構(gòu)建電力企業(yè)檔案管理保密制度的問題分析

鄧園園

摘 要：隨著國(guó)有企業(yè)改革的逐步深入，電力已經(jīng)建立了現(xiàn)代企業(yè)制度，逐步走向國(guó)際化的管理體制，對(duì)電力建設(shè)提出了更高的要求。本文在研究數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，介紹了電力企業(yè)檔案管理的重要意義，針對(duì)檔案管理中存在的問題提出了相應(yīng)的對(duì)策，并提出了一些完善檔案管理內(nèi)容的對(duì)策，以期為電力企業(yè)檔案管理工作提供啟示。

關(guān)鍵詞：電力企業(yè)；檔案管理；保密制度

電力企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理的重要內(nèi)容，供電不僅關(guān)系到人們的生產(chǎn)和生活，而且關(guān)系到社會(huì)的穩(wěn)定和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，是我們的根本利益問題。隨著電力企業(yè)檔案管理研究的深入，檔案管理領(lǐng)域中的文獻(xiàn)越來越多。盡管在體制改革之后，電力企業(yè)已經(jīng)改進(jìn)和完善了檔案管理，但與國(guó)外先進(jìn)的企業(yè)檔案管理工作相比，仍有很大的差距，在管理上還存在許多問題。展望電力企業(yè)未來的發(fā)展，必須重視檔案管理保密制度的建設(shè)，建立完善的檔案管理保密制度，為提高供電水平奠定良好的基礎(chǔ)。

1 電力企業(yè)檔案管理保密制度建設(shè)中存在的問題

1.1 存檔分類不科學(xué)

根據(jù)《中華人民共和國(guó)法》和《電力行業(yè)國(guó)家秘密條例》及其具體范圍，確定了電力企業(yè)檔案分類。一般分為三級(jí)，這樣的分工應(yīng)該說符合檔案保密管理傳統(tǒng)，但不適應(yīng)電力企業(yè)目前的發(fā)展需要。例如，根據(jù)目前的劃分，最高機(jī)密文件意味著泄漏將使國(guó)家和企業(yè)安全，利益遭受特別嚴(yán)重的損害，如何區(qū)分"特別嚴(yán)重"和"嚴(yán)重"，這還不是一個(gè)明確的標(biāo)準(zhǔn)，在文件的安全工作中，是由電力企業(yè)決定的，實(shí)際上，在文件管理人員的手中，這可能會(huì)產(chǎn)生一種情況，即應(yīng)該被歸類為絕密文件，而根據(jù)機(jī)密和秘密管理標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致最高機(jī)密文件泄漏概率增加，應(yīng)歸類為機(jī)密文件，但采取了秘密文件管理也是如此。這種情況的主要原因是原有管理思想的長(zhǎng)期存在，導(dǎo)致文件保密工作不符合當(dāng)前電力企業(yè)發(fā)展要求。

1.2 未對(duì)庫中的存檔管理提供特定的規(guī)定

庫房是一個(gè)很容易被忽視的檔案保密的地方，作為存儲(chǔ)文件的地方，它實(shí)際上是非常重要的，以保持庫房管理的機(jī)密。但是，從目前電力公司建立檔案管理保密制度，對(duì)庫房保密工作的管理較為籠統(tǒng)，有的電氣工作只是在系統(tǒng)中提供庫房管理的規(guī)則和方法，庫房施工標(biāo)準(zhǔn)、庫房所在地等未作規(guī)定。有的電力公司的檔案是習(xí)慣性地設(shè)置在一層，陰雨天氣很容易受潮發(fā)霉，而在庫房和缺乏適當(dāng)?shù)某凉?、防潮、保溫設(shè)施時(shí)，往往出現(xiàn)丟失的檔案和損壞。有些倉庫的門窗還沒有加強(qiáng)防盜，有些文件面臨盜竊的威脅。同時(shí)，一些電力公司并沒有將庫房與辦公室分開，這將影響檔案管理的保密程度。

1.3 對(duì)檔案管理人員保密素質(zhì)沒有做出明確的規(guī)定

要做好電力企業(yè)檔案管理的保密工作，檔案管理人員的保密素質(zhì)有更高的要求。而現(xiàn)在大多數(shù)電力企業(yè)在開發(fā)檔案管理保密系統(tǒng)時(shí)都忽略了這一點(diǎn)，檔案管理人員的保密質(zhì)量沒有明確規(guī)定，有的不是檔案管理專業(yè)或沒有檔案經(jīng)驗(yàn)管理層，沒有收到系統(tǒng)記錄管理經(jīng)驗(yàn)的人走上檔案管理崗位，很多人缺乏對(duì)檔案管理保密的最基本知識(shí)，也不懂企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，保密工作規(guī)定，在權(quán)力檔案管理中忽略了保密工作，導(dǎo)致一些文件泄露，對(duì)企業(yè)的發(fā)展造成不利影響，特別是電力企業(yè)供電管理、供電線路建設(shè)、供電規(guī)劃等方面的檔案，一旦泄露給當(dāng)?shù)厣鐓^(qū)生產(chǎn)生活可能產(chǎn)生不利影響。從這個(gè)角度來看，在電力企業(yè)檔案管理保密制度建設(shè)中，增加檔案管理人員的保密工作質(zhì)量相關(guān)規(guī)定是必要的。

