事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決措施

高寅城

摘 要：為了提升事業(yè)單位的工作效率和質(zhì)量，當(dāng)前很多事業(yè)單位的檔案管理都加快了信息化建設(shè)的腳步。但受一些因素的影響，導(dǎo)致事業(yè)單位在信息化建設(shè)的過程中出現(xiàn)了一些問題，影響了檔案管理信息化的建設(shè)，以及工作的展開。本文將對當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題進行分析探討，并基于這些問題，提出如何加強事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的對策。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)

當(dāng)前很多事業(yè)單位已經(jīng)開始進行檔案管理的信息化建設(shè)，不過因為一些因素的影響，信息化建設(shè)的進程并不順利，影響了事業(yè)單位檔案管理工作的有效展開。隨著我國信息科技的不斷發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)也取得了不錯的應(yīng)用成果。不過和西方發(fā)達國家相比，我國事業(yè)單位的檔案信息化管理，還應(yīng)該進一步完善。因此對其中存在的問題進行探討，并根據(jù)問題提出解決對策，對事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)具有一定的現(xiàn)實意義。

1 事業(yè)單位檔案管理實現(xiàn)信息化建設(shè)的作用

實現(xiàn)事業(yè)單位檔案的信息化建設(shè)，能夠提升檔案管理工作人員的工作效率，更加方便的進行檔案管理，減少工作量，使檔案管理工作更加輕松。并且，還能最大化的對檔案信息資源進行利用，更好的利用好檔案信息資源。實現(xiàn)檔案的信息化管理有諸多的優(yōu)勢，比如增加檔案歸檔效率，節(jié)能環(huán)保，為社會提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案管理服務(wù)，減少在檔案管理中的資金投入。在大數(shù)據(jù)的支持下，還能準(zhǔn)確的獲得各類信息資源，最大化的發(fā)揮檔案信息的作用，為事業(yè)單位的相關(guān)決策，提供有力的信息數(shù)據(jù)。

2 檔案管理信息化建設(shè)中的不足

2.1 缺乏對檔案管理信息化建設(shè)的重視

事業(yè)單位檔案的信息化建設(shè)，因為涉及到整個事業(yè)單位的所有部門，因此并非短時間就能快速建設(shè)完成，且需要付出大量的人力、財力等。也正因此，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對此不夠重視，認(rèn)為只要基礎(chǔ)業(yè)務(wù)實現(xiàn)信息化建設(shè)即可。導(dǎo)致當(dāng)前一些事業(yè)單位只有檔案歸檔和記錄等實現(xiàn)了信息化，但卻缺乏相關(guān)的硬件和軟件設(shè)施，難以最大化的發(fā)揮檔案管理信息化的作用。

2.2 檔案管理信息化建設(shè)的速度較慢

當(dāng)前已經(jīng)有一些事業(yè)單位較完全的完成了信息化建設(shè)，不過尚在建設(shè)中的事業(yè)單位仍在多數(shù)。這些事業(yè)單位大多只是采用計算機辦公，對電子檔案進行簡單的歸檔，沒有采用專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)軟件實現(xiàn)系統(tǒng)化的管理。因此目錄庫不健全，難以實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)。且一些事業(yè)單位仍舊采用紙質(zhì)檔案管理，阻礙了單位的信息化建設(shè)。

2.3 檔案管理缺乏信息化技能

在事業(yè)單位檔案管理實現(xiàn)信息化建設(shè)后，一些工作人員因為自身能力不足，難以勝任當(dāng)前的工作。比如對計算機使用不熟練，缺乏網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，導(dǎo)致電子檔案工作進度較慢。而且很多檔案管理人員習(xí)慣了傳統(tǒng)的管理方式，難以很快適應(yīng)信息化下的檔案管理。在實現(xiàn)信息化建設(shè)后，事業(yè)單位沒有對檔案管理人員進行專業(yè)培訓(xùn)，致使擁有現(xiàn)代管理技術(shù)的檔案管理人才很少。再加上沒有專業(yè)人才的加入，當(dāng)前的檔案管理人員很難具備高水平的檔案信息化管理技能和素質(zhì)，影響了檔案管理信息化的建設(shè)。

2.4 缺乏檔案信息安全保障

檔案的信息化建設(shè)最為重要的就是信息安全，否則電子檔案信息和數(shù)據(jù)很容易被竊取。然而當(dāng)前很多事業(yè)單位幾乎都沒缺乏這方面的建設(shè)，檔案管理人員日常工作中也經(jīng)常忽視電子檔案信息的重要性。一些單位基本上都是通過防火墻保護信息安全，缺乏專業(yè)信息安全技術(shù)的保護。另外，事業(yè)單位經(jīng)常會公開一些信息資料，因為對公開資料的審查比較寬松，導(dǎo)致一些不法分子輕易的就能獲得事業(yè)單位的機密信息。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)達，事業(yè)單位檔案信息化管理所受到的威脅也越來越大。

