互聯(lián)網(wǎng)視域下優(yōu)化醫(yī)院檔案管理的路徑

劉延寧

摘 要：在互聯(lián)網(wǎng)時代，大多數(shù)醫(yī)院在處理檔案資源時似乎是系統(tǒng)和高效的，但是當(dāng)檔案資源累計到一定地步時，又發(fā)現(xiàn)許多檔案資源屬于無用的信息，檔案資源難以被利用。之所以出現(xiàn)這種現(xiàn)象，在于醫(yī)院檔案管理模式不成熟，仍有許多欠缺之處有待改善。我國醫(yī)療衛(wèi)生改革進(jìn)入到深水區(qū)后，醫(yī)院工作量隨之加重，醫(yī)院要適應(yīng)改革的需求，就必要加強內(nèi)部各個方面的管理，利用現(xiàn)代化管理工具對檔案進(jìn)行科學(xué)管理。故此，有必要探討互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中的醫(yī)院檔案建設(shè)工作，為醫(yī)院檔案管理獻(xiàn)策。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)；科學(xué)管理；檔案管理；計算機(jī)

1 互聯(lián)網(wǎng)與檔案管理概括

互聯(lián)網(wǎng)作為一種工具，能夠迅速打破時間和空間的屏障，信息資源被壓縮成相應(yīng)的代碼進(jìn)行傳輸。在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中，無論是信息資源的傳輸速度，還是信息資源傳輸?shù)姆€(wěn)定性都有了顯著提升[1]。同時，伴隨醫(yī)院計算機(jī)的普及化，醫(yī)院工作中產(chǎn)生的電子文件在不斷增多，電子檔案的產(chǎn)生范圍也在擴(kuò)大化。如何平衡電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管理的關(guān)系，不斷改進(jìn)檔案管理流程，更好的為檔案使用者服務(wù)，是現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理人員需要解決的課題。

互聯(lián)網(wǎng)這一平臺，使得檔案管理、利用和服務(wù)突破了時間界限和空間界限，同處于一個互聯(lián)網(wǎng)平臺的用戶能夠?qū)n案進(jìn)行利用，檔案資源利用率有了顯著提升。醫(yī)院利用互聯(lián)網(wǎng)對檔案進(jìn)行管理具有很強的戰(zhàn)略意義，互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢能夠很好地解決以往醫(yī)院檔案管理中難以應(yīng)付的問題。例如，傳統(tǒng)管理模式中，檔案使用者經(jīng)過審批后，要本人親自到檔案部門調(diào)閱檔案、在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中，則可以省去很多中間環(huán)節(jié)，審批報告可以在網(wǎng)上提交，檔案可以在網(wǎng)上調(diào)閱，減輕了檔案使用者的負(fù)擔(dān)，檔案利用率自然有了提升。又如，在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中，紙質(zhì)檔案錄入到檔案系統(tǒng)中成為了可能，紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)據(jù)格式后，能夠儲存在計算機(jī)等移動終端，紙質(zhì)檔案中的信息資源也能夠在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中進(jìn)行傳輸。

在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中，醫(yī)院檔案管理呈現(xiàn)出高效性、規(guī)模性和多樣性。第一，高效性。單純利用計算機(jī)儲存電子檔案的方法，只能夠單純延長檔案的儲存時間，對于檔案利用并沒有顯著提升[2]。在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中，各個計算機(jī)能夠利用網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)相互之間的關(guān)聯(lián)，檔案流通率有所提升，醫(yī)院各個科室之間能夠在網(wǎng)絡(luò)上傳閱相關(guān)的檔案。第二，規(guī)模性。互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中，檔案處理效率有了很大的提升，無論是收集檔案，還是銷毀檔案，只需要收集或銷毀相應(yīng)的信息數(shù)據(jù)即可，信息數(shù)據(jù)的格式是電子形式的，這就決定了檔案收集和銷毀時都十分便利。醫(yī)院檔案管理呈現(xiàn)出規(guī)?；奶卣鳎瑱n案管理人員能夠規(guī)?；膶n案進(jìn)行管理和銷毀。第三，信息技術(shù)結(jié)合性?；ヂ?lián)網(wǎng)工具需要和其他信息技術(shù)加以結(jié)合，才能真正融入檔案管理模式中，單純利用互聯(lián)網(wǎng)難以對檔案進(jìn)行有效化管理。因此，醫(yī)院管理人員需要綜合利用多種信息技術(shù)，靈活地將各種技術(shù)運用到檔案管理中，才能為醫(yī)院檔案發(fā)展提供強有力的支撐。

2 利用互聯(lián)網(wǎng)管理檔案的意義

2.1 提高診療效率

眾所周知，醫(yī)院的根本職能就是醫(yī)療衛(wèi)生，一切工作的出發(fā)點都是服務(wù)病人。在現(xiàn)代化社會中，許多病人的病癥具有長期性、周期性和復(fù)發(fā)性，此時病歷就顯得尤為重要。紙質(zhì)病歷形成的診療檔案具有很強的缺陷，在保管過程中容易丟失或者損壞。這些診療檔案一旦丟失或者損壞，無疑會影響醫(yī)院的診療工作。利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對醫(yī)院診療檔案進(jìn)行管理，將診療檔案上傳到檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中，無疑能夠延長檔案管理的時長。同時，醫(yī)院醫(yī)生也能夠在系統(tǒng)上對患者的診療檔案進(jìn)行查詢，了解患者的診療進(jìn)程，了解患者的病情，提高診療

