新形勢下事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的途徑分析

陳爽 河源市人民醫(yī)院

事業(yè)單位中的檔案主要記錄的是本單位的發(fā)展過程，是事業(yè)單位開展工作的參考依據(jù)和執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，所以檔案管理工作是否具備規(guī)范化，與事業(yè)單位所有工作的實(shí)施和執(zhí)行有直接性的關(guān)系。規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理是事業(yè)單位開展和執(zhí)行各項(xiàng)工作的重要前提，其可以有效確保檔案管理的高效、高質(zhì)性，使事業(yè)單位各項(xiàng)工作向著精細(xì)化發(fā)展，由此減少決策失誤率。

一、事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的重要性

檔案管理是事業(yè)單位管理工作中非常重要的一項(xiàng)管理內(nèi)容，不僅是對工作人員個人信息記錄進(jìn)行管理，而且是單位整體管理水平的體現(xiàn)。新形勢下，規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理工作現(xiàn)已成了權(quán)衡事業(yè)單位管理水平主要標(biāo)志中的一部分，檔案管理效果的好與壞會對事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)管理水平產(chǎn)生影響，同時(shí)還會對單位整體運(yùn)行及發(fā)展產(chǎn)生直接影響。因此，推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程，可以有效提高相關(guān)工作人員對檔案管理的高度認(rèn)識，規(guī)范檔案管理工作流程，從而提高檔案管理工作水平，促進(jìn)事業(yè)單位快速有效運(yùn)行及發(fā)展。在當(dāng)今社會發(fā)展新形勢下，探究出一種高效并且適合的檔案管理模式，會給事業(yè)單位引入新競爭力，促進(jìn)事業(yè)單位的高效發(fā)展，不僅對于事業(yè)單位未來發(fā)展具有非常重要的作用和意義，而且對社會及經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起到一定促進(jìn)性作用。檔案管理當(dāng)中主要包括單位發(fā)展的戰(zhàn)略計(jì)劃，關(guān)系單位歷程中的各項(xiàng)成績，在此當(dāng)中的工作人員履歷信息對于單位以后的發(fā)展更是非常重要的資料信息，可以為單位以后發(fā)展和管理提供參考依據(jù)，促進(jìn)規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理工作的實(shí)現(xiàn)，是推動事業(yè)單位獲得發(fā)展的主要途徑。

二、新形勢下事業(yè)單位檔案管理中的問題

對我國現(xiàn)時(shí)期的檔案管理工作實(shí)際情況進(jìn)行深入分析，可以看出盡管新形勢下事業(yè)單位對檔案管理工作加強(qiáng)了重視，同時(shí)也對其創(chuàng)新實(shí)施了相應(yīng)的探究，但事業(yè)單位中的檔案管理在實(shí)際工作中仍存在很多不足之處，對檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)現(xiàn)產(chǎn)生了阻礙。

（一）相關(guān)人員對檔案管理重視度不足

檔案屬于我國非常珍貴的歷史性文化資源，在事業(yè)單位中，檔案管理對于其單位的發(fā)展和各項(xiàng)工作的實(shí)施具有非常重要的效用，檔案管理工作的規(guī)范化科學(xué)化的實(shí)現(xiàn)，可以為人事管理工作的高效實(shí)施奠定基礎(chǔ)，可以為人事調(diào)配提供決策性的參考，在此基礎(chǔ)上做出合理決策，使人事管理工作更加高效和高質(zhì)，使事業(yè)單位可以更加穩(wěn)固的不斷發(fā)展。在此過程中，如果想最大程度的發(fā)揮出事業(yè)單位內(nèi)檔案管理的最大效能，首先需對事業(yè)單位內(nèi)的檔案管理工作實(shí)施規(guī)范化。然而從現(xiàn)時(shí)期的實(shí)際情況來分析，部分事業(yè)單位其對于內(nèi)部的檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化重視度并不高，對于本單位的檔案管理工作并沒有給予太多的精力與人力及物力的支持，如此造成事業(yè)單位檔案管理較混亂，使檔案管理工作效率明顯降低，對于事業(yè)單位的發(fā)展形成較嚴(yán)重的負(fù)面影響[1]。