3 事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的改革對策

3.1 加強對事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重視

第一，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)和決策者必須意識到檔案管理信息化建設(shè)的重要性。這是從傳統(tǒng)檔案管理模式向信息化建設(shè)、數(shù)字化建設(shè)的重大進步，是檔案管理發(fā)展的重要發(fā)展階段。且檔案管理的信息化建設(shè)，在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持下，還能為企業(yè)的各項決策提供有力的信息數(shù)據(jù)，對提升檔案的管理工作，事業(yè)單位的社會服務(wù)能力都有重大促進作用。第二，檔案管理人員也應(yīng)該認(rèn)識到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，加強自身的網(wǎng)絡(luò)安全意識，積極為檔案管理信息化做出努力。

3.2 加速推動建設(shè)檔案管理信息化進程

當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理的信息化進程較慢，因此必須要加快信息化建設(shè)的進程?？蓮囊韵聨追矫孢M行：首先，加快對檔案管理信息化軟件和硬件的采購，比如專業(yè)的檔案管理信息系統(tǒng)。制定規(guī)范的檔案管理信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，使各個部門都嚴(yán)格按照規(guī)定進行電子檔案的編輯和提交等，方便管理人員的后期歸檔。加強檔案管理的信息化宣傳，使事業(yè)單位工作人員加強對檔案管理人員的配合；實現(xiàn)檔案的信息化管理和事業(yè)單位現(xiàn)代化辦公的結(jié)合，使檔案管理人員能夠更加方便的采集信息?？傊?，要盡可能的為檔案管理人員創(chuàng)造便捷的工作方式，推動檔案管理的信息化進程。

3.3 加強對檔案管理人員的技能和素質(zhì)培訓(xùn)

想要做好事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)，就必須具備一支高信息技術(shù)水平、計算機技術(shù)水平的人才。因此事業(yè)單位必須加強這方面的建設(shè)，使檔案管理的水平能夠跟得上信息化建設(shè)的進程。首先，可以加強對現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)，從最基本的電子檔案歸檔、計算機操作，到如何利用檔案信息數(shù)據(jù)，結(jié)合大數(shù)據(jù)進行信息數(shù)據(jù)分析等，快速而穩(wěn)固的提升檔案管理人員的信息化技能。除此之外，還應(yīng)該培養(yǎng)其創(chuàng)新、探究等符合信息化特征的綜合能力，以及良好的職業(yè)道德。使檔案管理人員能夠在工作中不斷的創(chuàng)新，研究出一套適合本事業(yè)單位的檔案信息化管理系統(tǒng)；其次，引進專業(yè)的檔案管理人才，大數(shù)據(jù)技術(shù)分析人才等一些專業(yè)的信息人才。在不斷提升本事業(yè)單位檔案管理信息化水平的同時，也能實現(xiàn)對現(xiàn)有檔案管管理人員的培訓(xùn)，進而實現(xiàn)整體檔案管理隊伍整體綜合能力的提升。

3.4 加強事業(yè)單位檔案管理的安全保障

可從以下幾方面加強檔案管理的安全保障：第一，制定完善的信息化管理制度。根據(jù)不斷變化的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，以及檔案管理信息化過程中可能出現(xiàn)的安全問題，對檔案管理工作規(guī)范進行明確的規(guī)定，確保檔案管理人員在保障信息安全的情況下開展工作；第二，購買專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)安全防護系統(tǒng)，采用多種安全保障措施，確保事業(yè)單位的檔案管理不會被黑客攻擊，降低系統(tǒng)崩潰的可能，并做好信息庫的備份工作；第三，加強檔案管理的監(jiān)督機制，任何在網(wǎng)絡(luò)上公開的信息，都要進行嚴(yán)格的審查，加強對檔案管理人員的監(jiān)督，工作流程的監(jiān)督，確保公布的信息不會對檔案信息資源造成威脅。

4 結(jié)語

事業(yè)單位的檔案管理實現(xiàn)信息化建設(shè)，對促進檔案管理發(fā)展具有重大作用，也是當(dāng)前信息化時代下的必然要求。不過在事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的進程中，受一些因素的影響，必然會出現(xiàn)各種問題，必須要及時發(fā)現(xiàn)這些問題，并分析原因，采取措施進行解決，才能最大化的使檔案管理信息化建設(shè)作用發(fā)揮出來，真正的加快事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的進程。

參考文獻

[1]溫雙瑗.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)水平的路徑探索[J].辦公室業(yè)務(wù).2013（22）.

[2]韓鴻立.新時期事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題分析[J].城建檔案，2016（07）：25-26.

[3]高娟.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中的問題與解決路徑分析[J].勞動保障世界，2018（02）：56.

[4]孫要男.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題與解決措施[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（04）：75.