“紅娘”出招

劉佳璇　楊卓琦

2018年11月，6名來自標(biāo)準(zhǔn)化、植物學(xué)、軌道交通、信息、電子通訊等領(lǐng)域的專業(yè)學(xué)者和行業(yè)精英，成為第十二批“上海會議大使”。自2006年實(shí)施“會議大使”計劃開始，上海已經(jīng)累計聘請“會議大使”116位。

“會議大使”，是為城市招攬會議的專業(yè)人士，他們或是某個科技領(lǐng)域的專家，或是在某個行業(yè)有著突出影響力的人物。他們能夠利用自己的影響力和資源，獲得國際會議的競標(biāo)信息，并向國際會議組織方傳遞城市的辦會意愿，爭取將會議引入城市中來。

“經(jīng)過十多年的發(fā)展，實(shí)施‘會議大使計劃已經(jīng)成為上海爭取更多國際會議落地的重要手段之一?！鄙虾Ｊ新糜尉謬H旅游促進(jìn)處副處長、上海旅游會展推廣中心主任陳平對《瞭望東方周刊》說。

如今，除了上海，全國還有多個城市有了自己的“會議大使”或“會議顧問”?？梢哉f，他們成了國際會議與城市的“紅娘”。

一個不同的角色出現(xiàn)了

“沒想到在化學(xué)界這么重要的國際會議落地在?？诹?。”當(dāng)2017年國際分析科學(xué)大會（ICAS）在?？谂e行時，海南大學(xué)化學(xué)院的一位學(xué)者還有些難以置信。

ICAS在海口的落地，和“會議大使”的牽線密不可分。

ICAS由國際純粹與應(yīng)用化學(xué)聯(lián)合會發(fā)起，每五年舉行一屆。2017年，ICAS首度來到中國，這是國內(nèi)第一次舉辦綜合性、全學(xué)科、世界范圍的分析化學(xué)盛會，也是?？谠谂e辦國際會議方面的第一場“勝仗”。

這次大會的秘書長是清華大學(xué)教授林金明。2011年在日本參加過ICAS后，他與共同參會的中國科學(xué)院院士、分析化學(xué)家汪爾康決定，申請下一屆ICAS的主辦權(quán)。

經(jīng)過提出申請、國際顧問委員會投票等流程，中國化學(xué)會力壓俄羅斯代表，拿下了2017年ICAS的主辦權(quán)。

林金明對媒體透露，這次大會本應(yīng)在2016年召開，最初擬定的地點(diǎn)是在北京，辦會時間調(diào)整到2017年，是為了與中國化學(xué)會第30屆學(xué)術(shù)年會錯開時間。

雖然最初選擇的辦會地點(diǎn)是北京，但其間中國化學(xué)會收到了國際純粹與應(yīng)用化學(xué)聯(lián)合會提出的一個要求——為參會的60位報告人支付機(jī)票費(fèi)用。

中國化學(xué)會面臨資金困難時，一個不同的角色出現(xiàn)了。

武少源，中國會議酒店聯(lián)盟常務(wù)副會長、《中國會議統(tǒng)計分析報告》總編。他從1985年起開始從事國際會議組織工作，也為中國化學(xué)會做過相關(guān)服務(wù)。目前，武少源一共擔(dān)任了14個省市的“會議大使”或“會議顧問”。

2016年被?？谄刚垶椤皶h大使”的武少源，知道?？谡诖罅Πl(fā)展會展業(yè)，也渴望開拓國際會議市場。

這一次，他向中國化學(xué)會建議：“可以考慮?？?。”

“‘會議大使的職責(zé)，主要是為城市和國際會議組織方牽線搭橋，起到橋梁紐帶的作用?！蔽渖僭磳Α恫t望東方周刊》說，經(jīng)過溝通，海口方面表示，愿意全力支持，解決報告人的機(jī)票費(fèi)用問題。

