在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中引發(fā)的思考

黃橙

信息化建設(shè)促進(jìn)了檔案工作的創(chuàng)新，朝著協(xié)調(diào)、綠色、開(kāi)放、共享的方向發(fā)展。2000年12月中共中央辦公廳明確提出大力加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的任務(wù)，至今歷時(shí)18年，其間經(jīng)歷了電子公文歸檔、電子文件管理、政府信息公開(kāi)、推進(jìn)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)、館際互聯(lián)互通、館藏?cái)?shù)字化檔案跨地區(qū)、跨部門(mén)利用等階段，相繼配套出臺(tái)了6件部門(mén)規(guī)章、20多件規(guī)范性文件、4項(xiàng)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、24項(xiàng)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。信息化推動(dòng)我國(guó)檔案建設(shè)換檔提速，正駛?cè)氍F(xiàn)代化的“快車道”，我們?cè)跈n案達(dá)標(biāo)建設(shè)過(guò)程中積累了經(jīng)驗(yàn)，也引發(fā)了一些深入的思考。

1 檔案數(shù)字化是行業(yè)信息化建設(shè)不可或缺的部分

1.1 檔案建設(shè)要全面融入信息化浪潮

數(shù)字化轉(zhuǎn)型是各行各業(yè)面向未來(lái)的戰(zhàn)略性選擇，檔案建設(shè)也沿著數(shù)字檔案館方向提質(zhì)增效，《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》制定了“到2020年初步實(shí)現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化”的發(fā)展目標(biāo)。盡管推進(jìn)起來(lái)障礙不少，但技術(shù)壁壘正逐一被攻克，OCR全文識(shí)別技術(shù)掃描快捷，雙層PDF技術(shù)使信息利用方便，加解密技術(shù)保證了電子文件的安全，信息技術(shù)為開(kāi)發(fā)檔案信息資源、實(shí)施檔案管理、保護(hù)檔案資料、提高檔案利用率提供了強(qiáng)大的工具，檔案建設(shè)的現(xiàn)代化水平一步一個(gè)臺(tái)階。

1.2 各類檔案館（室）要結(jié)合需要開(kāi)展信息化建設(shè)

不同行業(yè)不同規(guī)模的單位對(duì)信息化的需求有著較大差異，所建檔案館（室）在升級(jí)換代中要注重實(shí)效。綜合檔案館遵循2008年發(fā)布的《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》，機(jī)關(guān)檔案室遵循2015年發(fā)布的《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》，企業(yè)遵循2017發(fā)布的《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》，按照國(guó)家檔案局的指導(dǎo)性文件，建設(shè)實(shí)用和適用型數(shù)字檔案館（室）。并著力推進(jìn)檔案資源多樣化、存量數(shù)字化、增量電子化、利用網(wǎng)絡(luò)化、安全高效化、隊(duì)伍專業(yè)化，發(fā)揮出設(shè)施設(shè)備的最大效益。

1.3 檔案信息化要與本單位信息化建設(shè)同步

中辦、國(guó)辦在《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)》中要求“把檔案信息化納入本單位信息化建設(shè)整體規(guī)劃，統(tǒng)一部署、同步實(shí)施”、“啟動(dòng)標(biāo)準(zhǔn)檔案室建設(shè)，促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案室硬件建設(shè)規(guī)范化”。為此，各單位的信息化建設(shè)要搞好頂層設(shè)計(jì)，注重方案的前瞻性、可持續(xù)性，結(jié)合總體規(guī)劃留足發(fā)展空間。

