淺析我國(guó)企業(yè)存貨管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

江蘇昆寶集團(tuán)有限責(zé)任公司 李清蓉

流通企業(yè)作為新時(shí)代的產(chǎn)物，發(fā)展迅猛規(guī)模龐大，在政策規(guī)章制度不斷細(xì)化完善的大環(huán)境下，對(duì)于流通企業(yè)的內(nèi)部環(huán)境、管理要求也越來(lái)越嚴(yán)格迫切。而存貨作為公司的重要資產(chǎn)，影響企業(yè)的成本利潤(rùn)，為了使企業(yè)能夠穩(wěn)健成長(zhǎng)，科學(xué)地管理存貨，有效控制存貨配置和管理，合理地控制核算存貨，對(duì)企業(yè)健康長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展具有積極重要的意義。存貨管理是在存貨的信息管理基礎(chǔ)上進(jìn)行決策分析，再進(jìn)行科學(xué)管控，在滾動(dòng)優(yōu)化的過(guò)程中，提高企業(yè)的收益率，實(shí)現(xiàn)存貨管理的最終目標(biāo)。

1 我國(guó)企業(yè)存貨管理的現(xiàn)狀

1.1 存貨及盤(pán)點(diǎn)管理不科學(xué)

第一，不相容職務(wù)未分離，有時(shí)盤(pán)點(diǎn)人員和保管人員是同一人，既負(fù)責(zé)收發(fā)，又負(fù)責(zé)盤(pán)點(diǎn)，勢(shì)必會(huì)帶來(lái)舞弊風(fēng)險(xiǎn)，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)盤(pán)點(diǎn)的獨(dú)立性。第二，盤(pán)點(diǎn)制度未建立，相當(dāng)一部分企業(yè)并沒(méi)有設(shè)置比較合理的存貨管理的規(guī)章制度，很多存貨管理人員只是依照自己的經(jīng)驗(yàn)在進(jìn)行存貨管理，無(wú)章可循，管理混亂。第三，有些即使是有存貨管理制度的企業(yè)，管理制度也形同虛設(shè)，管理人員并不遵循。沒(méi)有固定每月每季度每年進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)的制度，導(dǎo)致企業(yè)賬面數(shù)和實(shí)際結(jié)存數(shù)不符，盤(pán)點(diǎn)時(shí)候人員不足，權(quán)責(zé)不清。第四，存貨的收發(fā)盤(pán)點(diǎn)記錄并不完整，財(cái)務(wù)與倉(cāng)儲(chǔ)、銷(xiāo)售部門(mén)記錄不一致，導(dǎo)致核算困難，企業(yè)的資源大量流失。對(duì)于已變質(zhì)過(guò)期的存貨沒(méi)有及時(shí)處理，又導(dǎo)致賬面庫(kù)存過(guò)大，核算不準(zhǔn)，猶如雪上加霜。第五，管理凌亂，無(wú)規(guī)則，貨物未能按照品目日期等規(guī)律存放，只有倉(cāng)庫(kù)管理當(dāng)事人了解實(shí)際情況，其他部門(mén)無(wú)法一目了然，盤(pán)點(diǎn)也就沒(méi)有實(shí)際意義。

