城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理問題及策略思考

張植平

摘 要：城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)作為一項(xiàng)重大惠民政策，為我國城鄉(xiāng)居民安享晚年發(fā)揮了重要的作用。城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案是城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)經(jīng)辦過程中產(chǎn)生的資料，做好城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化建設(shè)，既有利于為不同階段的養(yǎng)老金繳納與發(fā)放提供政策依據(jù)，也有利于為城鄉(xiāng)居民維護(hù)自身合法權(quán)益提供保障?；诖?，本文對(duì)城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理進(jìn)行了綜合性分析，并提出了相關(guān)策略，以供參考。

關(guān)鍵詞：城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)；檔案管理；問題；策略

1 城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理概述

城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)是城鄉(xiāng)居民實(shí)現(xiàn)老有所養(yǎng)的重要途徑之一，也是我國維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定、提高社會(huì)總體福利的重要舉措。城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案是指各級(jí)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在辦理城鄉(xiāng)居民保險(xiǎn)業(yè)務(wù)中產(chǎn)生的資料，主要包括城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)文件材料、基金管理材料、文書材料以及城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)工作中形成的電子文件材料、聲像材料、獲得的各種榮譽(yù)等。其中，業(yè)務(wù)文件材料包括城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)管理類、城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)費(fèi)征繳類、城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)待遇類、城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)統(tǒng)計(jì)報(bào)表類等[1]。

作為以生命周期為度量的險(xiǎn)種，城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案是一項(xiàng)跟蹤記錄居民一生養(yǎng)老保險(xiǎn)軌跡的檔案，其檔案管理有以下四大特點(diǎn)：第一，涉及人數(shù)廣。作為一項(xiàng)普惠的政策，城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)參保人數(shù)遠(yuǎn)超一般保險(xiǎn)參保人數(shù)。第二，涉及內(nèi)容多。由于基本養(yǎng)老保險(xiǎn)的繳納周期較長，故檔案中涉及了居民方方面面的資料。第三，變動(dòng)較大。城市化使得流動(dòng)人口變多，養(yǎng)老保險(xiǎn)跨區(qū)域轉(zhuǎn)移成為常態(tài)。第四，緊依政策。依據(jù)城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)政策的不同，檔案管理要做相應(yīng)調(diào)整。

2 城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的重要性

城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案是城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)經(jīng)辦過程的活化石，是城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)管理工作最重要的依據(jù)，其保存質(zhì)量關(guān)系到每位居民的切身利益，做好城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作，有著極其重要的意義。第一，做好城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作，有利于檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化建設(shè)。隨著城市化進(jìn)展的不斷深入與參保人數(shù)的不斷增多，建立規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化的城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理系統(tǒng)有利于提高保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)工作效率，為城鄉(xiāng)居民提供更高質(zhì)量服務(wù)[2]。第二，做好城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作，有利于為不同階段的養(yǎng)老金繳納與發(fā)放提供政策依據(jù)。第三，做好城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作，有利于為城鄉(xiāng)居民維護(hù)自身合法權(quán)益提供依據(jù)。城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案在設(shè)立時(shí)經(jīng)過了合法合規(guī)性審查，具有較強(qiáng)的法律效力，可以在發(fā)生糾紛時(shí)作為城鄉(xiāng)居民維護(hù)自身合法權(quán)益的佐證材料。

3 目前城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理存在的問題

基于城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案記錄年限橫跨周期長、涉及人員及內(nèi)容廣、變動(dòng)大、緊依政策等特點(diǎn)，隨著時(shí)代發(fā)展，城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案在管理的過程中，不可避免地存在一些問題。首先，城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理意識(shí)不足。有的領(lǐng)導(dǎo)忽視檔案管理工作，對(duì)檔案管理專業(yè)人員配備方面不夠重視，導(dǎo)致檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)低、管理混亂，檔案管理質(zhì)量低下；有的檔案管理人員認(rèn)為檔案管理工作重復(fù)性強(qiáng)、枯燥無味、不能產(chǎn)生直接經(jīng)濟(jì)價(jià)值，對(duì)檔案管理工作態(tài)度消極；還有的檔案管理人員將重心放在處理日常事務(wù)性工作上，疏于對(duì)檔案定期整理[3]。其次，城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理制度不完善。城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)工作覆蓋面廣，各地區(qū)檔案管理制度發(fā)展不平衡，受限于各地區(qū)的發(fā)展情況，全國難以有統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致部分偏遠(yuǎn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案信息統(tǒng)計(jì)不全面、檔案資料缺失現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，為后期的檔案統(tǒng)一錄入、系統(tǒng)化管理設(shè)置了障礙。最后，城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息化程度低。一方面，由于城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理時(shí)限較長、政策變動(dòng)大，并且涉及大量紙質(zhì)文檔，檔案信息化工作面臨巨大人力物力投入；另一方面，信息化對(duì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化要求較高，檔案的分類、歸檔、銷毀等流程的混亂導(dǎo)致了信息化工作難以開展。