2 推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的重要意義

2.1 信息化為檔案建設(shè)開(kāi)辟了新領(lǐng)域

信息化使檔案建設(shè)在內(nèi)容、手段、服務(wù)方式上均發(fā)生了深刻的變化，利用數(shù)據(jù)庫(kù)、數(shù)據(jù)壓縮、高速掃描等技術(shù)手段，將紙質(zhì)、聲像等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子文件，系統(tǒng)組織成有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，形成采集、傳輸、存儲(chǔ)、處理和反饋的閉環(huán)。數(shù)字檔案館是計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)為代表的兩次信息產(chǎn)業(yè)發(fā)展的成果，隨著物聯(lián)網(wǎng)為代表的第三次浪潮襲來(lái)，正在謀劃建設(shè)的智慧檔案館，將徹底顛覆人們的檔案觀。未來(lái)的智慧檔案館，將更加智能化，具備信息感知和協(xié)同處置能力，為社會(huì)提供檔案信息泛在服務(wù)。

2.2 信息化使檔案信息有了新載體

傳統(tǒng)檔案以實(shí)物形式，包括紙質(zhì)檔案、甲骨、竹簡(jiǎn)、縑帛、膠片、磁帶、光盤(pán)和其它實(shí)物形式的非紙質(zhì)檔案，在保存和利用上受到很大局限，盡管精心做好“八防”，但仍易損毀和滅失。數(shù)字檔案館為傳統(tǒng)檔案資源建立了數(shù)字鏡像和利用平臺(tái)，以館藏?cái)?shù)字化檔案、原生電子檔案為核心，包括檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案載體信息庫(kù)等新型檔案的內(nèi)容信息與載體信息。在檔案日常管理中，實(shí)體檔案分布在庫(kù)房，數(shù)字化檔案集中在數(shù)據(jù)中心，設(shè)立專用服務(wù)器，數(shù)字化檔案信息存放在磁盤(pán)陣列組，并預(yù)備一個(gè)硬盤(pán)備份，為解決海量數(shù)據(jù)的處理與存儲(chǔ)問(wèn)題，還將用到云計(jì)算和云存儲(chǔ)技術(shù)。2017年底全國(guó)數(shù)字化檔案資源已達(dá)2243萬(wàn)GB，為檔案信息系統(tǒng)整合、資源大數(shù)據(jù)共享創(chuàng)造了條件。

2.3 信息化為檔案服務(wù)搭建了新平臺(tái)

信息化為檔案系統(tǒng)迎來(lái)開(kāi)門(mén)辦館的歷史時(shí)期，開(kāi)啟了社會(huì)化服務(wù)的新紀(jì)元。特別是在移動(dòng)通訊網(wǎng)、廣播電視網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)三網(wǎng)業(yè)務(wù)應(yīng)用融合的條件下，將更加凸顯低成本、高效率的信息資源共享利用功能。全國(guó)開(kāi)放檔案信息資源共享平臺(tái)已面向社會(huì)開(kāi)通運(yùn)行，現(xiàn)有40多家檔案館上傳數(shù)據(jù)102萬(wàn)條，制作發(fā)布專題170多個(gè)，未來(lái)將有更多信息源接入到這個(gè)平臺(tái)。就是普通檔案館（室）利用OA系統(tǒng)、單位網(wǎng)站、黨政網(wǎng)、手機(jī)短信、微信公眾號(hào)等信息傳輸管道，也能達(dá)到基本的檔案開(kāi)發(fā)利用便捷化目的。

2.4 信息化為檔案管理增添了新成效

各種管理軟件的系統(tǒng)配置吸收并優(yōu)化了傳統(tǒng)檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，涵蓋全宗、群組、用戶、工作流程、檔案移交、實(shí)體分類等模塊，將檔案資源信息手工錄入或數(shù)據(jù)導(dǎo)入電腦，軟件自動(dòng)完成編目、分類、整理、保存等系列操作，減少了歸檔過(guò)程的繁瑣；系統(tǒng)提供目錄檢索、高級(jí)檢索、全文檢索、跨全宗檢索等搜索功能，自動(dòng)化檢索，能夠迅速、準(zhǔn)確定位到目標(biāo)文件，提高了查閱檔案的效率；系統(tǒng)以多元化的檔案資源為管理對(duì)象，將檔案信息數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)查閱服務(wù)列入檔案管理的重要內(nèi)容，在各檔案部門(mén)互聯(lián)互通的基礎(chǔ)上，逐步實(shí)現(xiàn)檔案部門(mén)與其他部門(mén)、政務(wù)信息到業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的互聯(lián)互通，最終實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的互通。

