高等學(xué)校電子文件可信管理方法研究
——以研究生電子學(xué)位論文為例

薛四新/清華大學(xué)檔案館

1 問題的提出

隨著社會(huì)信息化的快速發(fā)展和深化應(yīng)用，大量原生的電子文件在計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)中廣泛形成。目前，許多高等學(xué)校已經(jīng)開展了學(xué)籍電子文件的歸檔和管理工作[1]，重點(diǎn)解決如何基于高等學(xué)校的綜合教務(wù)系統(tǒng)生成可信電子文件、實(shí)施電子文件可信歸檔，并在歸檔后對(duì)電子檔案進(jìn)行長(zhǎng)期、安全保管和提供可信驗(yàn)證與利用服務(wù)。這已經(jīng)成為高等學(xué)校新一代信息化系統(tǒng)建設(shè)需要重點(diǎn)突破的任務(wù)。

然而由于長(zhǎng)期以來(lái)電子文件的法律效力和憑證價(jià)值在檔案行業(yè)內(nèi)部和相關(guān)行業(yè)沒有達(dá)成共識(shí)，“雙套制”管理方法在檔案領(lǐng)域普遍采用，給檔案機(jī)構(gòu)一線工作人員造成了許多困擾。以高等學(xué)校研究生電子學(xué)位論文管理為例，2000年以來(lái)各高校的綜合教務(wù)系統(tǒng)基本進(jìn)入電子化辦公時(shí)代，電子學(xué)位論文基于教務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行處理和歸檔入庫(kù)。經(jīng)過近20年的發(fā)展，至今紙質(zhì)與電子雙套學(xué)位論文歸檔工作依然在延續(xù)，不僅造成了行政管理成本高、業(yè)務(wù)效率低、紙質(zhì)歸檔后重新進(jìn)行數(shù)字化加工處理等問題[2]，還對(duì)電子文件可信歸檔方面構(gòu)成了挑戰(zhàn)，導(dǎo)致電子文件缺乏憑證性、真實(shí)性難以追溯、完整性難以確認(rèn)、規(guī)范性難以落實(shí)、有效性無(wú)法保障、電子文件與紙質(zhì)文件不一致等問題。

2 電子文件可信管理的實(shí)踐探索

電子文件產(chǎn)生于系統(tǒng)中，理應(yīng)依托計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行安全管理，脫離軟件系統(tǒng)的電子文件管理是難以想象的[3]。因此，基于系統(tǒng)的電子文件可信管理成為實(shí)踐領(lǐng)域開展“單套制”管理必須解決的關(guān)鍵問題。

2.1 電子文件系統(tǒng)的可信性改造

由于社會(huì)職能和業(yè)務(wù)分工現(xiàn)象的存在，電子文件生命周期全過程管理通常會(huì)涉及多個(gè)業(yè)務(wù)部門的信息化系統(tǒng)，比如電子文件的形成系統(tǒng)即業(yè)務(wù)系統(tǒng)、電子文件歸檔利用系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)[4]等。但是，早期的信息系統(tǒng)建設(shè)過程中并沒有電子文件的憑證性留存、電子文件的內(nèi)容固化和電子文件的責(zé)任者數(shù)字簽名等相關(guān)功能；目前檔案機(jī)構(gòu)使用的電子文件歸檔利用系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)也基本處于紙質(zhì)檔案的目錄信息檢索和紙質(zhì)掃描件的掛接、瀏覽等基本應(yīng)用階段；各系統(tǒng)間的歸檔文件信息包的交換，也會(huì)由于系統(tǒng)不在同一網(wǎng)段而采用離線的、載體傳遞方式進(jìn)行，缺乏密碼安全技術(shù)的保障，難以實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)間檔案數(shù)據(jù)交互的可信驗(yàn)證。由此，要想實(shí)現(xiàn)電子文件的“單套制”管理，保障電子文件生命周期全過程具有真實(shí)、完整、可用和安全，必須要對(duì)電子文件相關(guān)系統(tǒng)及其交互環(huán)境在可信性方面進(jìn)行改造。以學(xué)籍電子文件可信管理為例，設(shè)計(jì)一種基于CA認(rèn)證服務(wù)、數(shù)字簽名和時(shí)間戳等技術(shù)保障系統(tǒng)可信性的實(shí)施方案，目的在于保障系統(tǒng)間文件和數(shù)據(jù)交換、系統(tǒng)內(nèi)文件流轉(zhuǎn)和業(yè)務(wù)過程數(shù)據(jù)保存的可信性，確保學(xué)籍電子文件如研究生電子學(xué)位論文在文稿編輯、結(jié)構(gòu)修改、內(nèi)容查重、學(xué)術(shù)審核、文件歸檔和檔案保管與利用服務(wù)等各關(guān)鍵業(yè)務(wù)過程中客觀、真實(shí)和安全，保障電子文件全過程業(yè)務(wù)證據(jù)鏈信息的完整性和有效性，實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)可控、責(zé)任可追溯。