在當(dāng)?shù)卣秃Ｄ蠋煼洞髮W(xué)等單位機(jī)構(gòu)的全力支持下，會議的組織工作順利展開。最終，大會的報名人數(shù)遠(yuǎn)超預(yù)估的800人，記者實(shí)際注冊人數(shù)為1400人。

武少源告訴本刊記者，“我們當(dāng)時還擔(dān)心?？谀芊癯薪右?guī)模這么大的國際會議，最后會議的效果證明，這種擔(dān)心是多余的。”

2013年11月3日，上海市國際會議中心，國際大會與會議協(xié)會（ICCA） 第52屆全球年會開幕式上的殘疾人士表演

幾十封郵件“助攻”

越來越多的國際會議需通過專業(yè)申辦的形式引進(jìn)，申辦往往周期長、投入大，需要完成大量專業(yè)性基礎(chǔ)工作，包括會議線索搜索分析、標(biāo)書制作及現(xiàn)場競標(biāo)闡述等。

此外，獲得政府與學(xué)會的支持、會議主題的設(shè)計、場館選擇、宣傳與游說等，每一項工作都需要付出心力。

2017年“國際關(guān)節(jié)鏡-膝關(guān)節(jié)外科-骨科運(yùn)動醫(yī)學(xué)學(xué)會”（ISAKOS）雙年會在上海舉辦之前，陳世益作為幫助上海引進(jìn)這場會議的“會議大使”，就帶領(lǐng)復(fù)旦大學(xué)運(yùn)動醫(yī)學(xué)中心的團(tuán)隊成員經(jīng)歷了長達(dá)一年的申辦。

國際會議是一個特殊的“市場”，因而需要采用特殊的策略來“營銷”，而“會議大使”計劃，就是策略之一。

作為運(yùn)動醫(yī)學(xué)專家，陳世益曾多年擔(dān)任F1世界大獎賽首席醫(yī)務(wù)官。2012年的倫敦奧運(yùn)會上，他是中國代表團(tuán)的醫(yī)務(wù)官。他有連續(xù)10年舉辦上海國際骨科運(yùn)動醫(yī)學(xué)與關(guān)節(jié)鏡高峰論壇的辦會經(jīng)驗(yàn)，與國際組織溝通的經(jīng)驗(yàn)也非常豐富。

ISAKOS十分重視當(dāng)?shù)卣c學(xué)會的態(tài)度。陳世益準(zhǔn)備了時任上海市副市長的推薦信，以及上海市旅游局、上海市衛(wèi)生局、中華醫(yī)學(xué)會、國家體育總局等單位負(fù)責(zé)人的支持信，連同申辦意向書一起，于2013年1月23日向ISAKOS遞交了申請。

有段時間，陳世益常常因?yàn)樯贽k書的準(zhǔn)備工作焦慮到失眠。根據(jù)ISAKOS的要求，申辦方需要在2013年3月1日前提交所有申辦資料。時間極為緊張的情況下，陳世益團(tuán)隊進(jìn)行了20次討論，材料六次大改。最終，申辦書順利提交。

當(dāng)時，一共有9個城市參與競標(biāo)。經(jīng)過一輪淘汰后，上海與韓國釜山、澳大利亞墨爾本成為最后的競爭對手。

在最后的關(guān)鍵階段，陳世益發(fā)了幾十封電子郵件，給ISAKOS戰(zhàn)略委員會中的每位委員都寫了真誠的信件，表達(dá)了上海希望獲勝的十個理由。

陳世益

陳世益是ISAKOS戰(zhàn)略委員會中的重要一員，大部分委員對他并不陌生。他的郵件，在最為關(guān)鍵的時刻，為上海獲得舉辦權(quán)加了一把火。

陳平認(rèn)為，“申辦國際會議有很多技巧?！畷h大使的影響很特殊很重要，尤其是他在協(xié)會內(nèi)的影響力，對于獲得執(zhí)委會的支持是非常重要的。”

