新時期事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理

賀婷婷

摘 要：伴隨著時代的不斷發(fā)展，信息化網(wǎng)絡時代成為當前時代的主流。事業(yè)單位作為我國重要的主體之一，更是受到社會大眾的關注。數(shù)字化檔案管理工作是我國事業(yè)單位的一大重點工作內(nèi)容，尤其是隨著知識經(jīng)濟的發(fā)展，更是需要在這一工作模塊中投入更多的精力。本篇文章從檔案數(shù)字化的概述出發(fā)，立足于事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的現(xiàn)狀，分析了我們應該如何開展事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理工作。希望本篇文章可以帶給相關工作人員一些借鑒和思考。

關鍵詞：事業(yè)單位；數(shù)字化；檔案；現(xiàn)狀；對策

利用數(shù)字化技術和多種信息設備軟件對檔案進行管理，是檔案管理的必然趨勢，但在實際中，檔案數(shù)字化管理還存在很多問題，不利于事業(yè)單位的長遠發(fā)展，事業(yè)單位有必要針對存在的問題采取有效的措施。本文主要針對事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理進行剖析。

1 事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢

1.1 提高檔案信息的利用率

在傳統(tǒng)的檔案管理中，事業(yè)單位采用紙質(zhì)管理方式管理各種檔案，將其放在指定的位置，在此過程中，隨著檔案不斷增多，會占用大量的空間，同時檔案數(shù)據(jù)也得不到及時更新。由于事業(yè)單位檔案不對外開放，所以利用這些檔案的人群很少，這些檔案在儲存中可能會出現(xiàn)檔案破損的情況，從而會造成信息丟失。在采用數(shù)字化管理方式后，檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，使信息儲存不會受時間限制和空間限制，當檔案信息發(fā)生變化后，檔案管理人員能在數(shù)字化管理系統(tǒng)中及時更新這些信息。此外，數(shù)字化檔案管理還能對各種檔案進行具體分類，檔案管理人員只要在數(shù)字化設備中輸入查詢關鍵詞，就能夠調(diào)取相關檔案信息，從而能夠有效提升檔案信息的利用率。

1.2 減少檔案管理成本

在傳統(tǒng)檔案管理中，除了管理成本外，檔案紙張受損時，還需要對檔案信息進行復制，同時檔案室建設以及后期管理都需要花費大量的成本，并且成本是無限增多的。在檔案數(shù)字化建設的過程中，雖然購置數(shù)字化設備、聘用專業(yè)技術人才等方面需要花費大量的成本，但只發(fā)生在前期階段，在檔案正式管理中，花費的成本遠低于傳統(tǒng)管理方式，并且這些檔案信息進行數(shù)字化處理后，能夠避免出現(xiàn)紙張損壞問題，從而能夠有效降低檔案管理成本。

2 事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的現(xiàn)狀

目前，我國的事業(yè)單位紙質(zhì)檔案的處理方式主要有兩種模式：第一，把紙質(zhì)檔案進行掃描，隨即通過圖像的形式進行儲存，除此之外，還存在利用OCR字符進行文本文件的轉(zhuǎn)變。第二，運用已經(jīng)存在的縮微膠片實現(xiàn)數(shù)字化的轉(zhuǎn)換，或者是借助數(shù)碼攝影設備實行拍攝。在這之中，掃描紙質(zhì)檔案的模式是最迅速并且成本最低廉的方式，在當前事業(yè)單位的數(shù)字化檔案管理工作中應用也最為廣泛，并且已經(jīng)建立了標引信息的數(shù)據(jù)庫，能夠?qū)崿F(xiàn)更為便捷快速的信息檢索與應用。就當下的情況來說，事業(yè)單位的數(shù)字化檔案管理工作需要從整個系統(tǒng)的基點出發(fā)，無論是系統(tǒng)構成的橫向還是縱向都需要進一步發(fā)展，在網(wǎng)絡的協(xié)助連接下進行整體化優(yōu)勢的發(fā)揮，這樣才能夠讓事業(yè)單位的綜合優(yōu)勢得以體現(xiàn)。事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理工作存在的一些不成熟的地方，一些節(jié)點尤其是關鍵性的節(jié)點在發(fā)展過程中仍然存在著障礙，這就導致了系統(tǒng)性的阻礙，對于事業(yè)單位的發(fā)展來說，讓每一個節(jié)點的應用水平跟裝備能力相輔相成是無法實現(xiàn)的，不能夠同時同步地發(fā)展，事業(yè)單位當前主要是實行較高水平的試點，一次來獲取推廣的經(jīng)驗，這對于整個系統(tǒng)來說都是十分有益的，然而，事業(yè)單位的數(shù)字化檔案管理者也不得不明確，一小部分節(jié)點的先進性無法推動系統(tǒng)的整體化先進性。尤其是檔案數(shù)字化的重點在于多媒體技術的開發(fā)以及后續(xù)的運用，在檔案管理的過程中運用得比較頻繁，涉及的范圍更是相對廣泛，與檔案信息存儲、檔案數(shù)字化、檔案信息運用以及編研都有著關聯(lián)，事業(yè)單位的數(shù)字化檔案管理工作在運用數(shù)字化模式實行數(shù)字信息的轉(zhuǎn)換方面還沒有實現(xiàn)更好的突破，這也是需要明確的不足之處，必須要積極進行改進。

