大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的策略探析

陳雪玲

摘 要：在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理的發(fā)展迎來(lái)了發(fā)展契機(jī)。為了更好推動(dòng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理工作，本文提出了五個(gè)方面的策略。第一，樹(shù)立大數(shù)據(jù)的檔案管理理念；第二，加強(qiáng)數(shù)字檔案館建設(shè)；第三，加強(qiáng)智能檢索技術(shù)的建設(shè)；第四，提高檔案數(shù)據(jù)的安全性；第五，提高檔案管理人員的大數(shù)據(jù)技術(shù)水平。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；檔案管理；策略

1 問(wèn)題提出

檔案管理承擔(dān)著承擔(dān)著各種社會(huì)事件數(shù)據(jù)的收集、保存與運(yùn)營(yíng)的各項(xiàng)任務(wù)。隨著經(jīng)濟(jì)與社會(huì)的發(fā)展，檔案管理工作人員需要處理大量的數(shù)據(jù)，這對(duì)檔案管理工作提出了挑戰(zhàn)。大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，為檔案管理處理海量數(shù)據(jù)提供了契機(jī)。在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理工作人員應(yīng)用積極應(yīng)用云計(jì)算、智能檢索等技術(shù)，提高檔案管理的效率以及安全性。

2 大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的發(fā)展契機(jī)

1）優(yōu)化檔案保存管理。檔案的保存管理是檔案管理的重要內(nèi)容，如何科學(xué)有效進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)管理，是檔案機(jī)構(gòu)需要解決的一個(gè)重要任務(wù)。傳統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)的載體是紙質(zhì)材料，這使得檔案數(shù)據(jù)常常因?yàn)榧堎|(zhì)載體質(zhì)量的下降以及運(yùn)輸而造成損失，這給檔案數(shù)據(jù)的保存帶來(lái)巨大的挑戰(zhàn)。

大數(shù)據(jù)技術(shù)的引入，為檔案的保存管理提供了重要的契機(jī)。檔案管理人員可以通過(guò)數(shù)字檔案館的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的數(shù)字化，改變傳統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)的管理模式，使檔案數(shù)據(jù)資源能夠得到更好的保存。

2）提升檔案數(shù)據(jù)應(yīng)用價(jià)值。檔案數(shù)據(jù)不僅需要科學(xué)有效的保存，而且也應(yīng)該根據(jù)工作的需求，得到合理的應(yīng)用，其應(yīng)用價(jià)值應(yīng)用得到提升。一方面，大數(shù)據(jù)技術(shù)提高了檔案數(shù)據(jù)的檢索效率。智能檢索技術(shù)提高了檔案數(shù)據(jù)的檢索效率，能夠幫助檔案工作人員，根據(jù)工作需求，快速的查詢(xún)到所需要的檔案數(shù)據(jù)，對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的利用。另一方面，大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠便于檔案數(shù)據(jù)歸類(lèi)與分析，有助于挖掘數(shù)據(jù)價(jià)值。檔案數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，便于工作人員根據(jù)數(shù)據(jù)內(nèi)容的類(lèi)型進(jìn)行歸類(lèi)，同時(shí)能夠利用數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)技術(shù)，對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案數(shù)據(jù)整體的現(xiàn)狀特征，從而將相關(guān)的檔案數(shù)據(jù)應(yīng)用到現(xiàn)實(shí)工作之中。

3）推動(dòng)檔案管理工作融入智慧城市建設(shè)。當(dāng)前，不少城市在積極推動(dòng)智慧城市建設(shè)，通過(guò)智能化的技術(shù)服務(wù)，提高生活的便利性與舒適性。通過(guò)將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理之中，實(shí)現(xiàn)檔案開(kāi)發(fā)與管理數(shù)字化，能夠推動(dòng)檔案管理融入到智慧城市建設(shè)之中。依托智慧城市的建設(shè)，檔案的數(shù)據(jù)資源能夠更好服務(wù)于各個(gè)產(chǎn)業(yè)，同時(shí)借助于智慧城市各類(lèi)智能硬件設(shè)備的提升，更多大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠應(yīng)用到檔案管理之中，構(gòu)建完善的檔案管理信息管理體系。

