新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新及優(yōu)化

包梅花

（內(nèi)蒙古興安盟扎賚特旗政法委后勤服務(wù)中心，內(nèi)蒙古 興安盟137600）

1 引言

檔案管理是事業(yè)單位管理工作中的關(guān)鍵組成部分，相關(guān)部門需要根據(jù)檔案管理工作的實(shí)際情況，制定科學(xué)、有效的檔案管理制度，充分發(fā)揮出各個(gè)職能部門的作用，推動(dòng)事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展。事業(yè)單位檔案管理工作具有綜合性特點(diǎn)，涉及信息收集、整理和歸納分析等內(nèi)容，檔案管理人員需要樹立創(chuàng)新理念，并將創(chuàng)新理念應(yīng)用到檔案管理工作中，提高檔案管理的整體質(zhì)量?；诖?，文章研究了新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新及優(yōu)化手段。

2 新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新及優(yōu)化的重要性

檔案指的是企業(yè)和事業(yè)單位日常管理工作中形成的、記錄各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)的具有保存價(jià)值的原始資料，檔案的基本要素包括形成者、查考價(jià)值、載體，主要是再現(xiàn)歷史真實(shí)面貌的原始文件。在事業(yè)單位中，檔案管理人員直接管理各項(xiàng)檔案實(shí)體和檔案信息，并提供利用服務(wù)，服務(wù)于其他相關(guān)業(yè)務(wù)工作。檔案管理工作是事業(yè)單位發(fā)展和改革的關(guān)鍵，為事業(yè)單位管理工作的順利開展提供了基礎(chǔ)保障，有助于事業(yè)單位的有序運(yùn)行。因此，事業(yè)單位檔案管理在很大程度上提升了事業(yè)單位檔案使用效率、完善了事業(yè)單位管理體系，推動(dòng)著事業(yè)單位的改革和發(fā)展。

3 事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀

3.1 檔案管理模式無法和信息技術(shù)進(jìn)行融合

在新時(shí)期的發(fā)展中，信息技術(shù)在各個(gè)行業(yè)的發(fā)展中得到了有效應(yīng)用，其在事業(yè)單位檔案管理工作中的應(yīng)用將成為一種必然趨勢(shì)。但是，在事業(yè)單位實(shí)際檔案管理工作中，由于信息化建設(shè)需要投入大量的資金，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案信息系統(tǒng)建設(shè)不夠完善，仍實(shí)行以紙質(zhì)檔案形式進(jìn)行保存和查閱的模式，這就使得檔案管理工作難度不斷增加，無法充分發(fā)揮出檔案的作用。例如，在同類型業(yè)務(wù)處理過程中，受檔案管理效率的影響，檔案管理工作缺乏實(shí)效性，嚴(yán)重影響著檔案管理工作的有效推進(jìn)。

3.2 檔案管理人員綜合水平有待提升

通常情況下，事業(yè)單位在設(shè)置崗位的過程中，普遍安排秘書等職員負(fù)責(zé)檔案管理工作，這些人員不具備檔案管理的專業(yè)知識(shí)，且檔案管理工作無法實(shí)現(xiàn)專人負(fù)責(zé)，這就在很大程度上影響著檔案管理工作的整體質(zhì)量。除此之外，在事業(yè)單位的發(fā)展中，相關(guān)管理部門未針對(duì)檔案管理人員定期開展相關(guān)的管理培訓(xùn)活動(dòng)，無法滿足檔案管理崗位的實(shí)際需求，阻礙了檔案管理整體水平的提升。

3.3 事業(yè)單位不注重檔案管理工作

在事業(yè)單位建立初期，很多工作普遍是與政府中很多部門進(jìn)行配合完成的，其涉及資料范圍相對(duì)比較廣泛，如征地、裝修和基建等資料，這項(xiàng)工作任務(wù)比較繁重，且未安排專業(yè)的檔案管理人員開展資料搜集和管理工作，這就導(dǎo)致檔案管理工作無法滿足相關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)要求。另外，部分事業(yè)單位普遍認(rèn)為檔案管理工作沒有技術(shù)含量，很多管理人員和工作人員無法認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，普遍是有資料就接收的狀態(tài)，在不上交相關(guān)資料的情況下未安排專業(yè)人員進(jìn)行管理，使得檔案管理工作質(zhì)量無法得到保障。

3.4 事業(yè)單位檔案管理制度不完善

在事業(yè)單位建立初期，單位內(nèi)部的很多制度根據(jù)當(dāng)時(shí)社會(huì)發(fā)展的實(shí)際情況進(jìn)行了規(guī)范，檔案管理制度也如此。但是隨著社會(huì)的快速發(fā)展，社會(huì)形勢(shì)發(fā)生了很大變化，事業(yè)單位工作內(nèi)容在經(jīng)濟(jì)形勢(shì)和政治形勢(shì)不斷變化的背景下，也有所改變。而在新時(shí)期的社會(huì)發(fā)展中，事業(yè)單位仍實(shí)行傳統(tǒng)的管理制度，無法滿足新時(shí)期的社會(huì)發(fā)展需求，導(dǎo)致很多工作處于混亂狀態(tài)[1]。在檔案管理工作中，很多傳統(tǒng)管理制度中規(guī)定了檔案管理的相關(guān)負(fù)責(zé)人和工作流程，但在事業(yè)結(jié)構(gòu)的調(diào)整中，增加了很多的部門，要是按照傳統(tǒng)的管理制度開展相關(guān)工作，無法實(shí)現(xiàn)預(yù)期的執(zhí)行效果，而且在員工崗位職責(zé)落實(shí)不到位的情況下，工作人員會(huì)產(chǎn)生僥幸心理，在需要履行檔案管理職責(zé)時(shí)，無法按時(shí)完成各項(xiàng)任務(wù)。

