信息化時代下檔案工作的相關(guān)思考

王震亞，楊忠清

（1.中國電子科技集團公司第二十八研究所，南京210000；2.南京航空航天大學(xué)，南京210000）

1 引言

當(dāng)前信息化時代，檔案的信息化工作已勢在必行，其中包括檔案數(shù)字化以及數(shù)字檔案館、檔案管理系統(tǒng)等各方面的建設(shè)，檔案員正面臨著很多未知的挑戰(zhàn)。

2 檔案工作的現(xiàn)狀

2.1 檔案數(shù)據(jù)的安全性不夠

檔案的不可再生性給檔案信息化提出了很高的要求，如何保證檔案數(shù)據(jù)的安全是檔案信息化要攻克的一大難點。2014年，中辦、國辦印發(fā)《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》中進一步強調(diào)要建立健全確保檔案安全保密的檔案安全體系。隨著社會的發(fā)展，檔案工作面臨的內(nèi)外部環(huán)境逐漸復(fù)雜，危及檔案安全的因素日益增多。比如，不可避免的老舊檔案的霉變，自然災(zāi)害的破壞，人為的損壞和丟失，甚至檔案遭到調(diào)包和信息泄密。同時，電子檔案日益增多，檔案可能會因為服務(wù)器系統(tǒng)的癱瘓、黑客的攻擊或磁盤的消磁等因素遭到損失。

2.2 檔案信息化的技術(shù)支撐有限

檔案信息化的過程中，需要購買相關(guān)機器、系統(tǒng)和軟件，用以檔案數(shù)字化、檔案信息系統(tǒng)等工作的組建。雖然設(shè)備已配備齊全，但在工作中總碰到進行不下去的難題，如數(shù)字化過程中服務(wù)器、磁盤陣列的布局等，都是需要專業(yè)人員提供技術(shù)上的支持，不然僅僅檔案員自身很難去解決這么多計算機技術(shù)方面的問題。但現(xiàn)實企業(yè)中，檔案部門只要一遇到技術(shù)問題，就要依靠其他部門的幫助，導(dǎo)致信息化工作效率低下。

2.3 檔案工作者數(shù)量少，素質(zhì)有待提高

目前，很多企業(yè)檔案部門人力短缺，但編制卻已滿額，特別是數(shù)字化整理過程中明顯人手不夠。檔案信息化工作是一個龐大的系統(tǒng)工程，需要大批的檔案信息化技術(shù)人才，但檔案部門的社會地位和條件有限，和別的部門相比難以引進信息化技術(shù)人才。另外，絕大部分企業(yè)的檔案部門忽視人才的培養(yǎng)，缺少普遍且規(guī)范的信息化技術(shù)培訓(xùn)制度，也沒有針對現(xiàn)有檔案員的繼續(xù)教育培訓(xùn)機制，在崗人員計算機技術(shù)水平有限，年紀(jì)大的老檔案員更加缺乏基礎(chǔ)的計算機知識，制約了檔案信息化的發(fā)展。

2.4 領(lǐng)導(dǎo)對檔案信息化建設(shè)重視程度不高

因檔案部門在一個單位中的地位較低，大部分企業(yè)忽視檔案管理的重要性，領(lǐng)導(dǎo)不愿意投資，但檔案的信息化建設(shè)又需要大量的資金去購買設(shè)備和搭建系統(tǒng)，導(dǎo)致檔案信息資源的開發(fā)受限。另外，檔案的信息化建設(shè)涉及企業(yè)的方方面面，包括信息化相關(guān)部門的審簽、科研部門一些業(yè)務(wù)流程的更改、新系統(tǒng)的應(yīng)用以及檔案的保密管理等，參與的部門和人員較多，管理方式要產(chǎn)生重大變革。如果沒有領(lǐng)導(dǎo)的重視和推進，很難將工作進行下去。

2.5 缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)、制度

推進信息化，新的標(biāo)準(zhǔn)和制度要先行。在信息化工作剛剛推進的情況下，制度還沒有建立，檔案工作者都是“摸著石頭過河”，對具體工作程序尚不明確，往往需要通過實踐，才能補全和完善相應(yīng)的制度，光紙上談兵寫出的制度全面性和可行性都還不夠。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范是實施檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，如果沒有統(tǒng)一健全的標(biāo)準(zhǔn)體系，缺乏規(guī)劃和管理，檔案部門建立系統(tǒng)時各種參數(shù)不統(tǒng)一，濫買軟件，系統(tǒng)之間會無法恰當(dāng)連接，導(dǎo)致通用性差、重復(fù)勞動、浪費資源和使用周期短等一系列弊端。