效率。

2.2 為醫(yī)院內(nèi)部決策提供依據(jù)

醫(yī)院的各項發(fā)展都依賴于一定的工作計劃和戰(zhàn)略措施，醫(yī)院制定工作計劃是各項工作開展的前提。檔案中的信息資源詳細(xì)記錄了醫(yī)院工作的開展情況，是醫(yī)院工作情況的憑證。醫(yī)院通過對這些檔案進(jìn)行分析，能夠科學(xué)的制定工作計劃，加強決策工作的科學(xué)性、規(guī)范性和合理性。在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中，檔案管理人員能夠利用信息技術(shù)對檔案進(jìn)行編排和分類，利用數(shù)據(jù)處理技術(shù)來篩選關(guān)鍵的信息。醫(yī)院有關(guān)部門在需要利用檔案時，只需要在檔案管理系統(tǒng)上進(jìn)行檢索就能迅速找到相關(guān)的檔案。同時，互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中，檔案共享成為了可能，醫(yī)院借閱其他單位檔案時，可以在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行借閱，減少了人力、物力和財力的開支?？偠灾ヂ?lián)網(wǎng)環(huán)境中，檔案利用率有所提升，醫(yī)院進(jìn)行決策時可供參考的信息資源增多。

3 優(yōu)化路徑

3.1 提升互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的運用能力

互聯(lián)網(wǎng)作為一種工具，可以從多個角度加以利用，同時，醫(yī)院檔案部門對互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的運用能力決定了醫(yī)院檔案工作成效。首先，醫(yī)院要利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)打通科室之間以及單位之間的檔案溝通障礙，實現(xiàn)檔案共享。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)使得醫(yī)院各個科室之間，醫(yī)院與外部單位之間能夠利用網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)信息資源的互通有無，檔案流通率能夠顯著提升。因此，對于平常工作聯(lián)系較多的外部單位，醫(yī)院要加強與該單位的聯(lián)系，共同搭建檔案共享系統(tǒng)。其次，優(yōu)化工作流程。根據(jù)互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下的檔案管理特點，醫(yī)院要設(shè)置一套有針對性的工作流程。醫(yī)院要將崗位設(shè)置與工作流程結(jié)合起來，分別安排人員對醫(yī)院檔案進(jìn)行管理和服務(wù)，落實崗位責(zé)任和績效考核，提升檔案工作者的服務(wù)意識。最后，醫(yī)院要將電子掃描技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)等信息技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)結(jié)合起來，充分挖掘互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的潛力，真正優(yōu)化醫(yī)院的檔案管理模式。例如，電子掃描技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)紙質(zhì)檔案的快速轉(zhuǎn)化，進(jìn)而能夠在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中進(jìn)行利用。又如，大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠加快分析檔案信息資源的速度，提升檔案編排和分錄的效率。

3.2 加強安全管理

檔案管理人員應(yīng)當(dāng)用辯證的眼光看待互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，互聯(lián)網(wǎng)固然能夠優(yōu)化檔案管理模式，提升檔案管理效能，但是也存在著很大的局限性。例如，互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中存在許多木馬程度和病毒，這些程序或者病毒侵入到檔案管理當(dāng)中，能夠迅速的摧毀檔案管理系統(tǒng)，或是竊取、篡改相關(guān)的檔案，或是導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)的癱瘓[3]。因此，醫(yī)院要從多個層面出發(fā)，搭建互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下的檔案安全防控機(jī)制。首先，醫(yī)院要做好事前防控，利用防火墻技術(shù)、殺毒軟件以及病毒隔離技術(shù)阻止病毒進(jìn)入到檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中。其次，醫(yī)院要做好應(yīng)急工作，確保檔案管理系統(tǒng)在遭受入侵后，各種檔案資源能夠被加以保存下來。筆者建議醫(yī)院購置相應(yīng)的云儲存系統(tǒng)，將云儲存系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)相連，檔案被上傳到檔案管理系統(tǒng)后，能夠自動將檔案在云儲存系統(tǒng)上進(jìn)行備份。即使檔案管理系統(tǒng)崩潰后，醫(yī)院檔案管理部門也能迅速恢復(fù)工作。最后，醫(yī)院要培育安全管理專員，招聘信息技術(shù)人才對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行管控，發(fā)揮人才資源的優(yōu)勢。

4 結(jié)語

現(xiàn)階段，信息技術(shù)對于人類生產(chǎn)生活的影響不可謂不大，信息技術(shù)的集成性、科學(xué)性和高效性特點與檔案管理能夠很好地契合，能夠解決檔案管理中的許多難題。因此，許多醫(yī)院紛紛投入人力、物力和財力開展檔案建設(shè)。檔案建設(shè)途中，醫(yī)院取得了許多可喜的成績，但是由于我國利用信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行檔案管理的時間較多，實踐中可供參照的模式也不多，所以檔案建設(shè)途中遇到了許多困難。筆者相信，隨著現(xiàn)代檔案管理理論運用到實踐中的次數(shù)增多，加之檔案管理人員的努力，醫(yī)院檔案建設(shè)工作會走向新的層次。

參考文獻(xiàn)

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[3]王書一.“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下醫(yī)院檔案管理新思路[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（17）：133-134.