芻議檔案工作者的溝通交流問題及解決措施

俞平美

【摘 要】溝通交流，屬于現(xiàn)代社會(huì)人與人之間最為有效的一種聯(lián)系方式，通過良好的溝通交流，對日常各項(xiàng)工作可起到良好的輔助作用。那么，對于檔案工作來說也是如此。然則，因現(xiàn)階段部分檔案工作人員在實(shí)際工作中存在著溝通交流方面的問題，以至于影響到檔案工作高效化實(shí)施。鑒于此，本文主要圍繞著檔案工作者在溝通交流方面的潛在問題及其解決措施開展深入研究，望能夠?yàn)榻窈髾n案工作高效化的開展提供指導(dǎo)性的建議及參考。

【關(guān)鍵詞】檔案;工作者;溝通交流;問題;解決措施

檔案工作，有著任務(wù)繁重、工作壓力大等特點(diǎn)，日常工作十分枯燥。大部分企業(yè)及各部門工作者均普遍認(rèn)為，在檔案工作當(dāng)中的溝通交流并不是十分重要。而筆者認(rèn)為，只有檔案工作人員將日常工作期間的溝通交流相關(guān)工作做好，才能夠更為完整、齊全地采集檔案信息資料，為后期檔案工作奠定良好基礎(chǔ)，這是做好檔案工作的關(guān)鍵。對此，深入研究檔案工作者在溝通交流方面的潛在問題，并提出若干應(yīng)當(dāng)策略，有著一定現(xiàn)實(shí)意義及價(jià)值。

1、現(xiàn)狀

檔案工作，屬于各個(gè)領(lǐng)域當(dāng)中一個(gè)比較基礎(chǔ)性的管理工作，屬于后勤保障工作核心構(gòu)成部分，對于其它業(yè)務(wù)部門來說屬于輔助部門。以至于檔案工作長期處于談起來重要，而做起來卻不重要、任務(wù)繁忙等這一十分尷尬的境地之中。檔案部門工作者在買單制該管理體制之下，無法直接創(chuàng)造出效益，對于業(yè)務(wù)部門來說，屬于弱勢群體。依據(jù)檔案管理相關(guān)規(guī)定，需獨(dú)立設(shè)置辦公區(qū)域，在日常工作當(dāng)中，因其工作性質(zhì)比較特殊，檔案部門工作者在8h內(nèi)，均在檔案室內(nèi)默默地做著檔案采集、分類、歸納整理、編輯匯總等各項(xiàng)工作，所在工作空間封閉、獨(dú)立，與領(lǐng)導(dǎo)者、各個(gè)部門同事之間缺少溝通交流機(jī)會(huì)、時(shí)間，長久下來，檔案工作便逐漸被領(lǐng)導(dǎo)者所忽視，部分較大的企業(yè)，甚至是領(lǐng)導(dǎo)者與其它部門員工均不認(rèn)識(shí)檔案部門工作者這一情況，更何談溝通交流。

2、溝通交流潛在問題分析

2.1在單位領(lǐng)導(dǎo)方面

因檔案方面工作，它是基礎(chǔ)性的一項(xiàng)管理工作，所處工作空間處于獨(dú)立狀態(tài)之中，企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展當(dāng)中的作用并不突出，領(lǐng)導(dǎo)者通常將大部分精力放置于業(yè)務(wù)拓展相關(guān)部門工作方面，針對檔案工作并不是十分的了解，難以重視起檔案工作，以至于與檔案部門工作者缺少有效的溝通交流。

2.2在業(yè)務(wù)部門方面

因?qū)τ跈n案工作方面缺少正確的認(rèn)識(shí)，部分業(yè)務(wù)部工作人常常錯(cuò)誤地認(rèn)為業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)資料為本部門的私有財(cái)產(chǎn)，自己存儲(chǔ)，便于今后使用，以至于排斥檔案部門工作者征集歸檔資料。

2.3在檔案人員方面

檔案部門工作者大部分對于自身崗位工作重要性缺乏正確的認(rèn)識(shí)，與領(lǐng)導(dǎo)及各部門員工之間缺少主動(dòng)溝通交流的意識(shí)及能力，促使檔案部門廣大工作者們在溝通交流方面存在著一定問題，對檔案工作有序進(jìn)展會(huì)產(chǎn)生一定不利影響。

3、解決對策研究

3.1注重與領(lǐng)導(dǎo)者的溝通交流

檔案部門工作者日常工作期間，、應(yīng)當(dāng)樹立起有所為才有位這一理念，與高層領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)密切的溝通交流，并做到勤匯報(bào)、勤請示，時(shí)常向高層領(lǐng)導(dǎo)著匯報(bào)自身工作進(jìn)程情況，依據(jù)檔案工作具體落實(shí)情況，將前期的工作調(diào)研做好，實(shí)時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)著提出、檔案實(shí)踐工作當(dāng)需解決的部分問題，提出可行性改進(jìn)及優(yōu)化策略，規(guī)劃出預(yù)期可達(dá)到相應(yīng)工作目標(biāo)等，借助多種溝通交流方式，確保領(lǐng)導(dǎo)著能夠全面地了解檔案各項(xiàng)工作落實(shí)情況。充分發(fā)揮自身的主動(dòng)性，將所有檔案管理做好，獲取領(lǐng)導(dǎo)者對于檔案工作支持與關(guān)心。領(lǐng)導(dǎo)者支持、關(guān)心、了解了檔案工作后，在日常工作當(dāng)各種難題便可得到有效解決。檔案部門工作者可利用有效的溝通交流，幫助領(lǐng)導(dǎo)著深入全面地了解具體的檔案工作，確保領(lǐng)導(dǎo)著檔案部門工作重視度能夠得到提升。