1.2 存貨核算數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確

第一，核算數(shù)據(jù)的收集，主要從基層員工的錄入后逐級(jí)匯總生成，任何一個(gè)環(huán)節(jié)的錄入數(shù)據(jù)不可靠匯總方式不嚴(yán)謹(jǐn)，都將造成核算數(shù)據(jù)的有用性變?nèi)?，使下一步的信息處理分析利用都頗為困難。第二，賬目方面經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)各種疏漏，導(dǎo)致記賬結(jié)果完整性不強(qiáng)。財(cái)務(wù)部門(mén)不能有效了解真實(shí)的儲(chǔ)存情況，導(dǎo)致存貨的賬目紊亂，存貨入賬不及時(shí)，存貨賬面數(shù)額與實(shí)際極為不符，不夠準(zhǔn)確。第三，庫(kù)存信息傳遞未充分利用于信息化，仍靠倉(cāng)庫(kù)管理員手書(shū)流水賬，不能正規(guī)及時(shí)錄入系統(tǒng)，對(duì)核算的意義太小，重新收集羅列錄入計(jì)算，涉及多部門(mén)時(shí)間跨度太長(zhǎng)，基本失去了核算意義。第四，庫(kù)存核算計(jì)量不夠準(zhǔn)確影響成本數(shù)據(jù)的真實(shí)性，影響企業(yè)各項(xiàng)相關(guān)比率指標(biāo)，造成會(huì)計(jì)信息使用者對(duì)企業(yè)作出錯(cuò)誤的判斷和決策。第五，對(duì)于有些中小流通企業(yè)，雖然配備了正規(guī)的核算軟件，但因?yàn)槿藛T素質(zhì)能力問(wèn)題，又未能完全使用，甚至形同虛設(shè)。當(dāng)財(cái)務(wù)核算時(shí)，專(zhuān)用系統(tǒng)里不能提供有效數(shù)據(jù)，錄入?yún)R總的方式方法不準(zhǔn)確，甚至及時(shí)錄入都未能做到，更有甚者，想要補(bǔ)錄，都無(wú)法集齊口徑一致的原始數(shù)據(jù)。

1.3 信息化核算軟件運(yùn)用欠缺

多數(shù)中小企業(yè)還未完全實(shí)現(xiàn)存貨信息化管理，仍舊采用手工輸入和信息化管理相結(jié)合的方式，企業(yè)內(nèi)部只建立了少數(shù)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，這樣就導(dǎo)致企業(yè)無(wú)法更好地獲取最新的庫(kù)存信息，以實(shí)現(xiàn)對(duì)庫(kù)存的控制。對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，信息就是利潤(rùn)，而不完善的信息體系，可能使企業(yè)在經(jīng)營(yíng)中喪失核心競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。

目前市場(chǎng)已經(jīng)有很好的核算軟件，如ERP等，但由于價(jià)格問(wèn)題、規(guī)模問(wèn)題以及領(lǐng)導(dǎo)的重視程度，相當(dāng)一部分中小企業(yè)均未能使用正規(guī)的統(tǒng)計(jì)核算軟件。目前的核算軟件，不止價(jià)格服務(wù)費(fèi)高昂，對(duì)中小企業(yè)的針對(duì)性還不全面，有些軟件的功能與現(xiàn)實(shí)不相符，需要的功能不夠簡(jiǎn)潔，不需要的套搬又紛繁復(fù)雜，操作起來(lái)也是有一定的難度，對(duì)于專(zhuān)業(yè)知識(shí)薄弱的人員，不能完全理解原理，無(wú)法完美駕馭，對(duì)于有財(cái)務(wù)知識(shí)，而電算化薄弱的人員也是難以很好的利用。

1.4 制度流程缺失或流于形式以及銷(xiāo)售目標(biāo)確定的合理性問(wèn)題

首先，很多商品流通企業(yè)不注重制度，重管理形式，輕管理實(shí)效，制度往往流于表面，未能充分發(fā)揮應(yīng)有的作用。僅對(duì)存貨管理相關(guān)重要事項(xiàng)予以說(shuō)明，與實(shí)際存貨管理需要相差甚遠(yuǎn)，導(dǎo)致存貨無(wú)法得到有效的管理。

其次，在組織架構(gòu)及崗位分布的設(shè)計(jì)上，權(quán)責(zé)利不明確，管理部門(mén)及人員相互牽制不足，庫(kù)存管理方面更是缺乏必要的制衡和有效的監(jiān)督。

最后，企業(yè)的銷(xiāo)售愿景過(guò)于美好，目標(biāo)過(guò)于高大上，但愿景目標(biāo)與真正意義上的事實(shí)銷(xiāo)售相差甚遠(yuǎn)。以最高的銷(xiāo)售量估計(jì)激勵(lì)所有銷(xiāo)售員，只能讓銷(xiāo)售人員想方設(shè)法達(dá)到既定指標(biāo)表象，而要求的指標(biāo)項(xiàng)與真正實(shí)際意義的銷(xiāo)售實(shí)現(xiàn)有時(shí)又有出入。比如，成功鋪貨上架并不能等同于銷(xiāo)售成功，反而讓更多的貨物過(guò)期變質(zhì)消耗，并發(fā)生更多的無(wú)用上架費(fèi)等。拜訪客戶(hù)次數(shù)指標(biāo)項(xiàng)也不表示客戶(hù)認(rèn)知度，過(guò)多的拜訪有可能讓人感覺(jué)被騷擾而適得其反等。目標(biāo)指標(biāo)項(xiàng)不能正確全面地估算銷(xiāo)售預(yù)計(jì)，可行性不足。