（二）沒有供檔案管理的規(guī)范化制度

事業(yè)單位內(nèi)檔案管理工作的規(guī)范化實(shí)現(xiàn)，首先需要建立健全的管理制度，然而從現(xiàn)時(shí)期的實(shí)際情況可以看出，很多事業(yè)單位都沒有構(gòu)建針對檔案管理規(guī)范化的相關(guān)制度，檔案管理制度的不完善導(dǎo)致事業(yè)單位在實(shí)施檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化期間會造成諸如檔案遺失、查找困難等管理規(guī)范化不足的問題，如此一定會對管理效果和質(zhì)量產(chǎn)生影響，在此情況下，會阻礙事業(yè)單位中檔案管理工作的正常實(shí)施和發(fā)展，從而給單位整體發(fā)展帶來負(fù)面影響。盡管檔案管理制度的構(gòu)建屬于事業(yè)單位整體制度構(gòu)建中的主要內(nèi)容，然而多數(shù)事業(yè)單位卻未把檔案管理工作融入進(jìn)事業(yè)單位平時(shí)工作的各個方面，使得各部門間缺乏協(xié)調(diào)性。除此之外，很多事業(yè)單位其在構(gòu)建檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化制度上所實(shí)施的力度并不強(qiáng)烈，制度的構(gòu)建并未真正落實(shí)到位，只做表面工作而已。

（三）電子檔案的實(shí)施條件不足

從具體情況來分析，很多事業(yè)單位中檔案管理的信息程度較低，檔案管理硬件與軟件條件都沒有跟上時(shí)代發(fā)展步伐，供檔案管理工作使用的設(shè)備并未做到及時(shí)更新和升級，為此無法實(shí)現(xiàn)信息化時(shí)代下電子檔案管理的具體要求，使檔案管理效果受到嚴(yán)重影響。因?yàn)槿鄙俟╇娮訖n案管理使用的硬件和軟件設(shè)備，造成電子文件形式的檔案管理較混亂，使檔案管理不具備規(guī)范性。除此之外，事業(yè)單位檔案管理過程中，對于信息化的應(yīng)用還有待提高，現(xiàn)時(shí)期還沒有依據(jù)事業(yè)單位檔案管理工作的具體要求來構(gòu)建系統(tǒng)完善的管理體系，為此使得事業(yè)單位檔案管理的工作成效非常低，對信息的收集與整理工作做得不到位，這些因素的存在一定會對檔案管理效果產(chǎn)生不同程度的影響。除此之外，負(fù)責(zé)事業(yè)單位檔案管理的工作人員自身素質(zhì)及業(yè)務(wù)能力都較薄弱，缺少積極服務(wù)意識，沒有固定時(shí)間的對人員進(jìn)行檔案管理相關(guān)知識的培訓(xùn)和教育學(xué)習(xí)，使得檔案管理工作沒能跟上時(shí)代步伐，為此對于檔案資源的充分利用形成阻礙性影響。因此事業(yè)單位需結(jié)合檔案管理實(shí)際情況，探尋出促進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的合理途徑。為事業(yè)單位中的檔案資源能夠獲得充分利用奠定基礎(chǔ)。

三、新形勢下事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化途徑

（一）加強(qiáng)宣傳提高認(rèn)識

事業(yè)單位中的檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)現(xiàn)是確保檔案管理效果的主要途徑。如想盡早達(dá)成檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，加強(qiáng)事業(yè)單位本身規(guī)范化意識是非常關(guān)鍵的。因此新形勢下，在追求檔案管理工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的過程中，需通過大量宣傳教育來讓相關(guān)單位中的檔案管理工作人員與相關(guān)單位的工作人員可以充分認(rèn)識檔案管理重要性，及事業(yè)單位對于檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的需求。如此在大力宣傳下，事業(yè)單位相關(guān)人員就會對檔案管理重要性提高重視，檔案管理的相關(guān)工作人員還可以從不同層面探究檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程可以良性有序進(jìn)行；除此之外，事業(yè)單位本部門內(nèi)的工作人員同樣也需積極協(xié)調(diào)檔案管理工作的有效實(shí)施，對檔案信息的搜集與整理工作需不斷加強(qiáng)，如此會讓事業(yè)單位內(nèi)的檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化早日實(shí)現(xiàn)，促進(jìn)事業(yè)單位中的檔案資源能夠得到高效利用[2]。

（二）建立健全的檔案管理機(jī)制確定工作職現(xiàn)