1.4 檔案密級(jí)調(diào)整工作沒有做出明確的規(guī)定

在電力企業(yè)檔案管理中，檔案的分類不是一成不變的，隨著企業(yè)的發(fā)展，社會(huì)的進(jìn)步和科技的創(chuàng)新，一些檔案的價(jià)值將逐步減少，如果不是在及時(shí)減少分類，仍然按照原來的管理水平，雖然能夠保證保密工作，但會(huì)浪費(fèi)很多資源，這對(duì)企業(yè)來說是不值得的。針對(duì)這一問題，目前大多數(shù)電力企業(yè)在檔案管理保密制度中沒有作出明確規(guī)定，這一點(diǎn)在今后的工作中應(yīng)及時(shí)改進(jìn)。

2 完善電力企業(yè)檔案管理保密制度

2.1 優(yōu)化文件保密性分類

在檔案分類中，可分為三級(jí)，絕密、機(jī)密、秘密，國(guó)家檔案嚴(yán)格按照國(guó)家檔案有關(guān)法律法規(guī)規(guī)定，企業(yè)檔案分為秘密和機(jī)密兩個(gè)層次。此外，在劃分過程中，必須明確不同等級(jí)檔案的內(nèi)容、保存和管理方式，以及檔案管理保密制度中相應(yīng)的保密管理措施，以適應(yīng)電力企業(yè)目前的發(fā)展需求。采用這種分級(jí)的原因是電力企業(yè)已被改造為現(xiàn)代企業(yè)，因此在檔案管理中采用現(xiàn)代企業(yè)檔案管理模式是必要的。同時(shí)，電力企業(yè)承擔(dān)一定的行政職能，作為公共事業(yè)的一部分，電力事業(yè)也關(guān)系到國(guó)家和社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，因此也應(yīng)根據(jù)行政檔案管理模式，對(duì)一些檔案進(jìn)行行政管理。因此，必須將國(guó)家和公共利益檔案與電力企業(yè)自身檔案嚴(yán)格分開。

2.2 增加檔案庫房保密規(guī)定

檔案必須嚴(yán)格與辦公區(qū)域和數(shù)據(jù)管理區(qū)分開，檔案必須安裝防盜窗和防盜鎖，除檔案管理人員外，其他人員嚴(yán)禁直接進(jìn)入檔案庫房。檔案歸檔中根據(jù)倉儲(chǔ)管理的分類，檔案管理人員按照管理權(quán)限安排新的工作內(nèi)容，負(fù)責(zé)不同層次的檔案管理人員，各自保密工作的職責(zé)范圍。檔案管理人員定期巡視防盜門防盜窗安全鎖的情況，一旦發(fā)現(xiàn)防盜設(shè)施已損壞，應(yīng)及時(shí)檢查檔案內(nèi)容的完整性，確定哪些等級(jí)哪些文件損壞或被盜，情況如實(shí)反饋給公司的機(jī)密管理部門、安全部門，調(diào)整監(jiān)控，找到線索，為公安機(jī)關(guān)破案提供準(zhǔn)確依據(jù)，為檔案安全與安全管理工作打下了良好的基礎(chǔ)。

2.3 明確檔案管理人員保密素質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)

電力企業(yè)檔案管理是一項(xiàng)非常嚴(yán)肅的工作，電力企業(yè)要提高檔案管理的重要性，在今后的檔案管理保密制度建設(shè)中，明確規(guī)定檔案管理的保密性人員，使檔案工作人員達(dá)到工作的保密性要求。一方面，在文件管理崗位設(shè)置中，需要指定文件管理人員必須是文件管理專業(yè)人員或通過系統(tǒng)的文件管理培訓(xùn)，其他沒有文件管理工作的條件，尤其是檔案部負(fù)責(zé)人，必須是檔案管理專業(yè)，通過專業(yè)檔案管理人員的保密培訓(xùn)服務(wù)，所以從管理者的角度做好檔案管理工作保密奠定基礎(chǔ)；另外，應(yīng)明確指定管理人員的檔案培訓(xùn)方法，或通過社會(huì)組織，為檔案工作者提供保密的工作培訓(xùn)機(jī)會(huì)，以加強(qiáng)他們的保密性和提高他們的秘密工作的能力。

2.4 完善文件分類和調(diào)整工作規(guī)則

在未來的檔案管理保密制度建設(shè)中，電力企業(yè)應(yīng)完善檔案保密的分類，明確檔案保密調(diào)整的三個(gè)情況，即保密范圍的變化、機(jī)密文件作用的變更和保密期限的變更，并對(duì)三種案件進(jìn)行解釋。保密范圍的變化主要是指根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)、電力系統(tǒng)行業(yè)指導(dǎo)思想和電力企業(yè)的變化。在電力企業(yè)檔案管理安全范圍變化的影響下，也應(yīng)調(diào)整電力企業(yè)檔案管理保密工作。機(jī)密文件的變更是指社會(huì)的進(jìn)步和科技的發(fā)展，機(jī)密文件失去了指導(dǎo)作用或失去了重大影響。保密期限的變化意味著在保密期限屆滿后，保密等級(jí)分類需要重新調(diào)整。文件分類應(yīng)由檔案管理主管提出調(diào)整意見，由企業(yè)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)之后再執(zhí)行。

3 結(jié)語

總之，新時(shí)期電力企業(yè)的改革與發(fā)展對(duì)檔案管理保密提出了更高的要求，電力企業(yè)必須重視和加強(qiáng)檔案管理保密建設(shè)。，通過完善系統(tǒng)，為提高保密工作水平打下了良好的基礎(chǔ)。

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