3 補(bǔ)齊檔案信息化建設(shè)中的短板

3.1 走出檔案建設(shè)認(rèn)識(shí)的誤區(qū)

在不少人的潛意識(shí)中，檔案部門(mén)被邊緣化，認(rèn)為檔案建設(shè)非單位主業(yè)，不重視檔案信息化投入。要解決認(rèn)識(shí)不到位的問(wèn)題，可采?。阂皇墙Y(jié)合本單位的普法工作，加強(qiáng)對(duì)檔案法規(guī)的宣傳與學(xué)習(xí)，將檔案建設(shè)提升到法制化高度；二是檔案部門(mén)積極服務(wù)于本單位的中心工作，發(fā)揮檔案工作在社會(huì)、經(jīng)濟(jì)建設(shè)中的重要作用，轉(zhuǎn)變?nèi)藗儗?duì)檔案建設(shè)的認(rèn)識(shí)；三是各級(jí)檔案局加強(qiáng)檔案執(zhí)法檢查，以查促建，倒逼各單位開(kāi)展檔案館（室）達(dá)標(biāo)建設(shè)。

3.2 培養(yǎng)檔案工作復(fù)合型人才

各單位都普遍存在檔案管理員對(duì)數(shù)字化設(shè)備不會(huì)用、信息技術(shù)基礎(chǔ)差的問(wèn)題，切合實(shí)際的解決辦法：一是強(qiáng)化檔案系統(tǒng)內(nèi)新知識(shí)、新技術(shù)的繼續(xù)教育，尤其是信息技術(shù)培訓(xùn)，提高檔案管理員的綜合業(yè)務(wù)能力；二是依托數(shù)字檔案管理軟件和信息化設(shè)備供貨方，為用戶單位提供技術(shù)培訓(xùn)，將技術(shù)升級(jí)和設(shè)備維護(hù)寫(xiě)進(jìn)后續(xù)服務(wù)合同；三是整合本單位的技術(shù)骨干力量，共同參與檔案信息化建設(shè)，搞好單位內(nèi)部人員的學(xué)習(xí)與交流。

3.3 彌補(bǔ)檔案管理上的不足

目前，很多單位的檔案管理還處在從手工操作過(guò)渡到人機(jī)交互的模式，檔案管理員安于現(xiàn)狀，新設(shè)備、新技術(shù)未得到充分應(yīng)用；在歸檔上，還存在只重實(shí)體檔案，忽視電子文件收集的傾向；對(duì)檔案信息的互聯(lián)互通、共享利用，安全隱患防范不夠。相應(yīng)的整改措施：一是將檔案信息化納入績(jī)效考核，建立激勵(lì)機(jī)制，杜絕檔案管理員“穿新鞋走老路”；二是檔案管理部門(mén)提供技術(shù)援助和業(yè)務(wù)咨詢，通過(guò)專業(yè)指導(dǎo)規(guī)范檔案管理；三是建立信息安全機(jī)制，運(yùn)用加密技術(shù)手段，為互聯(lián)互通網(wǎng)絡(luò)安全保駕護(hù)航。

3.4 健全單位的立卷歸檔制度

檔案征集方面的制度建設(shè)是薄弱環(huán)節(jié)，因此，不少人的檔案意識(shí)淡漠，不建檔、不歸檔的現(xiàn)象在各單位的部門(mén)中不同程度地存在。為了徹底整治可行的方案是：一是制訂內(nèi)容比較細(xì)化、易于操作的立卷歸檔制度，形成鋼性約束；二是配合采取適當(dāng)行政措施，如實(shí)行立卷歸檔評(píng)價(jià)制等，促進(jìn)檔案進(jìn)館率；三是檔案管理員主動(dòng)作為，提前介入，指導(dǎo)各部門(mén)人員建檔。

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