這一方案的實(shí)施需要各單位在現(xiàn)有的信息化系統(tǒng)基礎(chǔ)上，增加基于PKI密碼體系的數(shù)字認(rèn)證服務(wù)，采用公共密鑰理論、技術(shù)和數(shù)字證書統(tǒng)一認(rèn)證服務(wù)模式對(duì)系統(tǒng)的運(yùn)行環(huán)境提供安全保障服務(wù)，解決系統(tǒng)及其用戶的網(wǎng)上身份認(rèn)證、行為抵賴，以及系統(tǒng)中文件與數(shù)據(jù)的真實(shí)性、有效性和可驗(yàn)證性等安全性問題，為應(yīng)用系統(tǒng)和電子文件提供安全可靠、真實(shí)可信的基礎(chǔ)支撐服務(wù)。

2.2 檔案管理要求的系統(tǒng)化嵌入

有了CA認(rèn)證服務(wù)保駕護(hù)航，系統(tǒng)及其中電子文件與業(yè)務(wù)過程數(shù)據(jù)具有了可靠的依存環(huán)境，而要實(shí)現(xiàn)電子文件真實(shí)、完整、可用和安全的這一科學(xué)目標(biāo)，還需要對(duì)系統(tǒng)中電子文件在形成、保存和處理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)實(shí)施安全可信的管控。從檔案管理角度看，一份歸檔電子文件應(yīng)該是一個(gè)完整的統(tǒng)一體，既能反映文件形成時(shí)的背景信息，又能反映完整的業(yè)務(wù)主題，更能以規(guī)范的格式呈現(xiàn)出來(lái)，且不論在電腦上還是手機(jī)上看，電子文件都不會(huì)“變形”或“走樣”，也就是說需要具有“版式”，同時(shí)還需要電子檔案具有像紙質(zhì)那樣的人工簽名和機(jī)構(gòu)蓋章生效，才能作為電子檔案接收入庫(kù)。然而在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，電子文件通常是以結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)形態(tài)分散存儲(chǔ)在系統(tǒng)中多個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)表中，只有在瀏覽、查閱時(shí)系統(tǒng)才以虛擬視圖的方式呈現(xiàn)一份電子文件完整的面貌，針對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)中存在的這一現(xiàn)狀，檔案管理的前端控制工作是很難開展的。因此，近年來(lái)檔案機(jī)構(gòu)開展的電子文件管理工作，最典型的方法是從歸檔環(huán)節(jié)開始介入，沿襲傳統(tǒng)紙質(zhì)文件歸檔的方式，在業(yè)務(wù)辦結(jié)后由系統(tǒng)按照檔案管理的要求生成歸檔電子文件，在歸檔移交時(shí)加蓋電子簽章和時(shí)間戳、增加數(shù)字簽名，確保檔案接收時(shí)電子文件身份的可驗(yàn)證性。這種方式在一定程度上保障了電子文件歸檔移交環(huán)節(jié)的可信性。但是要想實(shí)現(xiàn)電子文件全過程的安全可靠，應(yīng)在電子文件形成的業(yè)務(wù)系統(tǒng)中嵌入檔案管理的相關(guān)要求。這就需要對(duì)現(xiàn)有的業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行流程優(yōu)化甚至是流程再造，特別在新開發(fā)業(yè)務(wù)系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)從系統(tǒng)設(shè)計(jì)、研制和實(shí)施過程中嵌入檔案管理的具體要求，保障電子文件在形成的各個(gè)環(huán)節(jié)中能夠自然地帶有檔案屬性，這是檔案后保管理論的系統(tǒng)化應(yīng)用與實(shí)施方法。圖1是紙質(zhì)、電子“雙套制”管理模式下電子學(xué)位論文的管理流程，圖2是業(yè)務(wù)流程優(yōu)化后電子學(xué)位論文“單套制”管理的業(yè)務(wù)流程。

