檔案管理中的電子信息化管理模式建設(shè)及應(yīng)用

李雪梅

（華能景洪水電工程建設(shè)管理局，云南 景洪666100）

1 引言

科技的不斷發(fā)展使得電子信息技術(shù)逐漸深入人們的生產(chǎn)和生活的各個(gè)領(lǐng)域，改變了人們的生活方式和生產(chǎn)方式，極大地提升了社會(huì)生產(chǎn)力。在檔案管理工作中融入電子信息化的管理模式，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理工作的變革，全面提升檔案管理工作質(zhì)量和管理效率，促進(jìn)檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展，使得檔案管理活動(dòng)能夠更好地服務(wù)于人們的需求[1]。

2 檔案管理中電子信息化管理模式建設(shè)的作用和優(yōu)勢(shì)

2.1 提高檔案檢索效率

傳統(tǒng)的檔案檢索工作依賴(lài)人力手工開(kāi)展，檔案管理工作人員面臨著大量的檔案進(jìn)行收集和處理，檔案管理的工作人員數(shù)量有限，導(dǎo)致檔案檢索工作效率低下，持續(xù)時(shí)間較長(zhǎng)，所耗費(fèi)的人員精力較多，影響檔案管理效率。電子信息化檔案管理模式的建設(shè)可以將所有的檔案信息內(nèi)容輸入檔案管理信息系統(tǒng)當(dāng)中，人們只需要在檢索框中輸入自己所需要查詢(xún)的檔案內(nèi)容，便能夠檢索到所需的檔案信息以及紙質(zhì)檔案放置的位置，極大地提升了檔案檢索的效率和質(zhì)量，解決了傳統(tǒng)信息查詢(xún)的低效率和時(shí)間長(zhǎng)的問(wèn)題。同時(shí)，電子化的信息檢索方式也極少出現(xiàn)故障和錯(cuò)誤，提高了信息檢索的精確度，減少檔案管理工作人員的工作量。

2.2 實(shí)現(xiàn)檔案資源共享

將電子信息化的管理模式融入檔案管理工作中，對(duì)原有的檔案記錄模式以及檔案管理進(jìn)行了優(yōu)化和升級(jí)，通過(guò)應(yīng)用計(jì)算機(jī)數(shù)字編碼的方式對(duì)檔案中的聲像和文字信息進(jìn)行處理，使其能夠轉(zhuǎn)變成以數(shù)據(jù)信息存儲(chǔ)的電子文件，這些電子文件更改便捷，查詢(xún)方便，而且可以在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中進(jìn)行共享。相對(duì)于傳統(tǒng)的人工檔案管理模式來(lái)說(shuō)，管理效率大大提升，管理質(zhì)量也得到了很好的保障。將檔案管理系統(tǒng)與自動(dòng)化的辦公系統(tǒng)有效對(duì)接，可以實(shí)現(xiàn)檔案資源的實(shí)時(shí)共享，代替了人工進(jìn)行檔案的索取及查詢(xún)，實(shí)現(xiàn)了信息的一體化，加快檔案歸檔速度以及存儲(chǔ)速度。

2.3 提高檔案管理工作的時(shí)效性

電子信息化管理模式在檔案管理過(guò)程中的有效應(yīng)用還可以解決傳統(tǒng)檔案管理工作耗費(fèi)時(shí)間長(zhǎng)以及工作量巨大的問(wèn)題，利用電子信息系統(tǒng)以及相關(guān)軟件可以對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)管理，保證檔案管理工作的質(zhì)量，全面提升檔案管理的工作效率，而且可以提高檔案管理工作的時(shí)效性，將得到的檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容及時(shí)錄入檔案管理數(shù)據(jù)系統(tǒng)當(dāng)中，為后續(xù)的查閱與咨詢(xún)提供方便，避免工作滯后問(wèn)題的發(fā)生。

2.4 保證檔案管理的精確度

檔案管理工作涉及方方面面的內(nèi)容，工作比較復(fù)雜，而且對(duì)工作人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)有著一定的要求。傳統(tǒng)的檔案管理工作涉及多種手工作業(yè)，要求工作人員能夠具備全面的檔案歸檔、檔案查閱以及檔案存儲(chǔ)等方面的能力，檔案管理人員通常需要反復(fù)整理和查閱多種檔案資料，工作效率低下，而且受到管理人員自身注意力的影響，也會(huì)存在各種失誤現(xiàn)象，影響檔案管理工作的效果。電子信息化管理模式的構(gòu)建可以解決傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)復(fù)雜性的問(wèn)題，將大量的信息錄入電腦中，可以高效精準(zhǔn)地錄入資料和查閱資料，而且電子信息化的檔案管理系統(tǒng)讀寫(xiě)相對(duì)比較方便，占用空間較小，可以輕松地將大容量的信息錄入資料庫(kù)中。電子信息化管理模式的構(gòu)建也可以解決傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)所需空間大、文件體積大、對(duì)環(huán)境濕度和溫度要求高等問(wèn)題，有效避免了因火災(zāi)和事故造成的檔案資料的丟失，只要做好信息檔案資源的備份工作，便能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源的安全性管理，體積相對(duì)較小，發(fā)生災(zāi)害時(shí)也容易保護(hù)和轉(zhuǎn)移，如果存儲(chǔ)的檔案資源受到損害，也可以通過(guò)技術(shù)手段進(jìn)行修復(fù)，從而可以保證檔案資源的安全性和可靠性。

