民營企業(yè)檔案管理模式分析

摘 要：對(duì)于我國而言，民營企業(yè)是國民經(jīng)濟(jì)中的重要組成部分，但是民營企業(yè)的檔案管理水平卻不夠理想。由于檔案的管理模式相對(duì)落后，還會(huì)造成整個(gè)企業(yè)的發(fā)展受到制約。因此，需要結(jié)合企業(yè)現(xiàn)有的規(guī)模、企業(yè)文化和制度以及企業(yè)不同的發(fā)展階段來對(duì)企業(yè)檔案管理模式進(jìn)行改善，從而使得民營企業(yè)更加適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)。

關(guān)鍵詞：民營企業(yè)；檔案管理；管理模式分析

隨著我國經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，相關(guān)體制改革不斷地深化，民營企業(yè)逐漸發(fā)展起來。但是從調(diào)查可以看出，民營企業(yè)的檔案管理工作還不能適應(yīng)民營企業(yè)的發(fā)展需求，一般存在檔案管理工作不規(guī)范，工作出現(xiàn)滯后的情況。因此，對(duì)民營企業(yè)的檔案管理模式進(jìn)行研究探討，實(shí)現(xiàn)民營企業(yè)和檔案工作的共同進(jìn)步對(duì)于企業(yè)而言具有深遠(yuǎn)意義。這不僅可以滿足企業(yè)檔案管理工作的進(jìn)步，還能使企業(yè)穩(wěn)定長久的發(fā)展。

1 民營企業(yè)檔案管理的問題

1.1 檔案管理存在的問題

許多民營企業(yè)的檔案管理意識(shí)相對(duì)薄弱，檔案管理部門經(jīng)常被兼并。因此，檔案的管理缺少專業(yè)的人員跟進(jìn)，從業(yè)人員的不固定在一定程度上制約了檔案管理工作的開展。民營企業(yè)對(duì)于檔案管理缺乏正確的認(rèn)識(shí)，因此會(huì)使得管理工作跟不上實(shí)際的步伐。由于民營企業(yè)的性質(zhì)，許多工作人員沒有對(duì)檔案管理工作重視起來。管理層對(duì)于檔案的認(rèn)識(shí)程度較低，且缺少相應(yīng)的法制意識(shí)。檔案管理內(nèi)容十分單一且缺乏先進(jìn)的手段。由于現(xiàn)有的管理體制的問題，人力資源方面也缺少相應(yīng)的力度，對(duì)于檔案的基礎(chǔ)管理薄弱，缺乏一定的管理戰(zhàn)略，對(duì)于文化管理沒有正確的重視，檔案管理制度不夠健全。這些問題對(duì)民營企業(yè)的檔案管理工作造成了一定的影響和制約。檔案管理的運(yùn)行機(jī)制需要得到優(yōu)化，因此，需要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行有效的規(guī)劃，推進(jìn)管理工作科學(xué)的實(shí)施，從而構(gòu)建相對(duì)安全的管理新體系。新的發(fā)展時(shí)期要求了檔案管理模式的推陳出新，對(duì)于舊的管理模式可以更新后再利用，精簡型的檔案室將會(huì)嚴(yán)重影響到企業(yè)檔案的信息資源和價(jià)值的開發(fā)。

1.2 檔案操作層存在的問題

由于許多民營企業(yè)的檔案管理人員擁有較低的綜合素質(zhì)，缺乏一定的專業(yè)知識(shí)，而且在平時(shí)的工作中，不能積極地學(xué)習(xí)，補(bǔ)充專業(yè)知識(shí)水平的缺陷，造成檔案管理工作的效率大大降低。檔案的信息內(nèi)容較多，對(duì)于檔案管理者有比較高的需求，這需要民營企業(yè)對(duì)檔案管理人員加強(qiáng)培訓(xùn)，并促進(jìn)他們在實(shí)踐中更好地掌握好相關(guān)技能，能夠更好更快更精確地完成好檔案管理工作。企業(yè)應(yīng)該對(duì)檔案管理的工作更加重視，并通過一定的績效評(píng)分以及獎(jiǎng)懲制度來對(duì)檔案管理工作進(jìn)行評(píng)估。檔案管理人員在調(diào)離剛問之前需做好交接工作。另外檔案行政部門缺少相應(yīng)的指導(dǎo)，行政部門沒有對(duì)檔案資源進(jìn)行整合配置并建立相關(guān)的監(jiān)管機(jī)制，使得檔案管理業(yè)務(wù)具有他的指導(dǎo)力度以及效果。

2 民營企業(yè)檔案的管理模式

2.1 集中管理模式

1）集中管理模式的特點(diǎn)。企業(yè)所有的檔案信息都在中心檔案館中，所有檔案都集中在一起進(jìn)行統(tǒng)一管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的權(quán)力集中，領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一、分級(jí)集中、各負(fù)其責(zé)是民營企業(yè)檔案管理機(jī)制的理想模式。企業(yè)檔案管理制度與標(biāo)準(zhǔn)都有相應(yīng)的專業(yè)人員進(jìn)行制定，使其更加先進(jìn)科學(xué)。集中統(tǒng)一地管理檔案可以實(shí)現(xiàn)宏觀的管理，發(fā)揮公司的主動(dòng)性。企業(yè)檔案管理的規(guī)范化可以通過相應(yīng)的組織、責(zé)任以及制度方面的有效建立來得以實(shí)現(xiàn)，整個(gè)公司的檔案管理水平都得到了一定的提升。檔案管理工作的系統(tǒng)掛可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案資料得以保存和有效利用。

