人力資源管理中人事檔案管理創(chuàng)新策略探究

劉雯 八五二農(nóng)場人力資源和社會保障辦公室

前言：人事檔案管理是現(xiàn)代管理體系中的重要組成部分，可以真實(shí)反映員工的業(yè)務(wù)水平、思想素質(zhì)、專業(yè)職稱等情況，是用人單位人力資源管理方案生成與調(diào)整的重要依據(jù)，對工人單位工作效率的提升、綜合競爭實(shí)力的增強(qiáng)、人力資源管理結(jié)構(gòu)的優(yōu)化及員工長遠(yuǎn)發(fā)展均具有積極推動與促進(jìn)作用。但是當(dāng)前隨著人力資源管理的深入發(fā)展，人事檔案管理工作的作用并沒有得到真正意義上的發(fā)揮，甚至出現(xiàn)一定的問題。因此，在人力資源管理中如何創(chuàng)新開展人事檔案管理工作成為當(dāng)前相關(guān)人員亟待解決的重要課題。

一、概念界定

（一）人力資源管理。人力資源管理主要是指在以人為本管理理念的引領(lǐng)之下，結(jié)合企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)，以科學(xué)合理的方式有計(jì)劃、有目的地對內(nèi)部人力資源進(jìn)行優(yōu)化配置，借助招聘培訓(xùn)、考核激勵、職位晉升等途徑最大限度調(diào)動員工工作主動性和積極性，為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益的一種管理模式。從整體上來說，人力資源管理工作主要包括人力資源工作規(guī)劃、招聘與配置、培訓(xùn)與開發(fā)、績效管理、薪酬與福利、勞動關(guān)系六大模塊。

（二）人事檔案管理。人事檔案管理主要對企事業(yè)單位內(nèi)部員工的基本信息加以記錄的一種管理模式，檔案內(nèi)容包括專業(yè)學(xué)歷、工作經(jīng)驗(yàn)、家庭情況，透過人事檔案可以反映出員工的業(yè)務(wù)能力、思想品質(zhì)、工作態(tài)度等。人事檔案管理作為現(xiàn)代管理體系中的重要組成部分，以加強(qiáng)對員工的了解與管理為主要目標(biāo)，為人力資源管理工作的有序開展指明方向。

（三）人力資源管理與人事檔案管理的關(guān)系。人事檔案管理是人力資源管理工作開展的基礎(chǔ)性環(huán)節(jié)，為企事業(yè)單位人力資源結(jié)構(gòu)優(yōu)化調(diào)整提供依據(jù)。企事業(yè)單位透過員工人事檔案可以充分了解該員工的業(yè)務(wù)水平、從業(yè)經(jīng)驗(yàn)、思想品質(zhì)，并將此看作是企業(yè)人才招聘、員工職位晉升的重要依據(jù)。由此可見，人力資源管理與人事檔案管理是相輔相成的關(guān)系。

二、人力資源管理中人事檔案管理的創(chuàng)新策略

（一）重視人事檔案管理工作。人事檔案管理是人力資源管理的重要組成部分，在新的時代背景之下管理者要重視人事檔案管理，將其上升至企事業(yè)單位戰(zhàn)略規(guī)劃層面之上，成分發(fā)揮人事檔案管理在人資源管理效率提升方面的重要作用。對此，管理者首先要轉(zhuǎn)變自身的管理觀念，根據(jù)時代發(fā)展特點(diǎn)即是更新自身的管理思想，重視檔案，將人事檔案管理看作是做好員工管理工作的基礎(chǔ)，結(jié)合本單位的實(shí)際情況制定完善的規(guī)章制度，構(gòu)建一支高素質(zhì)、強(qiáng)能力的人事檔案管理隊(duì)伍，為人事檔案管理工作的規(guī)范開展創(chuàng)造有利條件。此外，檔案管理人員要強(qiáng)化自身的工作意識，于工作實(shí)踐中探索人事檔案管理的新方法，形成人事檔案管理的全新思路，進(jìn)一步提高人事檔案管理水平。