3 對現(xiàn)狀的幾點思考與措施

3.1 運用多樣的檔案安全管理手段

信息化時代下，檔案安全工作尤為重要。第一，要借鑒國際上先進的技術(shù)經(jīng)驗，提高信息化建設(shè)中技術(shù)的可靠性和安全性，在系統(tǒng)的建設(shè)中應(yīng)充分運用防火墻、防入侵檢測、防病毒、漏洞掃描等技術(shù)，確保系統(tǒng)能安全運行。第二，數(shù)據(jù)庫應(yīng)在不同載體上備份，異地、異機、異人保管、紙質(zhì)和電子檔案并行，使數(shù)據(jù)更加安全。第三，應(yīng)完善相關(guān)制度，該廢止的廢止，該修訂的修訂，該新增的新增。只有建立合適的相關(guān)管理制度，才能使其操作起來有章可循，防止泄密的情況發(fā)生。第四，預(yù)防為主，提升檔案員安全管理技能水平，有預(yù)見性地做好防范應(yīng)對，對設(shè)施設(shè)備進行定期巡查，提早發(fā)現(xiàn)隱患；對檔案數(shù)據(jù)的遷移等容易出現(xiàn)問題的環(huán)節(jié)，加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)，嚴(yán)格遵守操作規(guī)范。第五，強化責(zé)任落實，做到責(zé)任落實到人，按照檔案安全責(zé)任制的要求，細化任務(wù)分工，督促員工種好各自的“責(zé)任田”。

3.2 會同信息化部門提供技術(shù)支撐

加強與信息化部門的溝通合作，信息化時代下的檔案工作不能只依靠檔案部門，需要主管部門領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)籌規(guī)劃，與信息化部門全面協(xié)調(diào)，申請項目立項，劃撥出技術(shù)人員專門去攻克檔案信息化建設(shè)中系統(tǒng)和各業(yè)務(wù)流程出現(xiàn)的問題，有計劃地推進信息化建設(shè)工作，設(shè)定目標(biāo)節(jié)點，一步一個腳印地去實現(xiàn)。

3.3 加強檔案信息化人才的培養(yǎng)

檔案信息化建設(shè)中提高檔案人員的信息化水平尤為迫切，檔案部門不僅要積極參加學(xué)會或集團中組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，也應(yīng)該經(jīng)常在單位中開展與當(dāng)前工作密切相關(guān)的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)指導(dǎo)、專題講座和現(xiàn)場研討等，在實踐中提高檔案員相應(yīng)的專業(yè)技能[1]。同時，企業(yè)應(yīng)有計劃地招聘和培養(yǎng)一批檔案信息化專業(yè)復(fù)合型人才，可以在系統(tǒng)的搭建和維護中發(fā)現(xiàn)有優(yōu)勢的員工，變“檔案守護者”為“檔案信息的開發(fā)者”。在檔案員編制緊缺的情況下，可以將分散在各個二級部門的檔案員重新集中組建入檔案部門，在一定程度上實現(xiàn)資源的優(yōu)化配置，緩解人員缺少的處境。

3.4 申請科技立項，將檔案信息化建設(shè)上升到國家層面

由于檔案信息化建設(shè)涉及部門廣，人員范圍大，為有效地推進工作就需要領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視，要把它提到企業(yè)的年度目標(biāo)計劃中去，申立為一個項目，這樣就可以通過項目籌備足夠的資金來購買設(shè)備，幫助系統(tǒng)軟件的開發(fā)，促使各部門配合檔案部門開展相關(guān)工作。此外，企業(yè)機關(guān)會按階段對項目的完成情況進行檢查，該檢查直接影響到一個部門的績效考核，從而督促檔案員不能安于現(xiàn)狀，積極學(xué)習(xí)信息化技能和知識。中辦、國辦印發(fā)的《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》中指出：“建立檔案室工作新格局，各級黨政機關(guān)、企事業(yè)單位要大力支持檔案部門加強統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，確保歸檔文件材料符合要求；把檔案信息化納入本單位信息化建設(shè)整體規(guī)劃，統(tǒng)一部署、同步實施，確保檔案部門實現(xiàn)對電子文件形成、積累和歸檔的全程監(jiān)督指導(dǎo)”。國家檔案局已出臺《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》等規(guī)范性成文，目的都是促進檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，各企業(yè)應(yīng)及時響應(yīng)國家號召，努力使單位檔案建設(shè)形成質(zhì)的飛躍，緊跟社會的發(fā)展。

3.5 建立企業(yè)檔案信息化相關(guān)制度，健全檔案信息標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

為使企業(yè)檔案信息化建設(shè)有序地進行，每一項工作的開展都要有相應(yīng)的制度支撐[2]。如檔案數(shù)字化工作的展開就需要紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范，使單位內(nèi)部遵規(guī)執(zhí)行，達成默契，提高工作效率，各項工作有章可循。企業(yè)內(nèi)部制度可以借鑒國家檔案局印發(fā)的相關(guān)制度，并結(jié)合單位自身情況來制定。

4 結(jié)語

綜合上述的分析可看出，我國檔案信息化建設(shè)還要一個長期、系統(tǒng)的過程，如今的檔案不僅僅在于保管，而更重要的是開發(fā)和利用。一個企業(yè)利用好自己的檔案，就是利用好一筆別人無法替代的財富，做好檔案的信息化建設(shè)有利于實現(xiàn)企業(yè)檔案的價值，使企業(yè)檔案信息資源合理配置，做到科學(xué)管理。本文提出了一些實際操作中可能遇到的問題和對這些問題的思考，希望對今后檔案行業(yè)的發(fā)展起到積極的作用。