2）檔案在集中統(tǒng)一的管理過程中，一般要建立中心檔案室，使所有檔案都能完整、安全地保存，并結(jié)合民營企業(yè)自身的實(shí)際情況，制定下相應(yīng)的檔案制度，是所有檔案都能夠被統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，并涵蓋了統(tǒng)一的制度標(biāo)準(zhǔn)，從而把檔案的管理工作上升至民營企業(yè)管理工作的

高度。

2.2 分散式管理模式

1）分散式檔案管理的特點(diǎn)。分散式檔案管理模式是將檔案的管理以及使用權(quán)都分派給各直屬部門，整個(gè)管理相對(duì)靈活，提高了檔案的使用便利程度。檔案管理人員可以根據(jù)各個(gè)部門的實(shí)際情況，設(shè)立相應(yīng)的檔案管理模式以及管理機(jī)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)由統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理，各負(fù)其責(zé)的管理模式。使整個(gè)檔案管理體系職責(zé)分明。分散式的檔案管理模式會(huì)讓每一個(gè)下屬部門都能夠擁有檔案的管理權(quán)，這樣可以促使各個(gè)部門的職業(yè)更加明確。由于直屬部門都各自獨(dú)立地進(jìn)行著檔案管理，管理的密度相對(duì)較高，可以通過詳細(xì)地記錄檔案的錄入以及后期使用情況來更加仔細(xì)地了解到檔案的狀態(tài)。

2）分散式管理模式下的檔案處理工作主要是需要專門的檔案員來登記檔案的信息，然后再把這些檔案資料都存于各個(gè)責(zé)任部門上，也就是檔案需要下方到各個(gè)職能部門進(jìn)行保存。這些部門都有一定的檔案使用權(quán)和管理權(quán)，在大體形式上完善檔案的借出歸檔的手續(xù)，并要求各個(gè)部門必須要遵循檔案管理制度，各個(gè)部門根據(jù)自身情況，制定出合適的檔案管理方法。在企業(yè)中與集中統(tǒng)一管理模式比較而言，并沒有統(tǒng)一的中心檔案室，從總體上來看企業(yè)的檔案并不集中，但檔案的總負(fù)責(zé)人可以根據(jù)檔案的借出以及使用情況，來進(jìn)行檔案的總體管理，也突出了檔案的集中監(jiān)控方式。

2.3 協(xié)作式檔案管理模式

1）協(xié)作式檔案管理模式的特點(diǎn)。協(xié)作式檔案管理模式主要是結(jié)合來了統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)以及分散的管理。民營企業(yè)在檔案管理的制度、標(biāo)準(zhǔn)以及領(lǐng)導(dǎo)上都是統(tǒng)一的，而檔案確實(shí)由各個(gè)部門分層、分級(jí)、分類進(jìn)行分別的集中管理。在企業(yè)的全面指導(dǎo)之下進(jìn)行相關(guān)的檔案管理。如果下級(jí)部門出現(xiàn)了管理問題，需要和企業(yè)相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)部門進(jìn)行協(xié)調(diào)解決。在管理層次上，他主要是呈現(xiàn)著多樣化的特征，檔案的管理工作由多個(gè)部門共同協(xié)調(diào)負(fù)責(zé)，利用一體化的管理體制可以實(shí)現(xiàn)檔案管理水平的提高，從而實(shí)現(xiàn)共享信息資源。另外，還存在著網(wǎng)絡(luò)化的管理特點(diǎn)，每個(gè)部門之間的檔案管理機(jī)構(gòu)可以通過某種方式連接起來，并實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的集中管理，既可以共享檔案的資源，還可以提高企業(yè)檔案的高效管理水平。

2）協(xié)作式的檔案管理模式需要企業(yè)建立中心檔案室來對(duì)檔案的資源進(jìn)行集中管理，檔案的實(shí)件可以根據(jù)實(shí)際情況，存放在中心檔案室進(jìn)行集中管理，還可以存放在社會(huì)化的管理機(jī)構(gòu)。協(xié)作式的管理模式需要靈活的管理機(jī)制來實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理平臺(tái)，從而提升檔案的管理水平。

3 總結(jié)

作為國民經(jīng)濟(jì)的重要組成部分，民營企業(yè)需要結(jié)合自身的實(shí)際情況以及企業(yè)不同的發(fā)展階段來對(duì)企業(yè)檔案管理模式進(jìn)行進(jìn)一步的改造完善

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[3]祝亞英.民營企業(yè)檔案管理模式形態(tài)綜述[J].統(tǒng)計(jì)與管理，2015（04）：127-128.作者簡介

作者簡介

張琪，廣西壯族自治區(qū)地質(zhì)物資總站，研究方向：檔案系列。