3 新時期事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的具體措施

3.1 建立事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)

事業(yè)單位的數(shù)字化檔案管理需要借助計算機網(wǎng)絡將其內(nèi)部的各項檔案進行歸集整理，其中包括將以前的檔案資料以數(shù)字化形式儲存到數(shù)據(jù)庫中，最新最近的數(shù)據(jù)則通過歸集分類保存到計算機內(nèi)，這一檔案管理方式實現(xiàn)了事業(yè)單位檔案管理的整體有序，保證了工作人員及其他相關人員調(diào)取資料時的方便快捷。為了實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的數(shù)字化，首先需要通過計算機建立完備的檔案管理系統(tǒng)，且這一系統(tǒng)的建立需要事業(yè)單位從自身管理的情況及其他需求情況出發(fā)，并由此確定相應的設備設施。在這一過程中，最基本的步驟就是在事業(yè)單位內(nèi)部建立完善的局域網(wǎng)，這樣才能建立起一個聯(lián)網(wǎng)性質(zhì)的檔案儲存數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)事業(yè)單位大規(guī)模檔案的統(tǒng)一儲存和管理。

3.2 劃分事業(yè)單位檔案管理工作的責任

在事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理工作中，會專門設置檔案管理人員來負責檔案數(shù)據(jù)信息的收取、整理、分類及保存。在這一過程中，雖然檔案管理人員的工作量較大，但是其中的責任是十分明確的。隨著事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理逐漸深入，單位高層必須針對檔案管理方面的轉(zhuǎn)變做出相應的調(diào)整措施，包括對管理人員工作崗位、工作責任的劃分和調(diào)整。然而，鑒于事業(yè)單位內(nèi)部的各項工作是連續(xù)不斷運轉(zhuǎn)的，且檔案資料增加的速度十分之快，這就加重了調(diào)整工作的復雜性。為了解決這一問題，實現(xiàn)檔案管理工作的責任劃分，事業(yè)單位需要按照數(shù)字化系統(tǒng)的運行要求在每一步驟設立相應的責任崗位，并要求每一步驟的工作人員能夠快速完成各自部分的工作并及時向下一步驟的工作人員交接。這一方式不僅明確了各自的責任，而且在很大程度上提高了事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的工作效率，因此具有顯著的優(yōu)勢。

3.3 完善事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)章制度

盡管事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理與傳統(tǒng)的人工管理方式相比更加方面快捷，但是其中仍然涵蓋了繁多且復雜的工作內(nèi)容。具體而言，其中主要涉及到的內(nèi)容包括事業(yè)單位現(xiàn)有檔案資料的掃描、檔案資料統(tǒng)計表格的制作、會計部門檔案資料的記錄、單位會議內(nèi)容與發(fā)展規(guī)劃的記錄等，且這些檔案資料需要一一進行歸集、分類和保存。

3.4 加強事業(yè)單位檔案資料的安全管理

作為數(shù)字化檔案管理工作的一項重要內(nèi)容，檔案資料的安全管理值得各事業(yè)單位給予更多的重視程度。針對檔案系統(tǒng)安全管理的有效完善措施，主要可以分為以下方面：第一，事業(yè)單位在為檔案資料建立數(shù)據(jù)庫的時候，一定要對各生產(chǎn)廠家和供應商做出仔細認真的篩選，并根據(jù)自身的管理特點以及設計標準選擇合適的、有安全保證的設備，這樣才能使建立出來的檔案資料數(shù)據(jù)庫很好的為自身服務；第二，事業(yè)單位應該時刻關注設備的使用情況，及時添置數(shù)字化檔案管理軟件設施，為后續(xù)的功能升級做好充分的準備，這樣才能保證這一數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的與時俱進；第三，事業(yè)單位需要根據(jù)檔案資料的重要程度設置不同級別的保護設施，防止不法分子打入事業(yè)單位內(nèi)部竊取機密信息。

4 結束語

機關事業(yè)單位是我國的一大主體，在我國的經(jīng)濟發(fā)展以及社會發(fā)展中都發(fā)揮著重要的推動化作用，事業(yè)單位整體實力水平的提升更是我國綜合實力提升的一大基礎。我們需要重視事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理工作，為事業(yè)單位的發(fā)展注入活力。

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