檔案館檔案信息化建設(shè)的創(chuàng)新分析

張超 張家口市檔案館

前言：當前的檔案館檔案信息化建設(shè)的大部分工作內(nèi)容還是按照傳統(tǒng)的方式方法進行的，沒有從長遠和創(chuàng)新的角度出發(fā)，這樣很有可能對未來的綜合進步產(chǎn)生影響，在當前的檔案館檔案信息化建設(shè)的過程中要開展有效的創(chuàng)新，按照科學(xué)和合理的模式進行，隨著計算機網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案館的檔案信息化建設(shè)也和現(xiàn)代信息技術(shù)進行整合，但是要根據(jù)當前時代的背景進行檔案信息化建設(shè)的加強，檔案信息化是科學(xué)技術(shù)發(fā)展和計算機技術(shù)普及背景下的正確選擇也是必然趨勢，檔案管理的工作者要深刻認識檔案信息化的重要性和新時期檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵。

一、檔案館進行檔案信息化建設(shè)的意義

（一）實現(xiàn)資源共享

對檔案館進行信息化建設(shè)可以提升檔案信息的使用效率，方便了檔案館和地方單位的結(jié)合，在查詢相關(guān)人員信息等方面提供了極大的便利，實現(xiàn)資源的共享，檔案館在進行檔案信息化建設(shè)的過程中可以進行地方政治活動和地方特色等檔案內(nèi)容的收錄，這樣可以幫助相關(guān)的部門和人員進行檔案信息的調(diào)動和查閱，實現(xiàn)了信息的共享。檔案館的檔案信息化建設(shè)也和現(xiàn)代信息技術(shù)進行整合，但是要根據(jù)當前時代的背景進行檔案信息化建設(shè)的加強。

（二）減少人力成本

傳統(tǒng)的檔案館進行檔案管理需要耗費大量的人力進行檔案信息的收錄和整理，這一過程需要大量的人力資源，但是檔案館進行檔案信息化建設(shè)只需要引進現(xiàn)代化的信息技術(shù)就可以進行檔案管理，工作人員使用計算機進行館藏的管理，減少了人力成本的支出，也降低了工作人員的工作量，同時檔案館的工作人員使用現(xiàn)代化的信息技術(shù)進行館藏檔案的管理也提升了管理的效率和質(zhì)量，實現(xiàn)了集中管理。檔案館的管理人員應(yīng)當掌握和熟悉當前時代背景下的檔案館檔案信息建設(shè)的工作重點。

（三）改變檔案管理的方法

以前傳統(tǒng)的檔案管理當中管理人員必須要在檔案館內(nèi)進行檔案的生成，耗費的時間也非常多，工作效率低下，但是檔案館的檔案管理和信息化建設(shè)進行整合可以有效提升工作人員的辦公效率，檔案館的管理人員可以隨時隨地進行辦公，通過計算機和網(wǎng)絡(luò)快速生成需要的檔案，提升檔案生成的效率，傳統(tǒng)的檔案管理辦法是對紙質(zhì)檔案進行保養(yǎng)和管理，對紙質(zhì)檔案進行翻閱和查找的過程也是傳統(tǒng)檔案管理的弊端，新的時代背景下的檔案管理對電子形式的檔案進行管理，檔案館的工作人員只需要利用計算機就可以對檔案進行管理，提升了工作效率，降低了工作難度，也不用擔(dān)心紙質(zhì)檔案損壞的問題。

二、檔案館檔案信息化建設(shè)的創(chuàng)新途徑

（一）完善軟件設(shè)施

檔案館檔案信息化建設(shè)的難度很大，受到的影響因素也比較多，要更好的完成檔案館檔案信息化建設(shè)的工作就要對軟件設(shè)施進行完善，檔案館在進行檔案信息化建設(shè)的過程中要堅持和科技企業(yè)合作，尋找適合自身的軟件平臺進行操作，一些操作都要符合自身檔案館的實際情況，不能一味按照統(tǒng)一的標準來進行，很容易對后續(xù)的工作開展產(chǎn)生影響。同時檔案館檔案信息化建設(shè)的軟件選擇要保證多元化，在不同的工作當中，不同的軟件可以發(fā)揮出不同的作用，將軟件的功能進行有效落實才是實現(xiàn)檔案館檔案管理信息化建設(shè)的有效方法。

（二）加強系統(tǒng)建設(shè)

檔案館檔案信息化建設(shè)中還需要提升創(chuàng)新力度，不能一直停留在傳統(tǒng)的理念和技術(shù)上，這樣是無法取得良好發(fā)展成績的，對系統(tǒng)建設(shè)進行創(chuàng)新是檔案館進行檔案信息化建設(shè)創(chuàng)新的重點，檔案館檔案信息化建設(shè)系統(tǒng)要符合自身特點和工作的要求，檔案館的系統(tǒng)建設(shè)要有較大的容量，而且要保證在存儲和翻閱的過程中可以高效完成。在進行系統(tǒng)建設(shè)創(chuàng)新中要注意進行系統(tǒng)試運行，任何系統(tǒng)的操作和推廣都不可能在一開始就取得較大成功，要在系統(tǒng)運行的工程中進行不斷地調(diào)整和創(chuàng)新，為后來的工作進步和發(fā)展提供幫助和奠定基礎(chǔ)。在進行系統(tǒng)創(chuàng)新建設(shè)的過程中要注意吸取一線工作人員的工作意見，這樣可以對很多問題進行改善和解決。

（三）加強專業(yè)人才的建設(shè)

檔案信息化建設(shè)的創(chuàng)新需要專業(yè)技術(shù)人才的支持，新時代的檔案管理工作人員必須要掌握以計算機技術(shù)為代表的信息技術(shù)，檔案館要結(jié)合自身的實際情況對員工進行定期的培訓(xùn)和不定期的考核，可以組織工作和技術(shù)人員進行專業(yè)學(xué)習(xí)進修，也可以和周圍的檔案館進行交流和溝通，對檔案館管理人員的計算機和相關(guān)設(shè)備進行維護和軟件開發(fā)，檔案館要建設(shè)一支專業(yè)的、高素質(zhì)的技術(shù)人才，這樣才可以進行檔案管理的創(chuàng)新。對檔案館檔案信息化建設(shè)進行創(chuàng)新，來促進檔案管理工作的與時俱進，保障資源共享。

三、總結(jié)

對檔案館的檔案管理進行創(chuàng)新可以有效解決相關(guān)問題，創(chuàng)造出社會效益和經(jīng)濟效益，要對檔案館檔案信息化建設(shè)的創(chuàng)新進行持續(xù)關(guān)注，基層的檔案館要注意規(guī)范原始檔案管理的方法，對原始的檔案管理方法進行優(yōu)化，吸取其中優(yōu)點，和新時代下的檔案信息化建設(shè)創(chuàng)新結(jié)合，對檔案館的檔案管理創(chuàng)新建立工作標準，來優(yōu)化檔案管理工作和提升檔案管理的效率和工作質(zhì)量。檔案館中進行檔案的信息化建設(shè)是十分有必要的。