3 電子信息化管理模式在檔案管理中的應(yīng)用

3.1 檔案的收集與整理

檔案的數(shù)據(jù)整理工作是檔案管理活動(dòng)的主要工作內(nèi)容，電子信息化管理模式將檔案的數(shù)據(jù)信息轉(zhuǎn)化為信息化的電子文件，可以實(shí)現(xiàn)電子信息文件的實(shí)時(shí)共享，打破了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理對(duì)時(shí)間和空間的限制。利用計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)載體以及云盤(pán)系統(tǒng)可以對(duì)電子檔案進(jìn)行全面收集和存儲(chǔ)，并將電子檔案的數(shù)據(jù)內(nèi)容以匯總的形式構(gòu)成數(shù)據(jù)庫(kù)。工作人員可以直接通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行電子檔案的調(diào)閱、查詢(xún)以及管理，工作人員可以在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中通過(guò)編號(hào)的方式對(duì)各項(xiàng)信息數(shù)據(jù)內(nèi)容進(jìn)行整理與分級(jí)，使得電子檔案的排列更加具有邏輯性和系統(tǒng)性，而且也可以利用相關(guān)軟件制作電子檔案的目錄，方便后續(xù)的查閱以及咨詢(xún)。

3.2 提高檔案資源管理的安全性

信息時(shí)代的全面到來(lái)使得計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在人們的日常生活中所發(fā)揮的價(jià)值和作用越來(lái)越大，為了能夠更好地進(jìn)行檔案管理工作的改革與優(yōu)化，將電子信息技術(shù)融入檔案管理過(guò)程時(shí)，需要結(jié)合檔案管理的工作要求、工作特點(diǎn)以及電子信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行系統(tǒng)地探究，建立起行之有效的信息檔案信息化管理技術(shù)規(guī)范以及制度體系，保證檔案管理的安全性和可靠性。規(guī)范檔案管理行為和檔案調(diào)閱流程，約束檔案管理人員的工作權(quán)力，盡可能地避免影響電子信息化檔案管理工作安全性問(wèn)題的發(fā)生。同時(shí)，還需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)，提高檔案管理人員的計(jì)算機(jī)水平，減少惡意攻擊檔案信息系統(tǒng)的行為發(fā)生，為檔案管理工作的順利開(kāi)展創(chuàng)造良好的環(huán)境。

3.3 加強(qiáng)對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)的維護(hù)與保養(yǎng)

檔案管理中電子信息化管理模式的建設(shè)與應(yīng)用也存在一定的安全性方面的問(wèn)題，檔案管理工作往往需要聯(lián)合互聯(lián)網(wǎng)共同開(kāi)展，在這種情況下，檔案管理電子化系統(tǒng)就處于一種開(kāi)放式的互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境當(dāng)中，難免會(huì)受到外部的惡意攻擊而導(dǎo)致檔案信息的泄露或者檔案信息的破壞，影響檔案管理的安全性。因此，必須要加強(qiáng)對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)的維護(hù)，提高檔案管理信息系統(tǒng)運(yùn)營(yíng)的安全性和穩(wěn)定性，通過(guò)設(shè)置防火墻、安裝殺毒軟件定期殺毒以及禁止外部設(shè)備接入檔案信息管理系統(tǒng)的方式提高檔案信息管理的質(zhì)量，杜絕檔案信息泄露問(wèn)題的發(fā)生，保證電子信息化檔案管理的效果。

3.4 完善檔案管理工作流程

電子信息化檔案管理工作模式的構(gòu)建需要結(jié)合檔案管理工作的實(shí)際流程來(lái)開(kāi)展，通過(guò)計(jì)算機(jī)對(duì)電子檔案的生成條件、可存儲(chǔ)性以及安全性進(jìn)行鑒定，明確電子檔案當(dāng)前所處環(huán)境的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題，加強(qiáng)對(duì)檔案鑒定環(huán)節(jié)的重視。同時(shí)，也需要依據(jù)介質(zhì)的不同，合理設(shè)置電子檔案的保管條件。一般情況下需要選擇抗磁、防光、抗塵的電子檔案載體進(jìn)行存儲(chǔ)和備份，電子信息化檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用也需要利用計(jì)算機(jī)的自動(dòng)計(jì)算功能以及統(tǒng)計(jì)功能，對(duì)各項(xiàng)檔案的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和應(yīng)用，進(jìn)一步完善檔案的閱讀模式和網(wǎng)絡(luò)化解鎖模式，提高檔案的管理效率和分析質(zhì)量。同時(shí)，電子檔案的管理也需要進(jìn)一步完善保密檔案的管理功能，尤其注意對(duì)保密檔案開(kāi)展防護(hù)工作和屏蔽工作，避免數(shù)據(jù)泄露和被盜取。在收集電子檔案時(shí)，將收集到的檔案進(jìn)行整理、編號(hào)、有序化處理，制作邏輯目錄，層層銜接、緊密相扣。在檔案管理的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)當(dāng)中，硬件問(wèn)題較少出現(xiàn)但出現(xiàn)后難以解決，需要做好數(shù)據(jù)的備份處理。對(duì)于軟件來(lái)說(shuō)，需要經(jīng)常調(diào)試，由專(zhuān)業(yè)人員維護(hù)，以此保持檔案管理系統(tǒng)的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案管理中電子信息化管理模式的應(yīng)用有效提升了檔案管理效率以及檔案管理質(zhì)量，減少人工管理過(guò)程中失誤問(wèn)題的發(fā)生概率，提高了檔案管理的精確度。因此，必須要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作信息化管理模式的重視，通過(guò)應(yīng)用信息化的管理模式為檔案管理工作的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展創(chuàng)造良好的條件，促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量和水平的提升。