特殊的“營銷策略”

在中國大陸，第一個實(shí)施“會議大使”計劃的城市是上海。此后，北京和杭州也是較早實(shí)施“會議大使”計劃的城市。它們目前已經(jīng)積累了很多成功經(jīng)驗(yàn)，也被認(rèn)為是運(yùn)營“會議大使”計劃比較專業(yè)的三個城市。

“我們不強(qiáng)求‘會議大使一定能帶來會議，他們在適當(dāng)?shù)膱龊贤平樯虾Ｒ埠苤匾??！?/p>

“會議大使”計劃的內(nèi)容，既包括分析、研究、邀請相關(guān)專家，也包括為該專家在具體聯(lián)系申辦國際會議時提供各種幫助。

2006年，上海市旅游局在借鑒國際成功經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，結(jié)合本土優(yōu)勢和上海特色，在國內(nèi)首創(chuàng)“會議大使”這一會獎旅游發(fā)展促進(jìn)制度。

在遴選“會議大使”方面，上海每年會確定“會議大使”的開拓方向和重點(diǎn)領(lǐng)域，再與相關(guān)領(lǐng)域的管理部門和科研院所等單位合作，就“會議大使”的推介進(jìn)行情況說明和溝通，由這些領(lǐng)域的負(fù)責(zé)人推薦人選。

另外，上海也通過國際大會及會議協(xié)會（ICCA）等機(jī)構(gòu)的信息數(shù)據(jù)庫搜尋合適的人選。在初步確定候選人名單后，由市旅游局向其發(fā)出邀請。

目前，上海“會議大使”已經(jīng)涵蓋來自醫(yī)學(xué)、城市建筑、社會科學(xué)、信息、電子科技等20余個學(xué)術(shù)領(lǐng)域，以及酒店、旅游媒體、會展、商務(wù)旅行等行業(yè)的專業(yè)人士。

近年來，通過“會議大使”及其同行們的努力，數(shù)百個國際性、專業(yè)性會議已在滬舉辦，如“2017國際關(guān)節(jié)鏡-膝關(guān)節(jié)外科-骨科運(yùn)動醫(yī)學(xué)學(xué)會雙年會”“2018年亞太克羅恩病和結(jié)腸炎組織年會”“上海之春國際兒科腎臟病論壇2018”“第六屆全球云計算大會·中國站”“世界計量經(jīng)濟(jì)學(xué)會中國年會”等。

陳平介紹，對于上海來說，舉辦國際會議是做強(qiáng)入境旅游的重要抓手?！罢褂[會做的是現(xiàn)實(shí)交易，而會議談的則是未來趨勢，舉辦國際會議所帶來的價值不僅是促進(jìn)會獎旅游發(fā)展，它也會為城市未來的經(jīng)濟(jì)發(fā)展帶來機(jī)遇?！?/p>

城市想爭取更多高質(zhì)量的國際會議，僅有意愿是不夠的。

“全球有數(shù)量巨大的國際會議，也有差不多相同數(shù)量的國際協(xié)會，而這些國際協(xié)會又分散在全球數(shù)十個國家和地區(qū)當(dāng)中，找到并說服它們到某個具體的城市舉辦會議，的確是一件復(fù)雜而困難的事情。”中國會議產(chǎn)業(yè)大會秘書長、《會議》雜志總編輯王青道撰文說。

王青道認(rèn)為，國際會議是一個特殊的“市場”，因而需要采用特殊的策略來“營銷”，而“會議大使”計劃，就是策略之一。

“我們不強(qiáng)求‘會議大使一定能帶來會議，他們在適當(dāng)?shù)膱龊贤平樯虾Ｒ埠苤匾??！标惼秸f，上海不僅在乎來滬舉辦國際會議的數(shù)量，更加在乎“會議大使”在城市形象塑造上所發(fā)揮的作用。