合理性的制度是確保所有工作有序?qū)嵤┑那疤嵋蛩?，所以檔案管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)也是如此。因此事業(yè)單位的檔案管理需對檔案管理機(jī)制實(shí)施合理的優(yōu)化和改進(jìn)，從組織保障、工作要求、工作內(nèi)容、部門寫作、崗位職責(zé)的劃分等多個方面來進(jìn)行全方位的整合優(yōu)化和調(diào)整。確切的說，事業(yè)單位需以檔案管理實(shí)際情況為基礎(chǔ)，對檔案管理工作相關(guān)制度進(jìn)行全面的優(yōu)化和改進(jìn)。除此之外，事業(yè)單位本身在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，還需明確檔案管理工作人員職責(zé)，通過合理調(diào)配和分工來提升檔案管理工作整體效率，由此在檔案管理機(jī)制與制度引導(dǎo)下，使檔案管理方式實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化，保證檔案管理工作人員本身優(yōu)勢可以得到最大程度的發(fā)揮和展現(xiàn)，提高檔案管理成效和質(zhì)量。而且，作為事業(yè)單位還需經(jīng)常組織開展檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的相關(guān)會議，經(jīng)過內(nèi)部商議統(tǒng)一制定出規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的有關(guān)檔案管理的相關(guān)機(jī)制，對于各職能部門其自身義務(wù)和職責(zé)，來確定制度具體規(guī)定，由此保證各部門都可以積極的同檔案管理部門進(jìn)行有效合作共同為事業(yè)單位的發(fā)展一同努力，保證檔案信息收集精準(zhǔn)性和使用的方便性及查找借閱安全性。如此可以保證檔案管理中的各項(xiàng)工作都能充分高效實(shí)現(xiàn)，為檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化達(dá)成創(chuàng)設(shè)條件[3]。

（三）大量應(yīng)用信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下，信息化現(xiàn)已是檔案管理發(fā)展的重要方向。由于信息化管理所具有的突出特點(diǎn)就是其規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和方便快捷性，所以在此情況下，事業(yè)單位便需對檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化加強(qiáng)力度，依據(jù)信息化構(gòu)建中的具體要求來實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化。也就是說，為了能夠高效達(dá)到檔案管理的信息化要求，一定要結(jié)合檔案管理的流程來構(gòu)建系統(tǒng)性的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理組織在實(shí)施相應(yīng)操作的時(shí)候，都可以結(jié)合有關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)來實(shí)施操作，在統(tǒng)一操作模式和規(guī)范處理體系前提下，促使檔案資料處理能夠及時(shí)達(dá)到信息化標(biāo)準(zhǔn)，最終完成檔案信息的統(tǒng)一管理，提高檔案管理工作效率和工作質(zhì)量。

（四）管理人員自身素質(zhì)及能力的提升

事業(yè)單位需清楚檔案管理人員本身能力和素養(yǎng)與檔案管理工作效率及質(zhì)量有很大的關(guān)聯(lián)性。所以，需固定時(shí)間的組織檔案管理的相關(guān)人員加強(qiáng)培訓(xùn)，由此可以在培訓(xùn)期間將規(guī)范流程及檔案管理的相應(yīng)知識，傳教給檔案管理工作人員，防止因素養(yǎng)和專業(yè)能力方面的欠缺而造成管理混亂，經(jīng)常進(jìn)行培訓(xùn)可以強(qiáng)化管理人員責(zé)任意識，由此對檔案管理工作重要性提高認(rèn)識。同時(shí)在進(jìn)行檔案整合與分類的時(shí)候一定的仔細(xì)、認(rèn)真，由此實(shí)現(xiàn)檔案信息資料的規(guī)范化和精細(xì)化，不斷提升檔案管理工作人員的工作水平及職業(yè)素養(yǎng)。此外，還需重視加強(qiáng)引導(dǎo)檔案管理人員熟練的操控電腦和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，大量使用現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)來實(shí)施檔案管理，這對于提升檔案信息整理效率及高效完成工作非常有利，通過高技術(shù)的應(yīng)用會讓管理人員更為合格的完成本職工作。

四、結(jié)語

總體來說，事業(yè)單位中的檔案管理實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化并不是一蹴即成的一項(xiàng)工作，其需要長期不懈努力才可以達(dá)成的，在此過程中需緊密結(jié)合事業(yè)單位的實(shí)際發(fā)展需求和檔案管理發(fā)展來實(shí)施合理的優(yōu)化和改進(jìn)，如此才可以高效提高檔案管理工作成效和質(zhì)量。在此情況下，事業(yè)單位需對檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化重要性加強(qiáng)認(rèn)識，同時(shí)對現(xiàn)時(shí)期檔案管理中存在的各類不足進(jìn)行細(xì)致的分析和研究，利用對內(nèi)部規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化管理加強(qiáng)認(rèn)識和對檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化重構(gòu)，及構(gòu)建完善的管理機(jī)制，并同時(shí)利用信息化技術(shù)促使檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化，由此使檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化能夠得到有效實(shí)現(xiàn)，并促進(jìn)事業(yè)單位的大力發(fā)展。