檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)之間的無縫鏈接

孔玲玲

摘 要：目前各企事業(yè)單位的檔案大部分都是紙質(zhì)版，雖然部分實現(xiàn)了電子文件掛接，但是距離真正實現(xiàn)文檔一體化管理還有一定的差距。高速發(fā)展的信息技術(shù)給社會發(fā)展帶來了深刻的影響，也帶動了檔案信息資源利用服務(wù)的更高需求。各級檔案部門不斷適應(yīng)信息社會發(fā)展形勢，大力推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，采用信息技術(shù)資源改造傳統(tǒng)的檔案管理方法與手段，開放檔案信息資源，提供高效快捷的檔案利用服務(wù)。

關(guān)鍵詞：檔案管理系統(tǒng)；OA系統(tǒng)；無縫鏈接

目前，由于OA系統(tǒng)的出現(xiàn)而導(dǎo)致雙軌制的情形，現(xiàn)已逐步向單軌制運行方式過渡，即取消紙質(zhì)文件，僅以電子文件的方式在辦公系統(tǒng)中進(jìn)行?，F(xiàn)在對OA系統(tǒng)中電子文件的主流管理方式大都采用的是OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)二者相結(jié)合的方式，將兩者做無縫銜接，從而達(dá)到文檔一體化的管理水平?！盁o縫鏈接”一詞，最早是信息技術(shù)中的概念，是指在充分掌握系統(tǒng)的淺層協(xié)議和接口范圍的基礎(chǔ)上，開發(fā)出與之完全兼容的產(chǎn)品，是一種邏輯意義上的非物理意義上的“無縫”概念。本文所稱的“無縫鏈接”是指從OA系統(tǒng)生成的電子文件能夠按照檔案管理要求自動轉(zhuǎn)換到檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中，從而實現(xiàn)二者之間的有效銜接。本人根據(jù)實踐工作中的發(fā)現(xiàn)的一些問題，認(rèn)為要想實現(xiàn)物理意義上的無縫鏈接，應(yīng)該從以下幾個方面考慮：

1 OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)登錄賬號應(yīng)該是一致的

日常工作中，我們經(jīng)常會看到許多單位辦公自動化系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)都有各自的登錄界面，有著不同的用戶名和密碼，因為用戶的權(quán)限是不一樣的。筆者認(rèn)為應(yīng)該統(tǒng)一，雖然接口雙方的系統(tǒng)都有各自的數(shù)據(jù)庫用戶權(quán)限表，但是檔案管理系統(tǒng)作為OA辦公自動化系統(tǒng)的子系統(tǒng)，權(quán)限表必須與其保持一致，可以采用檔案系統(tǒng)里的權(quán)限表同步復(fù)制的方式拷貝辦公自動化力的權(quán)限表，這樣就可以完成賬號機(jī)制的一致性。由于檔案系統(tǒng)相對獨立，可以在檔案系統(tǒng)設(shè)置用戶具體的權(quán)限，從而達(dá)到賬號變更同步，一次性進(jìn)入的要求。OA系統(tǒng)的賬號變化以后，相應(yīng)的檔案系統(tǒng)的賬號也要變化，從而保證從OA系統(tǒng)授權(quán)以后，無需在檔案系統(tǒng)的賬號里再重復(fù)登錄。例如，某單位將檔案管理系統(tǒng)登錄界面嵌入在OA系統(tǒng)中，只輸入一次口令，無需再重復(fù)登錄，從入口把關(guān)做好銜接。

