淺談城市管理檔案歸檔整理問題與對策

馮亞佼 河北省張家口市城市管理數(shù)字化中心

隨著我國城市化建設的不斷加強，城市發(fā)展在我國經(jīng)濟發(fā)展以及社會建設中的重要作用逐漸強化，城市規(guī)劃與發(fā)展如何更加科學合理，在社會建設高速發(fā)展的當下，成為人們面臨的緊迫任務。社會主義現(xiàn)代化城市建設對于國家經(jīng)濟建設與發(fā)展起到至關重要的作用。由此產(chǎn)生的城建檔案不僅承載著城市發(fā)展的歷史，對城市未來發(fā)展也起到指明方向、提供參考的重要作用， 并直接作用于城市發(fā)展與整個規(guī)劃過程中。城建檔案作為促進城市發(fā)展與規(guī)劃的重要科技信息資源，對城市現(xiàn)代化建設與發(fā)展的推動作用無可限量。因此，對城建檔案的管理在城市規(guī)劃中的應用展開研究，具有現(xiàn)實意義。

一、城市管理檔案歸檔整理問題

（一）缺乏完整的管理制度

城市管理檔案對每一個發(fā)展中的城市都是必要的，城市檔案的收集歸納能夠更好地總結和反思城市發(fā)展中的錯誤行為。但領導者對城市管理檔案管理的概念有時有些單一，認為它只記錄了城市發(fā)展的歷史，對這個城市的未來發(fā)展沒有實質意義。這無意中阻礙了城市管理檔案的發(fā)展。在一些城市，檔案館藏管理機制不健全。新收集的城市信息沒有科學合理的分類、文件收集和管理沒有長期機制，在管理文件的過程中，沒有統(tǒng)一的規(guī)則和規(guī)定。與城市管理檔案相關的許多單位只能根據(jù)自己的評估收集和分類各種信息，相關規(guī)章制度不完善，造成檔案類型單一、資料不完整。

（二）缺乏專業(yè)的人才隊伍

在招聘過程中，沒有高標準和嚴格的要求，降低了候選人檔案管理專業(yè)知識的能力。有的甚至只要求掌握計算機知識即可，忽略了對檔案收集、整理、管理等專業(yè)知識的需求。因此，一些城市檔案管理的管理人員并非檔案管理專業(yè)畢業(yè)生。聘用后，也不進行專業(yè)培訓，員工專業(yè)技能不能立即得到糾正。缺乏基本技能，專業(yè)知識欠缺、也談不上實踐經(jīng)驗，由此進行的檔案管理工作也就談不上專業(yè)。使城市建設檔案在日后實際城市建設規(guī)劃中的有效使用大大降低。

二、城市管理檔案歸檔整理對策

（一）依據(jù)法律法規(guī)，健全檔案管理制度

基于城建檔案的重要性，我國已經(jīng)出臺關于城建檔案管理的相關法律法規(guī)，如《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國城市規(guī)劃法》、《建設工程質量管理條例》、《科學技術檔案工作條例》等。城建檔案管理工作在開展時應以國家相關法律法規(guī)為基礎，健全城建檔案管理制度，保障檔案管理工作的制度化、專業(yè)化以及規(guī)范化。加大城建檔案法律法規(guī)的宣傳，普及城建檔案的法律意識，將檔案管理工作上升至法律層面，落實檔案管理工作人員的責任以及工作內容，保證檔案管理的專業(yè)性和完整性。政府在這一過程中應充分發(fā)揮自身職能，強化檔案管理工作的權威性，降低社會上違反城建檔案法律法規(guī)現(xiàn)象的產(chǎn)生。

（二）拓寬應用渠道，完善檔案信息系統(tǒng)

城建檔案管理信息化、智能化建設是智慧城市建設的重要體現(xiàn)，也是城建檔案適應社會發(fā)展與進步的關鍵。城建檔案信息化建設，需要轉變傳統(tǒng)檔案管理觀念，以現(xiàn)代化城市規(guī)劃與建設需求為基礎，建立城建檔案信息化平臺管理。檔案信息化建設實現(xiàn)辦公自動化，強化檔案管理、收集以及利用各個方面。加大城建檔案宣傳力度，拓寬檔案管理應用渠道，實現(xiàn)城建檔案信息資源共享，有效發(fā)揮城建檔案在城市規(guī)劃中的重要作用。城建檔案信息化管理、強化檔案管理質量效率的同時，提升城建檔案管理工作的服務水平，滿足城市規(guī)劃的實際需求。

（三）壯大城建檔案的隊伍

由于城建檔案的工作人員缺少，很多工作無法完成，因此需要增加城建檔案的工作人員，來完成相關資料的收集整理和歸檔。并且在壯大城建檔案的過程中，注重吸收更多有能力、有專業(yè)知識的人，這樣才能夠讓城建檔案的記錄更加準確完善，城建檔案管理在城市規(guī)劃中也能夠起到更好的推進作用。

（四）加強宣傳引導，強化檔案利用意識

擴大檔案的影響力，使群眾了解城建檔案在日常生活中的重要性，以此強化群眾檔案利用意識，提升城建檔案在城市規(guī)劃中的利用率。檔案是依法治國的重要基礎，強化人們的檔案意識是提升人們法律意識的方法之一。基于法律保證，宣傳檔案正確利用的重要意義，強調忽略檔案利用而造成的經(jīng)濟損失現(xiàn)象，通過對比的方式強化人們的檔案利用意識。在此過程中，城建檔案管理部門應充分挖掘城建檔案信息資源，發(fā)揮城建檔案在城市規(guī)劃中的作用，讓人們在利用檔案的過程中受益，以此強化人民的檔案管理意識，促進城市檔案的利用，推動城市規(guī)劃建設發(fā)展。

（五）相關部門重視城建檔案

城建檔案管理為城市居民生活環(huán)境的改善提升提供重要依據(jù)，為城市整體建設發(fā)展保駕護航，是絕對不可缺失的歷史證明。政府應當重視城建檔案管理在城市規(guī)劃中的應用，才能夠讓城市更好的發(fā)展。

結束語：綜上所述，城市管理檔案是領導者必須要重視且監(jiān)督的，領導者可以從歷史的城市檔案中發(fā)現(xiàn)并改正當前政策存在的不足和缺陷，改善人居環(huán)境、提高服務水平、推動城市向現(xiàn)代化方向邁進。城市檔案管理并不是一個輕松容易的工作，這要求領導者在選用相關工作人員時注意他的專業(yè)素養(yǎng)和細心程度。不能缺漏任何一份管理文件，也不能偽造任何一份管理文件，以高度負責的態(tài)度完成好城建檔案工作。