3.2注重與各個(gè)部門員工的溝通交流

若想確保檔案工作有序?qū)嵤?，物件、資料征集往往至關(guān)重要，而將檔案部門及其它業(yè)務(wù)部門之間工作關(guān)系協(xié)調(diào)好，屬于確保高效率化落實(shí)檔案工作基本條件及重要環(huán)節(jié)，有效的溝通交流，屬于部門、員工相互間協(xié)調(diào)、聯(lián)系的主要方法及途徑。伴隨社會(huì)整體信息化的程度逐漸提升，檔案部門已不再處于單純性收藏機(jī)構(gòu)，而是檔案信息聚集及交流的中心，信息技術(shù)主要用戶。檔案部門所有工作者們，也不再為檔案資料的保管員，屬于檔案部門優(yōu)秀的工作者。那么，作為新時(shí)期檔案部門優(yōu)秀工作者，務(wù)必應(yīng)當(dāng)先從檔案室內(nèi)走出去，向各個(gè)部門征集齊全、優(yōu)質(zhì)的各種檔案資料。通過檔案部門工作者與各個(gè)部門之間的優(yōu)秀協(xié)調(diào)，才可確保能夠全面掌握、實(shí)時(shí)化了解業(yè)務(wù)部門檔案資料實(shí)際的變化狀況，促使能夠自上而下下地形成圍繞著檔案部門，各個(gè)部門的兼職檔案工作人員為輔助的一個(gè)檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)，各負(fù)職責(zé)、齊抓共管，確保途徑不同、載體不同、各個(gè)們來檔案資料及物件均能夠完整、齊全地采集，持續(xù)豐富及完善化檔案部門的檔案內(nèi)容，促使案卷質(zhì)量能夠提升。

3.3注重上下級(jí)的溝通交流

檔案工作人員，應(yīng)當(dāng)具備著雙重的工作職能，即為本崗位的操作職能、條線的管理職能。條線管理，即為同基層的檔案工作人員一同或借助它們來實(shí)現(xiàn)檔案工作預(yù)期的目標(biāo)。通過有效、暢通的溝通交流方式，可幫助檔案工作人員深入了解基層的檔案工作實(shí)施情況，針對性地提出條線檔案的工作要求及標(biāo)準(zhǔn)，對各項(xiàng)任務(wù)予以有效明確。那么，這就要求了作為一名合格、優(yōu)秀的檔案工作人員，就務(wù)必具備著溝通交流這一工作技能，具備著激勵(lì)別人、理解比人與公事的能力，促使能夠充分發(fā)揮溝通交流優(yōu)勢，將檔案工作做好。

3.4實(shí)施全方位式溝通交流

溝通交流，可促進(jìn)檔案工作人員綜合素質(zhì)的提升，檔案工作人員自身的業(yè)務(wù)水平，往往會(huì)對檔案工作實(shí)施質(zhì)量產(chǎn)生直接影響。那么，在新形勢之下，為能夠充分滿足于檔案工作實(shí)際需求，要求檔案工作人員務(wù)必提升自身認(rèn)知水平，實(shí)時(shí)化更新豐富的業(yè)務(wù)知識(shí)，將自身的綜合素質(zhì)提升。日常工作當(dāng)中，檔案工作人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)與各個(gè)檔案同仁之間業(yè)務(wù)方面的溝通交流，注重經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、積累及分享，學(xué)會(huì)取長補(bǔ)短，持續(xù)優(yōu)化自身工作理念，提升自身檔案工作的專業(yè)能力及文化素養(yǎng)，促使綜合的業(yè)務(wù)素質(zhì)及能力均能夠得到有效強(qiáng)化，以充分發(fā)揮溝通交流優(yōu)勢，確保所有檔案工作均能夠高品質(zhì)實(shí)施。

4、結(jié)語

綜上所述，通過以上分析論述之后我們對于檔案工作實(shí)施現(xiàn)狀及工作者在溝通交流方面的潛在問題，均能夠有了更加深入地認(rèn)識(shí)及了解。同時(shí)，也提出若干解決對策。那么，為了能夠在今后更好地開展檔案工作方面的溝通交流活動(dòng)，便還需廣大檔案工作人員能夠積極投身于實(shí)踐探索當(dāng)中，多積累相關(guān)的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，不斷提升自身專業(yè)化的素養(yǎng)及溝通交流水平，充分發(fā)揮溝通交流優(yōu)勢作用，確保檔案工作均能夠得到高效化落實(shí)。

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