2 加強(qiáng)企業(yè)的存貨管理的對(duì)策建議

2.1 加強(qiáng)內(nèi)部環(huán)境建設(shè)抓住外部環(huán)境利好

第一，企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)要清晰，員工責(zé)權(quán)利要明確，不斷完善內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)，明確各個(gè)部門(mén)的主要工作，各個(gè)員工的職責(zé)權(quán)力。加強(qiáng)對(duì)各部門(mén)業(yè)務(wù)的日常審核監(jiān)督工作，營(yíng)造誠(chéng)信向上的價(jià)值觀念。第二，內(nèi)部各部門(mén)之間的信息溝通要緊密，信息傳遞要及時(shí)，尤其是倉(cāng)庫(kù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)和采購(gòu)部門(mén)，數(shù)據(jù)要一致，及時(shí)傳遞給數(shù)據(jù)分析使用部門(mén)。第三，引進(jìn)具有較高素質(zhì)的管理人才，增強(qiáng)企業(yè)的管理能力。為了保證存貨管理能夠穩(wěn)定長(zhǎng)久地進(jìn)行，企業(yè)必須重視對(duì)存貨管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)。按照自身的發(fā)展結(jié)合實(shí)際情況，選拔適合本類(lèi)崗位的人員。管理者應(yīng)該對(duì)企業(yè)的每個(gè)員工以更高的素質(zhì)和態(tài)度要求，通過(guò)集中組織專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)等各種手段提高員工的能力、素質(zhì)及職業(yè)道德水平。

2.2 梳理流程健全制度確定先進(jìn)可行的銷(xiāo)售目標(biāo)

首先，制度對(duì)于企業(yè)管理十分重要，特別是流通企業(yè)存貨占資產(chǎn)比高，管理就更加重要了。企業(yè)應(yīng)該依據(jù)相關(guān)法律制度外部環(huán)境，再綜合自身的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，編制適應(yīng)企業(yè)的存貨管理制度。梳理改造流程，設(shè)定適合自身切實(shí)可行的業(yè)務(wù)流程，針對(duì)業(yè)務(wù)流程分別做詳細(xì)的規(guī)范要求和控制措施，形成無(wú)形的制衡，并制定有效的激勵(lì)機(jī)制。

其次，合理的流程，有效地控制，是企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的基礎(chǔ)。合理的流程可以節(jié)約時(shí)間成本，減少風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生，提升利益空間。有效地控制，可以繼續(xù)優(yōu)化經(jīng)營(yíng)成果，不斷提升效率，減少管理成本，久而久之，養(yǎng)成一個(gè)良好的循序優(yōu)化的習(xí)慣方向，企業(yè)才可能經(jīng)久不衰。

最后，以合理的銷(xiāo)售目標(biāo)，合理預(yù)計(jì)需求，制定合理的采購(gòu)計(jì)劃，避免貨物過(guò)期積壓變質(zhì)浪費(fèi)；避免遙不可及的銷(xiāo)售目標(biāo)，制定具有先進(jìn)性可行性的銷(xiāo)售預(yù)算。產(chǎn)品質(zhì)量是企業(yè)的信譽(yù)，是企業(yè)賴(lài)以生存的基礎(chǔ)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)投入足夠的精力和人力做好產(chǎn)品質(zhì)量的工作，確?？蛻?hù)的需求滿(mǎn)意度，保存客戶(hù)量。此外，加強(qiáng)供應(yīng)商管理，保持良好的溝通，隨時(shí)交換供求信息，避免造成供應(yīng)商搭貨的后果。

