淺析如何提高黨政辦公室工作效率

郭青

摘 要：目前我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展新形勢，對(duì)石油企業(yè)提出了更高的要求。黨政辦公室在企業(yè)高效運(yùn)行過程中扮演著重要角色，因此黨政辦公室人員提高工作效率，充分發(fā)揮黨政辦公室管理職能，對(duì)企業(yè)有著重大意義。

關(guān)鍵詞：黨政辦公室；工作效率；管理

黨政辦公室作為一個(gè)綜合性的管理部門，它起著保證單位工作正常運(yùn)行的作用：傳達(dá)監(jiān)督，綜合協(xié)調(diào)；輔助決策，服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)；后勤保障，服務(wù)員工；對(duì)外窗口，展示風(fēng)貌。面對(duì)繁雜的事務(wù)，除了采取合理分工的方式，如何提高工作效率，對(duì)辦公室職能作用的發(fā)揮起到了關(guān)鍵作用。

1 影響工作效率的原因分析

1.1 時(shí)間觀念不強(qiáng)

有時(shí)用計(jì)算機(jī)處理文件時(shí)，注意力分散，瀏覽網(wǎng)頁、聊天，時(shí)間過去了，工作完成了小部分，或出現(xiàn)做事拖拉的情況。

1.2 目標(biāo)不明確

沒有明確的目標(biāo)，缺乏動(dòng)力。沒有制定周密計(jì)劃，按時(shí)保質(zhì)完成。特別是新到崗的人員可能處于理不清思路狀態(tài)。

1.3 綜合素質(zhì)不夠強(qiáng)

主要集中在技術(shù)崗轉(zhuǎn)辦公室管理崗人員、非管理專業(yè)、辦公室見習(xí)員工身上，由于剛接觸某項(xiàng)工作，對(duì)業(yè)務(wù)流程不熟悉，理不清工作思路，在處理的各個(gè)環(huán)節(jié)上就會(huì)多花費(fèi)時(shí)間。

1.4 壓力疏解不及時(shí)

面對(duì)問題，千頭萬緒，壓力舒緩渠道不暢通。缺少與同事間的溝通，不能獲得更多更好的解決思路。

2 解決方法及建議

在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完不成任務(wù)或工作任務(wù)完成質(zhì)量不高，是辦公效率不高的表現(xiàn)。出現(xiàn)上述列出的幾種情況，主要原因是時(shí)間管理能力，階段目標(biāo)設(shè)計(jì)能力，綜合素質(zhì)能力，情緒疏解能力有待提高改善。

2.1 時(shí)間管理

如何利用好時(shí)間，管理好自己的時(shí)間，對(duì)于員工提高工作效率至關(guān)重要。二八定律：又名帕累托法則（定律）、最省力的法則等，被廣泛應(yīng)用于社會(huì)學(xué)及企業(yè)管理學(xué)。明確態(tài)度、再排定先后順序，定出遠(yuǎn)期和近階段目標(biāo)。重新審視工作時(shí)間表，分出事情的輕重緩急。例如，今天的重要工作是完成工作總結(jié)，收集黨員資料，參加例行會(huì)議，當(dāng)這些事都需要處理的時(shí)候，我們應(yīng)該先考慮哪些事情是最急的，而不被臨時(shí)電話、到訪人員等打亂原有安排。

GTD（Getting Things Done）法則：通過記錄的方式把頭腦中的各種任務(wù)轉(zhuǎn)移出來，讓頭腦可以不用塞滿各種需要完成的事情，而集中精力在正在完成的事情。利用有效的時(shí)間管理方法，事先規(guī)劃并運(yùn)用一定的技巧、方法，借助工具，完成個(gè)人或組織的各項(xiàng)任務(wù)。1）“工欲善其事，必先利其器”，避免因找東西耽誤時(shí)間：做會(huì)議記錄時(shí)，可備用兩支筆；曲別針、訂書釘放在隨手可取的固定地方；零碎物品可放抽屜里或小盒子里，用完后物歸其位。2）排出每周工作的優(yōu)先順序，集中精力完成重要工作。3）確定一天內(nèi)高效工作的時(shí)間段，可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整進(jìn)度。4）有效利用零星時(shí)間。5）養(yǎng)成使用“工作效率手冊(cè)”的習(xí)慣。6）文件柜或辦公桌保持整潔、文件放在指定地方，在固定的時(shí)間里處理來函文件等。

2.2 目標(biāo)管理

1954年，美國管理大師德魯克提出了一個(gè)具有劃時(shí)代意義的概念——目標(biāo)管理，德魯克認(rèn)為：“企業(yè)的目的和任務(wù)必須轉(zhuǎn)化為目標(biāo)，目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)者同時(shí)也是目標(biāo)的制定者，培養(yǎng)一線職員主人翁的意識(shí)。

提高工作效率，先得端正態(tài)度，對(duì)工作充滿熱情，設(shè)立長遠(yuǎn)或者近期目標(biāo)，制定計(jì)劃，逐一實(shí)現(xiàn)。明確職責(zé)，確定目標(biāo)。比如檔案管理崗位，長遠(yuǎn)目標(biāo)就可以設(shè)立為提高檔案工作水平，在崗位表現(xiàn)突出，形成獨(dú)特的工作方法等；具體著手實(shí)施小目標(biāo)，分時(shí)間段確定短期目標(biāo)，比如熟悉電子文件處理流程，崗位相關(guān)法律制度等。

