(yè)務(wù)不夠?qū)I(yè)、業(yè)務(wù)素質(zhì)不高;通常表現(xiàn)在：經(jīng)濟(jì)簽證單中的書(shū)面內(nèi)容表述含混不清，存在二義性；或經(jīng)濟(jì)簽證單中有變更的工程內(nèi)容，而沒(méi)有記錄變更的工程量；或用詞不當(dāng)、語(yǔ)句不合適、出現(xiàn)口語(yǔ)等詞句，簽證單書(shū)面格式與建設(shè)方的要求不符，給對(duì)方造成反感情緒；或者遞交的簽證證據(jù)不足，無(wú)法獲得索賠等。例如某一簽證單這樣描述：挖運(yùn)土方682m3,這樣的簽證單造成竣工結(jié)算編制人員的困惑：開(kāi)挖的方式是人工開(kāi)挖還是機(jī)械開(kāi)挖？挖土石方的類(lèi)別及比例是多少？運(yùn)距是多少？均沒(méi)有明確。因此這樣的簽證是無(wú)法計(jì)算造價(jià)的。

2.3 簽證與工程隱蔽記錄及竣工圖不相符

工程隱蔽記錄是詳細(xì)記錄工程在施工過(guò)程中的隱蔽部位的實(shí)際上做法，如基坑基礎(chǔ)土地方開(kāi)挖深、地基處理等，但實(shí)際工程中往往存在現(xiàn)場(chǎng)簽證與隱蔽記錄（或竣工圖）相矛盾之處。如某工程簽證單：標(biāo)明地下室底板自粘卷材防水材料厚度3mm（有建設(shè)單位批準(zhǔn)的設(shè)計(jì)變更單），但補(bǔ)充說(shuō)明：具有情況詳見(jiàn)竣工圖；而隱蔽驗(yàn)收資料及竣工圖均標(biāo)明其防水材料厚度2mm；在竣工結(jié)算審核時(shí)，其審計(jì)單位最終認(rèn)定的自粘卷材防水材料厚度為2mm，造成施工單位較大的經(jīng)濟(jì)損失。

2.4 項(xiàng)目管理人員頻繁更換

企業(yè)人員的穩(wěn)定，有利于企業(yè)各部門(mén)之間的配合，能謀其職盡其責(zé)。如果管理人員頻繁甚至隨意更換，不利于企業(yè)制度操作的連續(xù)性，勢(shì)必影響企業(yè)的正常管理和計(jì)劃的實(shí)施，同時(shí)有可能由于被更換人員的負(fù)面情緒造成交接工作的不全面、交接資料的私自保留或復(fù)制、重要資料的銷(xiāo)毀等，造成在其后簽證及索賠工作的被動(dòng)及困難局面。

3、建筑工程簽證及索賠管理對(duì)策

3.1 重視簽證索賠工作的全面性、全過(guò)程性

正是由于建設(shè)項(xiàng)目的復(fù)雜性、不確定性，就決定了工程簽證索賠工作的全面性；從政府建設(shè)行政管理及監(jiān)督部門(mén)、建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位、到施工單位,從施工質(zhì)量、施工安全、施工進(jìn)度、及進(jìn)度款的支付，從時(shí)間到空間的改變，從自然事件到社會(huì)事件等等，以上情況的每一項(xiàng)情況的改變均有可能影響工程造價(jià)，進(jìn)而造成建筑工程簽證及索賠可能發(fā)生；

建筑工程簽證及索賠其實(shí)從招投標(biāo)開(kāi)始至工程竣工結(jié)算階段，貫穿整個(gè)過(guò)程，甚至貫穿至質(zhì)量保修階段。

在招投標(biāo)階段，挖掘隱藏的變更簽證索賠條件，充分理解招標(biāo)文件含義，確定報(bào)價(jià)技巧和策略，為以后中標(biāo)后實(shí)施過(guò)程中變更簽證索賠打好基礎(chǔ)；

在項(xiàng)目實(shí)施階段，當(dāng)工程項(xiàng)目出現(xiàn)以下情況：確實(shí)發(fā)生的但在合同中沒(méi)有包含、與合同相比較，造成了實(shí)際額外費(fèi)用或工期損失、造成的原因不屬于承包方責(zé)任、造成的損失不應(yīng)由承包方承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn)的事件后，及時(shí)向建設(shè)單位（或監(jiān)理單位）提出變更申請(qǐng)書(shū),或索賠意向申請(qǐng)書(shū)，在得到批準(zhǔn)后在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行簽證及索賠；

在質(zhì)量保修階段，按規(guī)定是不能再進(jìn)行簽證與索賠；但由于建設(shè)項(xiàng)目中存有建設(shè)方自行分包的項(xiàng)目、或存有建設(shè)方提供部分主材的項(xiàng)目、或存有建設(shè)方使用不當(dāng)或第三方損壞情況；如果質(zhì)量保修階段發(fā)生質(zhì)量問(wèn)題，必須分清楚責(zé)任，及時(shí)維修或提出索賠申請(qǐng)。

所以，作為施工企業(yè)的負(fù)責(zé)人，必須正確理解工程簽證索賠工作的全面性、全過(guò)程性，追求最大可能的合法利潤(rùn)。

3.2 強(qiáng)化工程的簽證和索賠意識(shí)