對(duì)比圖1和圖2，可以看出電子文件“單軌制”全程可信管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)需要文件、檔案管理人員在業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)之初就應(yīng)參與進(jìn)來(lái)，將電子文件檔案化管理的相關(guān)要求如文稿格式、內(nèi)容結(jié)構(gòu)、分類方案、保管期限和歸檔信息包結(jié)構(gòu)等明確提出來(lái)，使得信息系統(tǒng)的建設(shè)人員在系統(tǒng)設(shè)計(jì)和軟件開發(fā)的過程中能夠?qū)n案管理的這些要求嵌入到系統(tǒng)中，并在電子文件管理的一些關(guān)鍵業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)如分類、格式封裝、質(zhì)量檢查等方面實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化處理，這一方案的優(yōu)點(diǎn)主要體現(xiàn)在：

2.2.1 電子文件管理業(yè)務(wù)流程得以優(yōu)化，管理成本大大節(jié)省。圖2“單套制”方案中電子論文格式規(guī)范審查的業(yè)務(wù)流程可以被優(yōu)化掉，以每年6000名畢業(yè)生的量來(lái)計(jì)算，至少能減少4人2個(gè)月的格式檢查工作量。

2.2.2 電子文件格式和歸檔信息包符合檔案管理規(guī)范，電子文件歸檔效率和質(zhì)量得到提高?；陬A(yù)先設(shè)定的策略和規(guī)則，系統(tǒng)套用模版統(tǒng)一生成的符合文件檔案管理要求的電子學(xué)位論文，在歸檔移交時(shí)將以系統(tǒng)為主以人工為輔進(jìn)行質(zhì)量檢查，增強(qiáng)了電子文件管理的連續(xù)性，降低人工操作的失誤率。

2.2.3 學(xué)生能夠?qū)⒅饕τ糜诳茖W(xué)研究而非論文格式、內(nèi)容結(jié)構(gòu)和圖、表編號(hào)等一些文本編輯處理工作上，這些工作由軟件系統(tǒng)統(tǒng)一處理，不僅為學(xué)生節(jié)約時(shí)間，而且統(tǒng)一生成版式文件如OFD格式的電子學(xué)位論文能夠符合長(zhǎng)期保存規(guī)范。以前每個(gè)學(xué)生至少要花1至2周時(shí)間進(jìn)行電子論文格式的編輯與修正，且生成的OFD格式論文還很難滿足檔案保管的要求。

2.2.4 保存在檔案機(jī)構(gòu)的電子檔案具有唯一性。一方面基于系統(tǒng)生成和控制，歸檔電子文件可以得到很好的版本管理，另一方面紙質(zhì)、電子版本的不一致性、以誰(shuí)為主的問題就不再存在了。“單軌制”環(huán)境下，如果需要輸出紙質(zhì)文件，譬如學(xué)術(shù)委員會(huì)或外審專家需要基于紙質(zhì)論文進(jìn)行學(xué)術(shù)審查，統(tǒng)一由研究生教務(wù)管理員打印并發(fā)放，這樣既能滿足匿名評(píng)審的合規(guī)要求，又能保障送審給不同專家的論文是同一版本，避免了以前由學(xué)生自己打印造成的風(fēng)險(xiǎn)、隱患和不規(guī)范行為。

3 結(jié)論

檔案“雙套制”管理思維和方法已經(jīng)不再適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，電子文件“單軌制”管理的可信技術(shù)和有效方法，以及檔案管理要求的系統(tǒng)化嵌入技術(shù)與策略配置等方法體系也逐漸趨于成熟。本文闡述的研究生電子學(xué)位論文是一類典型的格式化文檔，是衡量研究生是否達(dá)到學(xué)位要求水平的重要依據(jù)，是反映高等學(xué)校最高層次學(xué)歷教育水平的學(xué)術(shù)作品，是納入高等學(xué)校檔案管理的一類重要的學(xué)籍檔案，未來(lái)將作為學(xué)校的學(xué)術(shù)資源實(shí)施長(zhǎng)期保存，供同行學(xué)者、后續(xù)研究人員查閱和參考，各高等學(xué)校相關(guān)管理部門都會(huì)在學(xué)位論文文字的正確性、語(yǔ)言通順性、數(shù)據(jù)可靠性、表述清晰度以及文中圖、表、公式和文件格式等方面提出標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和要求。當(dāng)前，許多單位OA系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子公文、電子政務(wù)系統(tǒng)中形成的行政審批類電子文件等基本都與電子學(xué)位論文屬于同一類電子文件，其管理模式和歸檔原理也有很大的相似之處。因此，本文闡述的研究生電子學(xué)位論文“單軌制”全程可信管理的解決方案，對(duì)同類型電子文件“單套制”管理具有參考和借鑒意義。