通過輔助手段完成目標(biāo)：寫備忘錄，可以用電子產(chǎn)品提醒重要事件，也可記錄在記事本上，方便及時(shí)查閱；擬好時(shí)間進(jìn)程表，在前一天列好清單，以便當(dāng)天確定重要事項(xiàng)，刪除不需要處理的，用記號(hào)筆劃掉已經(jīng)處理的事件；行政（黨委）文件分批進(jìn)行處理，定時(shí)查看電子郵箱。長遠(yuǎn)目標(biāo)讓我們充滿動(dòng)力，通過落實(shí)具體小目標(biāo)，在高效時(shí)間段集中精力完成工作，更有利于提高工作效率。

2.3 提升綜合素質(zhì)能力

黨政辦公室作為企業(yè)的重要部門，必須擁有一支綜合素質(zhì)強(qiáng)的隊(duì)伍。在上級(jí)工作報(bào)告中指出：“突出人才強(qiáng)企，持續(xù)匯聚發(fā)展力量。加快培養(yǎng)造就一批各專業(yè)領(lǐng)域的優(yōu)秀人才，把豐富的人力資源優(yōu)勢轉(zhuǎn)化為競爭優(yōu)勢?！蓖瑫r(shí)從《2014年度員工培訓(xùn)項(xiàng)目計(jì)劃》也可以看出：辦公室人員培訓(xùn)項(xiàng)目較少，培訓(xùn)內(nèi)容僅有：文稿撰寫、應(yīng)急管理、保密知識(shí)講座等，缺少針對(duì)性拓展講座。比如，辦公室禮儀，接待，團(tuán)隊(duì)素質(zhì)拓展，計(jì)算機(jī)運(yùn)用、管理等。因此，基層單位可以多交流學(xué)習(xí)。

一方面，建議在上報(bào)培訓(xùn)計(jì)劃前，對(duì)培訓(xùn)需求進(jìn)行充分調(diào)查，將員工興趣愛好與崗位技能培訓(xùn)更好的結(jié)合。先列出需要掌握的知識(shí)與技能，同時(shí)結(jié)合興趣，合理制定崗位培訓(xùn)計(jì)劃。辦公室員工可以主動(dòng)多和基層領(lǐng)導(dǎo)溝通，有利于領(lǐng)導(dǎo)了解個(gè)人特長，根據(jù)性格等調(diào)整崗位，一定意義上助漲員工熱情。黨政辦公室需要多面手，建議開設(shè)課程培訓(xùn)師、主持、演講等方面的才藝培訓(xùn)。員工價(jià)值得到了體現(xiàn)，特長得到了發(fā)揮，在工作中會(huì)更主動(dòng)，自然就有利于提高工作效率。除了知識(shí)技能培訓(xùn)，可增加員工思想、道德以及為人處事能力的培養(yǎng)。員工只有從思想上，端正了態(tài)度，才能從根本上提高辦公室工作效率、質(zhì)量和水平，更好地樹立辦公室良好形象和促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。

另一方面，完善規(guī)范激勵(lì)制度配套的評(píng)估考核體系，制定科學(xué)合理的員工績效考核辦法。員工在崗位職責(zé)、個(gè)人技能、努力程度及工作績效方面的差別，通過客觀地評(píng)價(jià)，進(jìn)行晉級(jí)、加薪等獎(jiǎng)勵(lì)，有效地調(diào)動(dòng)員工積極性，比如辦公室人員可定期提供“金點(diǎn)子”好建議，將理論知識(shí)運(yùn)用到實(shí)踐當(dāng)中。

2.4 緩解壓力和不良情緒

第一，張弛有度。黨政辦公室人員往往一人同時(shí)承擔(dān)多個(gè)崗位，經(jīng)常面對(duì)上級(jí)部門，各科室檢查，多重任務(wù)對(duì)辦公室人員提出了更高的要求。員工需要?jiǎng)谝萁Y(jié)合，適當(dāng)休息，緩解緊張的狀態(tài)。

第二，互動(dòng)交流。在石油企業(yè)，往往忽略了從事主體專業(yè)的人員和辦公室人員之間的互動(dòng)。技術(shù)人員懂專業(yè)知識(shí)，黨政辦公室人員善寫作，定期開短會(huì)交流近期工作及遇到的問題，在寫材料時(shí)針對(duì)性更強(qiáng)。通過素質(zhì)拓展活動(dòng)等，擴(kuò)大員工之間的交流溝通，更有助于減輕員工來自各方面的心理壓力。黨政辦公室人員每月主動(dòng)交流思想動(dòng)態(tài)，在輕松的聊天中說出心里話，消除不良情緒。

第三，心理疏導(dǎo)。建立多層次的心理健康體系，為員工開展心理輔導(dǎo)或提供心理咨詢工作。一是以工團(tuán)組織為載體，有條件的可以建立心理咨詢室，開展基礎(chǔ)性心理疏導(dǎo)工作。二是邀請(qǐng)心理專家授課。通過講座等形式為員工講解心理健康教育知識(shí)，進(jìn)行心理壓力疏導(dǎo)，將心理壓力轉(zhuǎn)化為工作動(dòng)力。

提高企業(yè)黨政辦公室效率，有利于轉(zhuǎn)變辦公室工作作風(fēng)，是維持整個(gè)企業(yè)有效運(yùn)轉(zhuǎn)的必要手段。黨政辦公室人員有效進(jìn)行時(shí)間管理，確立目標(biāo)，提升業(yè)務(wù)素質(zhì)，釋放不良情緒，不僅有助于促進(jìn)員工自身發(fā)展，還能增添企業(yè)活力，達(dá)到企業(yè)和員工互利雙贏的良好效果。