隨著建筑施工企業(yè)的不斷增多，需要建設(shè)的項(xiàng)目數(shù)量卻有限，從而出現(xiàn)了建筑市場(chǎng)僧多粥少的局面，發(fā)包方與承包方很難實(shí)現(xiàn)平等簽約。施工企業(yè)為了能夠在建筑項(xiàng)目的招標(biāo)活動(dòng)中順利中標(biāo)，不得不放棄部分應(yīng)得的利益，以合理低價(jià)中標(biāo)。根據(jù)國(guó)際慣例，建筑工程施工企業(yè)承接施工項(xiàng)目成功的要旨是“低中標(biāo)、勤簽證、高索賠”。施工企業(yè)必須樹(shù)立簽證意識(shí)，提高簽證和索賠水平。其存在的問(wèn)題是簽證觀念淡薄，索賠意識(shí)差；遇到問(wèn)題不及時(shí)辦理簽證，互相推諉；結(jié)算時(shí)變更無(wú)憑，增加工程款無(wú)據(jù)等。要解決這些問(wèn)題，必須提高施工企業(yè)人員的簽證意識(shí)，在企業(yè)內(nèi)部明確責(zé)任。

3.3 收集、整理好變更簽證索賠中的基礎(chǔ)性資料

變更工程簽證索賠的基礎(chǔ)性資料必須完整，在確保滿(mǎn)足變更索賠簽證的前提下，保證不會(huì)存在邏輯方面的失誤和問(wèn)題，這在工程簽證索賠工作中是最重要的。在工程施工的過(guò)程中，要隨時(shí)收集與監(jiān)理、業(yè)主的來(lái)往文件、會(huì)議記要、工程影像資料、地質(zhì)氣象資料等等；特別是對(duì)于發(fā)生的不可抗力，因?yàn)閷?duì)于發(fā)生的事件是否是不可抗力，國(guó)家并沒(méi)有給出同時(shí)也不可能給出量化標(biāo)準(zhǔn)，其發(fā)生后在索賠與簽證過(guò)程中經(jīng)常存有爭(zhēng)議，這就要求我們要認(rèn)真理解其含義及本質(zhì)，所謂不可抗力，是指合同訂立時(shí)不能預(yù)見(jiàn)、不能避免并不能克服的客觀情況，要把握發(fā)生不可抗力事件的關(guān)鍵字：特大的、罕見(jiàn)的；要重視工程影像資料特別是隱蔽工程的影像資料的及時(shí)采集、整理，因?yàn)楣こ逃跋褓Y料是工程竣工備案資料的重要組織部分，同時(shí)也是竣工結(jié)算書(shū)編制與審核的重要佐證材料；其工程影像資料一旦未及時(shí)采集、整理及保存，則有可能永遠(yuǎn)缺失，造成不可挽回的損失。

3.4 專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員要具備過(guò)硬的綜合知識(shí)素養(yǎng)

因建筑工程的復(fù)雜性、單件性及影響因素的多變性，同時(shí)建筑工程的新材料、新設(shè)備、新施工工藝日新月異，就要求我們專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員時(shí)刻努力學(xué)習(xí)，要熟讀招標(biāo)文件、合同文本、技術(shù)規(guī)范、施工圖紙、業(yè)主及監(jiān)理現(xiàn)場(chǎng)發(fā)出的指示等，要掌握最新的法律、財(cái)務(wù)、稅務(wù)、材料、試驗(yàn)、工程計(jì)量及計(jì)價(jià)規(guī)范、工程量計(jì)算軟件等方面的知識(shí)；特別是對(duì)于計(jì)價(jià)定額及計(jì)價(jià)規(guī)范中施工內(nèi)容及補(bǔ)充解釋及說(shuō)明應(yīng)充分理解、全面掌握；要充分理解索賠的性質(zhì)、起因、影響的時(shí)間節(jié)點(diǎn)及成立的條件，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)按規(guī)定的程序進(jìn)行索賠與簽證；對(duì)于項(xiàng)目部管理人員特別是項(xiàng)目專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員必須做到相對(duì)固定及穩(wěn)定等；只有這樣才能做好工程簽證與索賠工作，做到及時(shí)、完整、有理有據(jù)。

3.5 把握簽證與索賠的技巧，做好證據(jù)保存工作

工程簽證與索賠工作是一項(xiàng)政策性、技術(shù)性、經(jīng)濟(jì)性很強(qiáng)的工作，即使有客觀存在的簽證與索賠事項(xiàng)，也應(yīng)注意一定的實(shí)際操作技巧：1.是運(yùn)用現(xiàn)代公關(guān)技巧進(jìn)行簽證、在雙方關(guān)系比較融洽時(shí)提出簽證；2.是工程簽證單上應(yīng)有施工單位、業(yè)主、監(jiān)理三方的共同蓋章，對(duì)于設(shè)計(jì)變更導(dǎo)致的簽證，要以原設(shè)計(jì)單位的指令為簽證的前提；3.簽證的分類(lèi)、編號(hào)與裝訂保存，要做到科學(xué)合理，一般是按專(zhuān)業(yè)分類(lèi)、及時(shí)編制目錄、先打孔裝訂工程完工后整理膠裝等。

結(jié)語(yǔ)：

工程簽證與索賠是工程承包中經(jīng)常發(fā)生的正?，F(xiàn)象，對(duì)施工合同雙方而言，工程簽證與索賠是維護(hù)雙方合法利益的權(quán)利，它同合同條件中的合同責(zé)任一樣，構(gòu)成嚴(yán)密的合同制約關(guān)系。在工程建設(shè)項(xiàng)目管理中，我們必須認(rèn)真對(duì)待工程簽證與索賠，設(shè)置有豐富工程簽證與索賠經(jīng)驗(yàn)的專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)工程簽證與索賠管理工作，將工程簽證與索賠管理貫穿于工程項(xiàng)目全過(guò)程、工程實(shí)施的各個(gè)環(huán)節(jié)和各個(gè)階段，以此帶動(dòng)施工企業(yè)管理和工程項(xiàng)目管理整體水平的提高；本文主要就施工企業(yè)在簽證與索賠工作方面做簡(jiǎn)單的分析，希望可以為施工企業(yè)提供一定的參考和借鑒。