新時期人事檔案管理制度的優(yōu)化策略探討

劉星余 許欣

文登區(qū)人力資源和社會保障局

引言：人事檔案管理就是將人力資源信息進(jìn)行收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用的實踐活動。人事檔案是反映單位人力資源客觀情況的記錄，是考核、培養(yǎng)人才的重要依據(jù)。在當(dāng)前信息化檔案管理背景下，紙質(zhì)時代形成的人事檔案管理制度已經(jīng)難以適應(yīng)檔案資源利用的需求，因此，如何實現(xiàn)人事檔案管理制度的調(diào)整與優(yōu)化則成為檔案管理工作的重點問題。

一、新時期人事檔案管理制度建設(shè)現(xiàn)狀

在現(xiàn)代市場經(jīng)濟環(huán)境下，人才已經(jīng)成為單位參與市場競爭的重要資源，而人事檔案作為記載、敘述干部本人經(jīng)歷、基本情況、成長歷史、思想狀況、工作成績等信息的重要資料，對于單位人力資源的優(yōu)化配置具有重要意義，因此，建立系統(tǒng)完善的人事檔案管理制度也是加強管理工作的必然選擇。但是，信息時代的到來為人事檔案管理工作帶來了諸多新的變化，在人事檔案管理制度建設(shè)中缺乏對信息時代變化的合理應(yīng)對出現(xiàn)了諸多問題，例如檔案管理理念陳舊，缺乏對制度化、規(guī)范化建設(shè)的深入思考，對于信息化人事檔案管理缺乏充分的認(rèn)知，傳統(tǒng)以整理、保存為主的檔案管理理念，難以適應(yīng)當(dāng)前信息化背景下的檔案資源開發(fā)要求；專業(yè)的檔案管理人才缺乏，管理責(zé)任模糊，制度執(zhí)行缺乏力度，且缺乏主動開發(fā)、利用檔案資源的意識與能力；數(shù)字化人事檔案建設(shè)不規(guī)范，信息化管理體系存在漏洞，數(shù)字化檔案資源開發(fā)缺乏完善的程序，造成了檔案管理制度化建設(shè)缺陷，影響了檔案管理質(zhì)量；安全管理機制不盡完善，檔案信息丟失、泄露等風(fēng)險較高；人事檔案使用過程不規(guī)范，無法從數(shù)據(jù)分析的角度實現(xiàn)對人事檔案的充分利用，限制了人事檔案潛在價值的發(fā)揮。針對此，在新的發(fā)展時期，應(yīng)轉(zhuǎn)變工作思路，積極推進(jìn)人事檔案管理制度的建設(shè)與完善。

二、新時期人事檔案管理制度的優(yōu)化策略

（一）轉(zhuǎn)變思想理念

新時期人事檔案管理工作的發(fā)展與變化需要檔案管理者在思想理念上做出轉(zhuǎn)變，以迎接、應(yīng)對檔案管理工作的種種變化，并指導(dǎo)人事檔案管理制度的調(diào)整與優(yōu)化。在新時期，人事檔案管理部門的相關(guān)人員，乃至整個單位內(nèi)部的全體員工，構(gòu)應(yīng)該提高規(guī)范化管理意識，將制度建設(shè)作為規(guī)范人事檔案管理，提高檔案資源利用效率的基本要求，并根據(jù)相關(guān)制度中形成的管理責(zé)任加以落實；提高信息化管理認(rèn)識，分析信息化時代對人事檔案管理工作帶來的變化，并從制度建設(shè)角度探究人事檔案資源挖掘與利用的價值，指導(dǎo)信息化管理體系的建設(shè)，推動人事檔案管理工作的創(chuàng)新與轉(zhuǎn)型。

（二）加強專業(yè)人員培養(yǎng)