3 大數(shù)據(jù)下檔案管理策略

3.1 樹(shù)立大數(shù)據(jù)的檔案管理理念

同傳統(tǒng)的檔案管理模式相比，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案的存儲(chǔ)方式、傳遞模式、應(yīng)用方法均具有很大的不同，這就要求檔案管理人員應(yīng)該樹(shù)立新的檔案管理理念，在思想上融入到大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理的工作之中。

一方面，要樹(shù)立數(shù)字化的檔案管理理念。傳統(tǒng)的檔案管理主要以紙質(zhì)材料為主。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，數(shù)字檔案、信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)等技術(shù)不斷發(fā)展，應(yīng)用到檔案管理實(shí)踐之中，極大提高了工作效率。為了適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展需求，檔案管理人員應(yīng)該梳理數(shù)字化檔案管理的理念，實(shí)現(xiàn)檔案由紙質(zhì)材料向數(shù)字化轉(zhuǎn)變。數(shù)字化的檔案信息資源，能夠更好融入到檔案信息化管理體系之中，并將云計(jì)算、云存儲(chǔ)等技術(shù)及時(shí)應(yīng)用到檔案資源的管理與開(kāi)發(fā)之中。

另一方面，要提高數(shù)據(jù)安全保護(hù)意識(shí)。大數(shù)據(jù)時(shí)代，雖然為檔案管理的工作效率提升帶來(lái)極大的促進(jìn)，但是這也給檔案管理的安全管理提出了更高的要求。相較于傳統(tǒng)的管理模式，檔案信息資源在大數(shù)據(jù)時(shí)代面臨巨大的泄漏與篡改的威脅。為此，檔案管理人員應(yīng)該提高安全意識(shí)，重視檔案管理的安全制度建設(shè)，在制度層面保證檔案信息安全。與此同時(shí)，檔案管理人員要提高檔案安全管理的技術(shù)水平，在技術(shù)上保證檔案信息資源安全。

3.2 加強(qiáng)數(shù)字檔案館建設(shè)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，數(shù)字檔案館是檔案信息化管理的重要載體。通過(guò)加強(qiáng)數(shù)字檔案管，能能夠?yàn)闄n案信息資源的存儲(chǔ)與應(yīng)用提供平臺(tái)。為此，檔案部門(mén)要加強(qiáng)數(shù)字檔案館的建設(shè)。數(shù)字檔案管理的建設(shè)實(shí)現(xiàn)效益與成本的統(tǒng)一。一方面，檔案部門(mén)要保證數(shù)字檔案觀的效益。檔案部門(mén)要根據(jù)檔案管理的需求，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，打造數(shù)字檔案館，在功能上能夠保證檔案管理的需求。另一方面，檔案部門(mén)要遵循經(jīng)濟(jì)原則，重視數(shù)字檔案管理的成本控制。因?yàn)閿?shù)字檔案管理技術(shù)含量高，需要一定的經(jīng)濟(jì)投入。檔案部門(mén)要加強(qiáng)成本管理，做好建設(shè)規(guī)劃，保證建設(shè)資金合理使用，避免數(shù)字檔案館建設(shè)資源的浪費(fèi)。

3.3 加強(qiáng)智能檢索技術(shù)的建設(shè)

檔案信息數(shù)據(jù)不僅需要通過(guò)有效的保存，而且也應(yīng)該進(jìn)行有效的數(shù)據(jù)檢索，對(duì)檔案數(shù)據(jù)資源的價(jià)值進(jìn)行挖掘。智能檢索技術(shù)為大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案數(shù)據(jù)資源的應(yīng)用提供了便利。通過(guò)對(duì)智能檢索技術(shù)的應(yīng)用，個(gè)體能夠及時(shí)查詢(xún)收索到相關(guān)的數(shù)據(jù)，并將應(yīng)用到經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展之中，充分發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)資源的價(jià)值。因此，要做好智能檢索技術(shù)的建設(shè)，重點(diǎn)引入與提升好可視化分析、預(yù)測(cè)性分析、語(yǔ)義引擎、大數(shù)據(jù)過(guò)濾等技術(shù)。這些技術(shù)一方面能夠?yàn)閭€(gè)體查詢(xún)與應(yīng)用數(shù)據(jù)提供便利，另一方面能夠?qū)κ湛s數(shù)據(jù)的質(zhì)量進(jìn)行把控，保證利用檔案數(shù)據(jù)的科學(xué)性。