4 新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新及優(yōu)化策略

4.1 創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理工作模式

在事業(yè)單位檔案管理過程中，很多部門的檔案無法得到有效利用，使得檔案管理工作質(zhì)量不斷下降。為了有效地改善這一現(xiàn)狀，事業(yè)單位檔案管理人員需要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理工作模式，改善服務(wù)形式，如開發(fā)專門的網(wǎng)頁(yè)，針對(duì)相關(guān)的特種設(shè)備建設(shè)條件建立檔案，提升事業(yè)單位檔案管理工作的整體水平，并不斷提升事業(yè)單位的綜合服務(wù)水平，為群眾提供良好的在線服務(wù)系統(tǒng)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位工作的自動(dòng)化。

4.2 建立規(guī)范的檔案管理制度

在事業(yè)檔案管理工作中，檔案管理人員需要樹立法制意識(shí)，為檔案管理工作的有效性提供支持。同時(shí)，為了做好檔案管理工作，事業(yè)單位需要重視法律法規(guī)的有關(guān)要求，提高全體員工的法律意識(shí)，確保單位內(nèi)部各項(xiàng)工作都嚴(yán)格按照相關(guān)法律條款執(zhí)行。檔案管理工作在事業(yè)單位的運(yùn)行和發(fā)展中發(fā)揮著十分重要的作用，有助于相關(guān)人員了解事業(yè)單位的發(fā)展情況、目前的運(yùn)營(yíng)情況，能夠?qū)ξ磥碛幸粋€(gè)準(zhǔn)確的預(yù)判。因此，事業(yè)單位需要重視檔案建設(shè)和管理工作，制定完善的檔案管理制度，將檔案管理工作作為事業(yè)單位發(fā)展規(guī)劃和年度規(guī)劃的重點(diǎn)內(nèi)容，將檔案管理工作落實(shí)到實(shí)際工作中，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作開展的高效性。

4.3 提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)

為了建立高質(zhì)量的檔案管理隊(duì)伍，事業(yè)單位需要做好檔案管理人員培訓(xùn)和引進(jìn)工作，聘請(qǐng)更多管理經(jīng)驗(yàn)豐富的專家開展全面、常規(guī)的檔案管理專業(yè)培訓(xùn)工作，并加強(qiáng)對(duì)信息自動(dòng)化技術(shù)操作的培訓(xùn)，提升檔案管理人員的整體水平。同時(shí)，事業(yè)單位需要鼓勵(lì)檔案管理人員提高自主學(xué)習(xí)能力，做好政治業(yè)務(wù)素養(yǎng)、溝通能力和服務(wù)意識(shí)培訓(xùn)，加大人力資源制度建設(shè)，拓寬優(yōu)秀人才引進(jìn)渠道，提高檔案管理人員的綜合水平。

4.4 創(chuàng)新檔案管理信息化建設(shè)

事業(yè)單位檔案管理工作中的檔案分類和整體工作比較多，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案信息處理方式已無法滿足新時(shí)期大批量檔案管理的實(shí)際需求，事業(yè)單位需要不斷創(chuàng)新并優(yōu)化傳統(tǒng)的檔案管理模式，引進(jìn)先進(jìn)的信息化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。同時(shí)，在實(shí)際檔案管理工作中，引進(jìn)更多先進(jìn)技術(shù)，在確保檔案信息準(zhǔn)確的前提下，延長(zhǎng)檔案保存時(shí)間。除此之外，事業(yè)單位還需要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理信息化建設(shè)，尤其要注重以下內(nèi)容：首先，檔案管理人員需要提升自身的信息把握能力，確保信息的有效性，及時(shí)地傳遞檔案信息；其次，引進(jìn)更多先進(jìn)的設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、掃描儀等，完成計(jì)算機(jī)輔助檔案管理建設(shè)。檔案管理人員需要將所有檔案上傳到計(jì)算機(jī)中，利用先進(jìn)技術(shù)進(jìn)行處理，如聲音、影像和文字等，這樣才能夠使檔案內(nèi)容更加豐富，為人員查閱提供便利；最后，建立網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)，公開未設(shè)置保密屬性的檔案，有助于檔案管理人員獲取更多信息，實(shí)現(xiàn)檔案的充分利用，為人民群眾提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。另外，在檔案管理工作過程中，事業(yè)單位需要做好系統(tǒng)安全維護(hù)工作，定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行檢查，確保每周一次，及時(shí)地進(jìn)行病毒查殺，引進(jìn)多樣化的維護(hù)管理方式，保證系統(tǒng)檔案的安全性。

5 結(jié)語

綜上所述，在新時(shí)期的社會(huì)發(fā)展中，為了做好事業(yè)單位檔案管理工作，相關(guān)部門需要確保檔案管理工作的真實(shí)性和可靠性，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。同時(shí)，事業(yè)單位需要認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，建立規(guī)范的檔案管理制度，引進(jìn)更多高素質(zhì)的檔案管理人才，為事業(yè)單位的改革和發(fā)展提供基礎(chǔ)保障。