2 電子文件的網(wǎng)上收集應(yīng)該通過一個接口順利地導(dǎo)入到檔案管理系統(tǒng)中

文件生命周期理論告訴我們，從現(xiàn)行文件到檔案是一個連續(xù)統(tǒng)一、前后銜接的過程，電子公文的質(zhì)量將直接決定后一個階段檔案的質(zhì)量，這就要求使兩個相互獨立的，但又在不少具體環(huán)節(jié)上互相關(guān)聯(lián)的兩個系統(tǒng)，從組織制定和具體工作程序真正交融在一起，實現(xiàn)二者平滑結(jié)合。當(dāng)前國內(nèi)的辦公自動化系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)基本上為各自單獨開發(fā)，沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，這兩個系統(tǒng)之間是相互獨立的。所以，一個可以快捷準(zhǔn)確地將現(xiàn)有的辦公自動化系統(tǒng)中的相關(guān)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入到檔案管理系統(tǒng)中的接口是必要的。通過這樣一個接口，用戶可以方便、快捷、準(zhǔn)確地將辦公自動化系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)傳輸?shù)綑n案管理系統(tǒng)中。

OA系統(tǒng)里流轉(zhuǎn)完畢后的數(shù)據(jù)必定存在于一個表中，檔案管理系統(tǒng)文件也有一個表，因此，確定好兩個系統(tǒng)表之間的對應(yīng)關(guān)系，即對應(yīng)好字段關(guān)系，例如年度、文號、題名、責(zé)任者、正文內(nèi)容、保管期限、案卷號、部門、附件等，便可以將OA系統(tǒng)里的相關(guān)數(shù)據(jù)以事件驅(qū)動或?qū)崟r拷貝的方式轉(zhuǎn)入到檔案系統(tǒng)。接口系統(tǒng)需要達(dá)到這樣的目標(biāo)：

1）OA系統(tǒng)流轉(zhuǎn)完畢后的公文數(shù)據(jù)要能夠完整地轉(zhuǎn)入到檔案管理系統(tǒng)中，對號入座導(dǎo)放到不同的檔案類型及相應(yīng)的數(shù)據(jù)位置上，實現(xiàn)文檔一體化系統(tǒng)的一次輸入，多次使用的功能。2）相應(yīng)的正文完整地轉(zhuǎn)入到檔案管理系統(tǒng)中。所有的OA系統(tǒng)中的應(yīng)歸檔文件的每一條具有上述數(shù)據(jù)內(nèi)容的記錄，都應(yīng)按照上述的排列次序由OA系統(tǒng)自動生成TXT格式歸檔數(shù)據(jù)文件。然后通過檔案管理系統(tǒng)軟件提供的系統(tǒng)維護(hù)的文本轉(zhuǎn)入功能。3）確保接口過程中以及接口完畢后訪問檔案系統(tǒng)的安全性。

3 在電子文件的整理歸檔中要保證紙質(zhì)文件與電子文件兩者的無縫銜接

隨著《電子文件歸檔與管理規(guī)范》和《電子公文歸檔管理暫行辦法》的頒布實施，如何實現(xiàn)對紙質(zhì)文件和電子文件的“無縫鏈接”日益成為人們所關(guān)注的問題。將電子文件與紙質(zhì)文件以各自不同特點共同發(fā)揮作用。紙質(zhì)文檔檔案管理應(yīng)跟蹤電子檔案管理模式走新的思路，并做到：

1）電子文件與紙質(zhì)文件共用一個檔號。同一種文件歸檔，不論有多少種載體類型，檔號只有一個；2）計算機(jī)按照文件字號來排列，次序井然，系統(tǒng)中自動生成檔號；3）歸檔的電子文件自動生成歸檔章，歸檔章內(nèi)容也自動生成并打出。發(fā)文是打印在歸檔的那一份上面，收文時打印在收文處理單上。

