當(dāng)前如何做好城建檔案管理工作

文/王超 四川省綿陽(yáng)市城建檔案館 四川綿陽(yáng) 621000

1、當(dāng)前城建檔案管理模式的現(xiàn)狀與問(wèn)題分析

響應(yīng)“提效能”的“放管服”思路，城建檔案的管理與城市建設(shè)在步伐上已明顯不同步，其主要表現(xiàn)在：

1.1 資料滯后，與飛速發(fā)展的城市建設(shè)不相適應(yīng)

這里所指的資料不僅是城市工程建設(shè)資料，同時(shí)還包括諸如郵電、通訊、水電、交通、燃?xì)獾然A(chǔ)性市政工程建設(shè)資料。工程竣工后，有些相關(guān)資料沒(méi)有及時(shí)送交城建部門歸檔、整理，形成完整的文件，致使有的工程資料特別是地上網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的情況不明，為日后建設(shè)埋下隱患。

1.2 管理滯后，沒(méi)有充分體現(xiàn)出應(yīng)有的經(jīng)濟(jì)效益

城建檔案雖然不能產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)價(jià)值，但由于它所具有的服務(wù)功能，從而產(chǎn)生間接經(jīng)濟(jì)效益。由于在這方面管理還跟不上，城建檔案的服務(wù)保障功能未能充分發(fā)掘。

1.3 技術(shù)滯后，還未能完全達(dá)到現(xiàn)代化城市的要求

當(dāng)前城建檔案的管理雖然已開始運(yùn)用計(jì)算機(jī)、光盤等現(xiàn)代化工具，但它僅僅是實(shí)現(xiàn)了一些新技術(shù)的運(yùn)用，這些檔案管理現(xiàn)代化的模式仍是計(jì)算機(jī)技術(shù)加上傳統(tǒng)的檔案管理模式，實(shí)質(zhì)是傳統(tǒng)檔案管理模式運(yùn)用新技術(shù)的改進(jìn)，是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式的數(shù)字模擬，并沒(méi)從根本上真正改變管理方式。

2、探索與實(shí)踐

為滿足新形勢(shì)下的城建檔案管理新要求，建議一些探索和思考。

2.1 觀念的轉(zhuǎn)變

新模式下，受到?jīng)_擊的首先是我們的思想觀念?！笆袌?chǎng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)下，任何行業(yè)的發(fā)展必須從自身肩負(fù)的社會(huì)使命出發(fā)，通過(guò)有效的履行自身的社會(huì)職責(zé)換取自身發(fā)展所需的外部社會(huì)環(huán)境，與此同時(shí)從社會(huì)獲取自身發(fā)展所需的外部動(dòng)力。”因此只有從思想上正確認(rèn)識(shí)城建檔案館自身的社會(huì)使命，確立正確的指導(dǎo)思想，實(shí)現(xiàn)觀念的轉(zhuǎn)變，才能適應(yīng)新形勢(shì)下的城建檔案管理模式。思想觀念的轉(zhuǎn)變，不斷推進(jìn)檔案管理和服務(wù)工作的開展。

2.2 做好城建檔案的編研工作

以往，不少城建檔案的編研內(nèi)容局限于大事記、工作或館藏指南、資料匯編等，對(duì)深入城建檔案的編研工作很少，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足城市建設(shè)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要。因此要緊緊抓住用戶需求，從編研內(nèi)容選擇到編研成果形式，都需要有一個(gè)改變和創(chuàng)新。城建檔案含有深厚的文化底蘊(yùn)，反映著不同時(shí)期的施工技術(shù)、基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)、建筑風(fēng)格等，對(duì)現(xiàn)代設(shè)計(jì)業(yè)、建造業(yè)有極高的參考借鑒價(jià)值。

2.3 加強(qiáng)城建檔案的信息化建設(shè)

要?jiǎng)?chuàng)新城建檔案管理模式，首先要加強(qiáng)城建檔案信息現(xiàn)代化建設(shè)。一是加強(qiáng)信息資源建設(shè)工作。從文件目錄做起，將現(xiàn)有檔案數(shù)字化，并及時(shí)建立、逐步充實(shí)和完善檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，逐步實(shí)現(xiàn)全文全息上網(wǎng)，文件目錄上網(wǎng)，使用戶對(duì)館藏檔案有一個(gè)全面了解，以便查詢。二是加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)。做好計(jì)算機(jī)軟件的選用和設(shè)計(jì)，從檔案管理的實(shí)際出發(fā)，綜合數(shù)據(jù)管理、整理編目、檢索查詢、安全保密、系統(tǒng)維護(hù)等基本功能，以滿足檔案管理的要求。三是加強(qiáng)信息化管理人才。城建檔案信息化建設(shè)，要求檔案工作者既要掌握檔案學(xué)基礎(chǔ)理論的檔案管理知識(shí)，還要掌握一些計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和操作技能。一方面，加強(qiáng)現(xiàn)有檔案干部職工的自身學(xué)習(xí)，另一方面，選拔使用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)方面的專業(yè)人才，提高掌握現(xiàn)代技術(shù)的整體水平。

2.4 搞好多元化服務(wù)

隨著公眾利用檔案意識(shí)的增強(qiáng)和城建檔案開放力度的加大，社會(huì)對(duì)城建檔案需求呈多元化趨勢(shì)，傳統(tǒng)的檔案利用服務(wù)模式面臨新的挑戰(zhàn)。到檔案館來(lái)翻閱檔案原件以獲取相關(guān)信息的方式將被改變，檔案館不再是簡(jiǎn)單的實(shí)體保管員，而應(yīng)成為概念、知識(shí)的提供者。為了應(yīng)對(duì)檔案信息多元化的挑戰(zhàn)，一方面需優(yōu)化傳統(tǒng)的服務(wù)方式。我們要主動(dòng)接近檔案用戶，以用戶為中心，結(jié)合城市建設(shè)的進(jìn)程，編研出信息成果進(jìn)行提供利用，利用城建聲像檔案的優(yōu)勢(shì)，從內(nèi)容、形式上實(shí)現(xiàn)完全不同與以往的主動(dòng)服務(wù)。另一方面在延續(xù)面對(duì)面的服務(wù)方式的同時(shí)，利用網(wǎng)絡(luò)環(huán)境為社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。通網(wǎng)站不僅能實(shí)現(xiàn)大量館藏信息資源的廣泛共享，而且可以直接迅速地獲取反饋信息。

當(dāng)然，多元化并行的模式是文件載體轉(zhuǎn)換時(shí)期必經(jīng)的一個(gè)階段，盡管目前全國(guó)數(shù)字城建檔案館建設(shè)發(fā)展迅速，但主要是針對(duì)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理，真正接收、管理電子檔案還都剛剛起步，在電子文件管理中一些關(guān)鍵性的問(wèn)題未解決之前，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理因其固有的優(yōu)勢(shì)不會(huì)輕易退出歷史舞臺(tái)，多元化并行的信息化管理模式也將在實(shí)踐中不斷完善發(fā)展。