4 完善城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的相關(guān)策略

4.1 強(qiáng)化意識(shí)

正確的認(rèn)識(shí)是積極行動(dòng)的前提。城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理作為辦理保險(xiǎn)業(yè)務(wù)中產(chǎn)生的有效憑證，其內(nèi)容的準(zhǔn)確與完整關(guān)系到每位參保人的最終利益。在居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理過程中，部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到保險(xiǎn)檔案管理的重要性，注入更多精力于檔案管理工作中去。應(yīng)當(dāng)做好動(dòng)員與宣傳工作，改變城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理人員對(duì)檔案管理工作枯燥無味、經(jīng)濟(jì)價(jià)值低的思維定勢，從城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)發(fā)展的長遠(yuǎn)角度為其工作賦予積極價(jià)值，增強(qiáng)職工對(duì)崗位的認(rèn)同感，提高工作主動(dòng)性，激發(fā)職工創(chuàng)造性思維[4]。人事部門應(yīng)當(dāng)招入更多檔案管理專業(yè)人才，重視對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員的專業(yè)化培訓(xùn)，適當(dāng)提高檔案管理人員薪資待遇。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)改變工作作風(fēng)，注重自我檔案管理能力的提升，主動(dòng)學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)。

4.2 完善制度

由于城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理自身的長周期特性，建立一套符合實(shí)際、標(biāo)準(zhǔn)明晰、步驟科學(xué)、流程暢通的城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理制度有利于形成規(guī)范、有序、易追溯的檔案材料，提高檔案管理效率[5]。一方面，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)《檔案法》和《社會(huì)保險(xiǎn)法》等相關(guān)政策法規(guī)，制定本單位保險(xiǎn)檔案目錄，細(xì)化各目錄分支資料的具體管理規(guī)則，促進(jìn)檔案管理工作規(guī)范性操作，提高管理水平。另一方面，對(duì)存檔的城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案展開定期抽查，根據(jù)其規(guī)范程度，將抽查結(jié)果納入考核指標(biāo)，制定相關(guān)獎(jiǎng)懲措施，提高檔案管理制度剛性。

4.3 加大投入

隨著投保人數(shù)及檔案資料的不斷增加，主動(dòng)應(yīng)用現(xiàn)代信息化技術(shù)，提高城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理水平是檔案管理發(fā)展的必然趨勢。城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作的信息化建設(shè)離不開各經(jīng)辦機(jī)構(gòu)對(duì)檔案管理的投入與支持。面對(duì)當(dāng)前信息化水平較低的現(xiàn)狀，應(yīng)當(dāng)為城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理人員提供計(jì)算機(jī)等硬件支持和城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理系統(tǒng)等軟件支持。利用檔案管理系統(tǒng)促進(jìn)檔案的規(guī)范化、程序化、便捷化管理，通過運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)工具，做好檔案信息的共享工作，為城鄉(xiāng)居民查詢基本養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案提供便利，多角度挖掘養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案價(jià)值。

5 結(jié)語

做好城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作是保障居民切身利益，服務(wù)居民老年生活的重要活動(dòng)之一。面對(duì)當(dāng)前城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理存在的管理意識(shí)不足、管理制度不完善、管理信息化程度較低等問題，本文提出從強(qiáng)化單位領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員對(duì)檔案管理重要性認(rèn)識(shí)的意識(shí)、完善城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理制度、從人才與基礎(chǔ)軟硬件設(shè)施方面加大對(duì)城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的投入等措施，多措并舉做好城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作。

參考文獻(xiàn)

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