2.3 綜合選擇科學(xué)適用的辦公軟件

企業(yè)應(yīng)按需定制，合理配備，重視信息系統(tǒng)的可操作性。首先，應(yīng)根據(jù)自身所處環(huán)境業(yè)務(wù)特點(diǎn)，建立科學(xué)有效的信息化存貨管理系統(tǒng)，提高數(shù)據(jù)處理的效率和準(zhǔn)確率，使各部門(mén)間及時(shí)溝通共享有關(guān)庫(kù)存管理的信息，提高企業(yè)的存貨管理水平。積極引入ERP等軟件和程序，運(yùn)用科學(xué)技術(shù)對(duì)存貨管理進(jìn)行有序的指導(dǎo)和規(guī)范。實(shí)現(xiàn)庫(kù)存管理的效率，強(qiáng)化管理。如WMS倉(cāng)庫(kù)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)地監(jiān)控，確保倉(cāng)庫(kù)工作效率的大大提升。其次，按照業(yè)務(wù)流程和企業(yè)規(guī)模以及領(lǐng)導(dǎo)的意向，綜合選擇配置適用的財(cái)務(wù)等各種軟件，旨在以最佳的投入，配備最適合本企業(yè)且合理保證發(fā)揮作用的統(tǒng)計(jì)核算財(cái)務(wù)軟件，保證核算工作的準(zhǔn)確進(jìn)行。

2.4 及時(shí)收集整理有用的相關(guān)信息數(shù)據(jù)

存貨核算要及時(shí)，對(duì)于已驗(yàn)收入庫(kù)的，應(yīng)及時(shí)做暫估入庫(kù)處理，做好真實(shí)完整的基礎(chǔ)核算。中層核算應(yīng)該在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)利用相應(yīng)技術(shù)手段對(duì)匯總呈報(bào)的數(shù)據(jù)進(jìn)行整理分析，結(jié)合企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃，及時(shí)出具相關(guān)報(bào)告，有利于各部門(mén)及相關(guān)信息使用者的正確分析和決策。要加強(qiáng)信息資源的利用，提升企業(yè)的工作效率和市場(chǎng)反應(yīng)能力。

2.5 科學(xué)獨(dú)立盤(pán)點(diǎn)

首先，按照庫(kù)存業(yè)務(wù)的處理流程以及信息使用者對(duì)及時(shí)性相關(guān)性的需要，建立健全的庫(kù)存內(nèi)部監(jiān)控制度。定期不定期進(jìn)行庫(kù)存的盤(pán)點(diǎn)，以保證賬實(shí)相符，并及時(shí)進(jìn)行上報(bào)。其次，企業(yè)應(yīng)遵循相關(guān)規(guī)范制度，根據(jù)業(yè)務(wù)流程，形成相互制約、相互監(jiān)督的盤(pán)點(diǎn)機(jī)制，充分體現(xiàn)制衡性。最后，在滿(mǎn)足制衡性原則的基礎(chǔ)之上，應(yīng)注意盤(pán)點(diǎn)工作的客觀公正獨(dú)立性，實(shí)施存貨盤(pán)點(diǎn)時(shí)，應(yīng)由除倉(cāng)庫(kù)管理，明細(xì)記賬以外的第三方主導(dǎo)。

3 結(jié)語(yǔ)

如今，外部政策環(huán)境利好，在享受政策優(yōu)惠的有利條件下，更應(yīng)該思考如何因企施制，完善制度，努力回報(bào)，并為企業(yè)下一輪提升奠定基礎(chǔ)。特別是商品流通企業(yè)發(fā)展迅猛，要跟上時(shí)代腳步，要保持長(zhǎng)遠(yuǎn)正常運(yùn)營(yíng)，在不斷完善制度流程的基礎(chǔ)上分析管理和展望就更加重要。我們應(yīng)該正確對(duì)待管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題后，用科學(xué)合理的方法，逐一的解決優(yōu)化，提高管理水平的同時(shí)，更可以使之成為企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。全員共同努力，將繁瑣的工作簡(jiǎn)單化，簡(jiǎn)單的工作藝術(shù)化，打造高效率而又充滿(mǎn)活力的企業(yè)模式。不斷追尋摸索優(yōu)化管理體系，逐漸形成流程制度管人，而非人管人。為法治治國(guó)作出推動(dòng)作用。