4 邏輯歸檔轉(zhuǎn)化為物理歸檔時間上的無縫鏈接

一般來說，辦公自動化為提高效率，不適合長期存放已經(jīng)辦理完畢的電子文件，而且從利用確保歸檔電子公文的真實、完整、有效，以及建設(shè)停留在OA系統(tǒng)上的安全方面的風(fēng)險來講，應(yīng)規(guī)定文件在辦理完畢后實時歸檔。辦公自動化系統(tǒng)中設(shè)置的歸檔環(huán)節(jié)，大多是邏輯概念上的歸檔，將電子公文進(jìn)行標(biāo)記，與未歸檔文件同存于一個服務(wù)器上。在歸檔時間上不能做到銜接，給電子公文的歸檔管理帶來很多實際的問題。有些企業(yè)由于OA服務(wù)器與檔案管理服務(wù)器不在一個網(wǎng)段上，檔案員實時歸檔操作時經(jīng)常造成電腦死機(jī)，甚至引起OA系統(tǒng)服務(wù)器的速度緩慢，因此，只好采取由OA系統(tǒng)設(shè)計人員定期集中歸檔的方法。為保證電子文件的基本信息完整，準(zhǔn)確，及時地轉(zhuǎn)換到檔案管理系統(tǒng)，應(yīng)采取實時歸檔的方式，文本人員任何時候都可以實時在線歸檔。

5 網(wǎng)上提供利用的無縫鏈接

電子文件的網(wǎng)上歸檔和利用，全文目錄級的“文檔一體化”管理。這些都需要在OA系統(tǒng)中通過檔案管理系統(tǒng)來實現(xiàn)。OA系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件被檔案管理系統(tǒng)直接接收，檔案管理系統(tǒng)對接收了的電子文件完成了歸檔業(yè)務(wù)的規(guī)范，標(biāo)準(zhǔn)化整理后，可以通過OA系統(tǒng)提供網(wǎng)上利用。不管是在OA系統(tǒng)的平臺上還是在檔案管理系統(tǒng)的平臺上，都可以實現(xiàn)電子文件的相互傳遞和共享。一套靈活的檔案管理系統(tǒng)可以幫助我們在規(guī)范與整理上進(jìn)行統(tǒng)一要求，檔案數(shù)字化管理的重中之重在于全套檔案管理方式與規(guī)范盡量與數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)相結(jié)合或接近。只有檔案管理系統(tǒng)建成之后，結(jié)合系統(tǒng)逐步進(jìn)行各種檔案數(shù)據(jù)格式的統(tǒng)一，檔案分類整理的統(tǒng)一、檔案移交的統(tǒng)一，才能做到檔案信息化的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用。

6 檔案人員全過程跟蹤的無縫鏈接

對電子文件從設(shè)計、產(chǎn)生到永久保存或銷毀的整個生命周期必須進(jìn)行全程管理，由系統(tǒng)監(jiān)控和自動跟蹤記錄針對文件的一切操作。必要時賦予檔案人員全過程跟蹤的權(quán)限，檔案管理員在自己的系統(tǒng)或者平臺上，監(jiān)控電子文件的形成、運轉(zhuǎn)、歸檔狀況，對出現(xiàn)的問題及時處理、查缺補(bǔ)漏，方便文件及時歸檔。以證實電子文件在管理系統(tǒng)中的運轉(zhuǎn)狀況，確保電子文件運行的有效性和法律依據(jù)，確保各項管理措施及時、準(zhǔn)確、到位。

實施電子公文連續(xù)的、不間斷地全過程監(jiān)控管理，使電子公文按照符合檔案管理要求的規(guī)范順利地移交到檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中，保證公文從文書部門到檔案部門的數(shù)據(jù)流暢、完整，實現(xiàn)文件、檔案一體化管理。由于檔案管理系統(tǒng)開發(fā)商水平參差不齊，兩個系統(tǒng)之間的接口也沒有相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致兩個系統(tǒng)之間的連接出現(xiàn)問題，這就為數(shù)據(jù)移交造成了障礙。因此，應(yīng)盡快建立電子文件管理功能需求的通用性規(guī)范。在統(tǒng)一的需求框架下，通過規(guī)范電子文件管理系統(tǒng)的功能需求，凸顯其保證電子文件證據(jù)作用的必要性。

參考文獻(xiàn)

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