3.4 提高檔案數(shù)據(jù)的安全性

為了保證檔案數(shù)據(jù)信息安全，檔案管理人員應(yīng)該從加強(qiáng)準(zhǔn)入監(jiān)督、及時(shí)的技術(shù)更新以及規(guī)范檔案安全管理操作，提高檔案數(shù)據(jù)的安全性。

第一，加強(qiáng)檔案信息準(zhǔn)入監(jiān)督。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案的數(shù)據(jù)更加多元化，這就要求建立信息準(zhǔn)入的監(jiān)督機(jī)制，對(duì)收集檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行監(jiān)督，保證檔案數(shù)據(jù)的安全性，避免因?yàn)槭占嬖诎踩{的檔案數(shù)據(jù)，而給檔案數(shù)據(jù)安全帶來(lái)威脅。

第二，及時(shí)進(jìn)行技術(shù)更新。檔案管理人員要不定期對(duì)信息化技術(shù)進(jìn)行更新與升級(jí)提高檔案信息管理系統(tǒng)的安全性。這能夠避免因?yàn)闄n案信息管理系統(tǒng)存在漏洞，而遭受到黑客的攻擊，從而對(duì)檔案的信息安全帶來(lái)威脅。

第三，規(guī)范檔案安全管理操作。檔案工作人員的不合理的檔案管理操作，將給檔案信息的安全管理帶來(lái)極大的威脅。因此，單位應(yīng)該加強(qiáng)檔案工作人員的訓(xùn)練，提高檔案信息安全管理的規(guī)范性。對(duì)于剛參與檔案安全管理的工作人員，單位可以采用以老帶新的方式，對(duì)新人進(jìn)行指導(dǎo)，保證其信息安全管理操作符合規(guī)范要求，提高檔案信息管理的安全性。

3.5 提高檔案管理人員的大數(shù)據(jù)技術(shù)水平

在大數(shù)據(jù)背景下，推動(dòng)檔案管理工作的優(yōu)化，有賴(lài)于一支專(zhuān)業(yè)的檔案管理工作人員隊(duì)伍。為了滿足工作的需求，應(yīng)該提高檔案管理人員的大數(shù)據(jù)技術(shù)水平。大數(shù)據(jù)技術(shù)作為前沿技術(shù)，技術(shù)水平層次高，發(fā)展迅速快，檔案管理工作人員只有及時(shí)了解技術(shù)前沿動(dòng)態(tài)，并將相關(guān)知識(shí)與技術(shù)融入到檔案管理工作中，才能夠更好應(yīng)對(duì)各種工作挑戰(zhàn)。

為此，檔案管理工作單位應(yīng)該舉辦大數(shù)據(jù)技術(shù)相關(guān)的培訓(xùn)。通過(guò)系統(tǒng)的培訓(xùn)，檔案管理工作人員能夠?qū)Υ髷?shù)據(jù)技術(shù)的理念，以及其在檔案管理工作中的應(yīng)用策略進(jìn)行了解。這能夠促進(jìn)檔案管理人員在工作中對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用。同時(shí)，檔案管理工作人員應(yīng)該加強(qiáng)大數(shù)據(jù)技術(shù)，尤其是同檔案管理工作相關(guān)技術(shù)的學(xué)習(xí)。檔案管理工作人員能夠以工作需求為導(dǎo)向，及時(shí)內(nèi)化相關(guān)的大數(shù)據(jù)技術(shù)，并將相關(guān)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理實(shí)踐之中，提高大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用水平。

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