新時期單位人事檔案管理制度建設(shè)提出的新要求需要更加專業(yè)的管理人員加以落實，而面對目前人事檔案管理人員整體素質(zhì)不高的問題，單位必須要做出相應(yīng)的調(diào)整。加強對專業(yè)的檔案管理人才的引入，從人事檔案制度建設(shè)的角度出發(fā)，從信息化檔案管理需要出發(fā)，充實檔案管理隊伍，優(yōu)化人事檔案管理人員結(jié)構(gòu)；注重對檔案管理人員的教育與培訓(xùn)，加強對信息化檔案管理理論知識的建構(gòu)，提高其信息話檔案管理的操作能力，以促進(jìn)其更好地融入到新的檔案管理環(huán)境中來；加強對人事檔案管理人員的責(zé)任意識培養(yǎng)，強調(diào)制度建設(shè)的重要性，并提高其落實、執(zhí)行制度規(guī)范的責(zé)任與能力。

（三）推進(jìn)信息化管理體系構(gòu)建

加強信息化建設(shè)是新時期檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢，也是檔案管理制度優(yōu)化的關(guān)鍵所在。單位在人事檔案信息化管理中，應(yīng)積極引入信息技術(shù)，將傳統(tǒng)的檔案掃描轉(zhuǎn)化為電子檔，以彌補傳統(tǒng)檔案管理漏洞，將檔案資料分享至系統(tǒng)平臺，為信息化管理制度建設(shè)提供依據(jù)；推進(jìn)數(shù)據(jù)庫建設(shè)，檔案管理部門應(yīng)轉(zhuǎn)變思路，從資源開發(fā)的角度對人事檔案的利用價值進(jìn)行分析，同時加強對數(shù)據(jù)庫權(quán)限的設(shè)置，確保信息化檔案管理系統(tǒng)不僅能夠?qū)崿F(xiàn)對員工數(shù)據(jù)信息的全面收集與整合，更能夠在嚴(yán)格的制度運行下實現(xiàn)安全管理，推進(jìn)資源開發(fā)，從而實現(xiàn)信息化檔案管理的科學(xué)化與規(guī)范化建設(shè)。

（四）完善人事檔案安全管理機制

在信息化背景下，檔案信息的安全管理形式為日益嚴(yán)峻，應(yīng)充分分析當(dāng)前人事檔案管理面臨的新的安全隱患，并通過制度建設(shè)加以預(yù)防與控制。在人事檔案管理過程中，相關(guān)部門應(yīng)加強安全制度建設(shè)，明確各環(huán)節(jié)在檔案管理工作中的責(zé)任，將安全職責(zé)落實到個人，并通過激勵、追責(zé)等方式提高安全管理效果；完善信息安全管理體系，利用技術(shù)手段加強安全防范，同時系統(tǒng)操作規(guī)范，提高人事檔案安全管理水平。

（五）優(yōu)化人事檔案的使用規(guī)范

新時期人事檔案管理制度的建設(shè)不僅是為了實現(xiàn)對檔案的收集與存儲，更是為了實現(xiàn)對檔案資源的挖掘與利用。單位在人事檔案管理制度建設(shè)中，應(yīng)建立系統(tǒng)的檔案資源使用規(guī)范，從信息資源的角度對檔案的潛在價值進(jìn)行挖掘，并嚴(yán)格根據(jù)檔案管理制度落實檔案使用流程，體現(xiàn)新時期數(shù)據(jù)分析與利用的價值，從而規(guī)范人事檔案管理制度，提高人事檔案管理效率。

三、結(jié)束語

綜上所述，在信息化檔案管理背景下，應(yīng)深刻認(rèn)識到人事檔案管理工作的重要性，并轉(zhuǎn)變思想理念，加強對專業(yè)檔案管理人才的引入與培養(yǎng)，推進(jìn)數(shù)字化檔案建設(shè)，加快信息化管理體系構(gòu)建，完善人事檔案安全管理機制，優(yōu)化人事檔案的使用規(guī)范，這樣才能逐漸構(gòu)建新時期的人事檔案管理規(guī)范，加強信息化人事檔案管理的制度化發(fā)展。