（二）提高檔案管理人員能力。人事檔案管理工作具有復(fù)雜性與繁瑣性的雙重特征，需要人事檔案管理人員具備較高的職業(yè)道德修養(yǎng)、較強(qiáng)的崗位操作能力，以仔細(xì)且富有耐心的心態(tài)投身到人事檔案管理工作當(dāng)中。因此，檔案管理人員要具備高度的責(zé)任意識，對單位內(nèi)部員工的各項(xiàng)信息加以搜集整理，包括履歷表、工作鑒定、年度審核表、工作表現(xiàn)、專業(yè)技術(shù)職稱情況等，確保員工的認(rèn)識管理資料精準(zhǔn)全面。同時，檔案管理人員還需要良好的職業(yè)素養(yǎng)，做到不造假、不丟失、不遺漏。此外，企事業(yè)單位要建立健全人事檔案管理人員培訓(xùn)教育機(jī)制，從理論能力、崗位操作、職業(yè)素養(yǎng)等方面加以培訓(xùn)，并增加電腦使用技術(shù)，提高人事檔案管理人員計(jì)算機(jī)使用水平，通過人事檔案管理人員綜合能力的培養(yǎng)進(jìn)一步帶動人力資源管理效率的提升。

（三）完善人事檔案管理制度。企事業(yè)單位若想實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展，則需要結(jié)合本單位的實(shí)際情況對現(xiàn)有的人事檔案管理制度作出進(jìn)一步調(diào)整與完善，為人事檔案管理工作順利開展提供科學(xué)的制度框架。第一，建立信息搜集制度，設(shè)置專門的檔案信息搜集崗位，由責(zé)任心強(qiáng)、業(yè)務(wù)水平高的人員擔(dān)任信息搜集聯(lián)絡(luò)員，及時更新人員的人事檔案管理信息；第二，建立信息鑒別歸檔制度，在規(guī)定的時間內(nèi)完成人員信息檔案歸檔工作，明確檔案管理的具體內(nèi)容，落實(shí)檔案管理要求，避免信息錯誤、檔案遺漏現(xiàn)象的出現(xiàn)；第三，建立檔案信息保密制度，由專門的人員負(fù)責(zé)人事檔案管理，檔案的交接要做好記錄，減少人文因素對人事檔案信息的破壞，確保人事檔案信息的可靠安全。

（四）應(yīng)用現(xiàn)代化管理手段。傳統(tǒng)人工方式的人事檔案管理模式在降低工作效率的同時，還會進(jìn)一步影響人事檔案管理工作的實(shí)效性，極大程度上增加人事檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景之下，企事業(yè)單位要善于利用大數(shù)據(jù)技術(shù)、信息化手段開展人事檔案管理工作，構(gòu)建集合自動化、網(wǎng)絡(luò)化、一體化于一身的人事檔案網(wǎng)絡(luò)管理體系，促使人事檔案管理朝著綠色化、高效化的方向發(fā)展。同時，加強(qiáng)人事檔案數(shù)字化建設(shè)，包括人事檔案數(shù)據(jù)信息庫、人事檔案管理系統(tǒng)等，以現(xiàn)代化手段落實(shí)人事檔案管理工作，減輕人力資源管理部門的工作壓力。

總結(jié)：綜上所述，人力資源管理與人事檔案管理是相輔相成的關(guān)系，因此，管理者要重視人事檔案管理，根據(jù)本單位的性質(zhì)科學(xué)劃分人事檔案，結(jié)合自身的實(shí)際情況逐步完善人事檔案管理制度，并善于運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)、信息化手段開展人事檔案管理工作，建設(shè)人事檔案信息化管理網(wǎng)絡(luò)，提高人事檔案管理水平，促使人事檔案管理朝著現(xiàn)代化、實(shí)時化、制度化的方向發(fā)展，為企事業(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展注入活力。