論企業(yè)檔案信息的知識管理研究

摘 要：企業(yè)是當今世界發(fā)展中的時代產物，也是國家經濟發(fā)展中的履行者。企業(yè)發(fā)展是國家經濟與政治發(fā)展中不可少的載體，所以說企業(yè)的發(fā)展是關乎著一個地區(qū)發(fā)展的進程的。企業(yè)發(fā)展中不僅僅要發(fā)展管理、研發(fā)產品、開拓企業(yè)精神理念，而且還要對企業(yè)的檔案信息的管理進行重要的發(fā)展，因為企業(yè)的所有的實質的東西、精神的東西都離不開檔案的管理。然在當今現代化的社會發(fā)展中，企業(yè)檔案信息的管理離不開現代化的知識管理，知識管理決定著檔案信息管理的一切；今天我們就來研究分析一下知識管理如何指導企業(yè)檔案信息的管理，也就是我們所要分析的話題，即論企業(yè)檔案信息的知識管理研究。

關鍵詞：意義 專業(yè)性 系統性 分類性 干預性

1、企業(yè)檔案信息的知識管理的意義

企業(yè)檔案管理是企業(yè)所有數據的集中地，它包括日常生產、經營活動中的保存記錄；包括黨建工作、行政管理工作記錄、計劃統計數據、經營銷售、物流信息、財務管理，還有體現企業(yè)人才數據庫的人才儲備檔案信息；可以說企業(yè)檔案管理涵蓋了企業(yè)發(fā)展中的所有數據。在這個快速發(fā)展的社會下，知識的管理融入到企業(yè)檔案管理中，尤其是現代化的知識管理，對企業(yè)檔案進行整合統籌記錄和調配使用，是有利于企業(yè)隨時提取數據，利用數據，凈化數據的平臺，從而為企業(yè)能夠靈活掌握企業(yè)發(fā)展中前前后后的運作，奠定了良好的基礎，所以說知識管理在企業(yè)檔案管理中具有非常重要的作用和實質性的意義，它是企業(yè)運行發(fā)展的后備力量。

2、企業(yè)檔案信息管理的問題

2.1、企業(yè)檔案信息管理缺乏專業(yè)性；作為知識管理企業(yè)檔案的信息，是企業(yè)檔案信息管理中的亮點。在進行信息檔案管理時，由于在檔案整理管理缺乏認識性，所以其在人員管理上就出現了非專業(yè)性。由于專業(yè)性不對口，造成了企業(yè)檔案信息管理的混亂，在儲存、整理中出現了很多的漏洞。當企業(yè)調取和使用中，出現了“斷片”，無據可查的現象和出現有據無用的現象，造成了企業(yè)發(fā)展中出現了疏漏，從側面或者直接上影響了企業(yè)正常的發(fā)展。所以說企業(yè)檔案管理需要專業(yè)人才的管理，才能為后期的利用創(chuàng)造其應該創(chuàng)造的價值。

2.2、企業(yè)檔案信息管理缺乏統計性；這里的統計性，是指在進行檔案管理和整理中，要對檔案進行統計。統計不僅僅體現在記錄和保存，而且要做到企業(yè)檔案信息的完善管理。然而，由于企業(yè)對檔案管理缺乏重視性和重要的管理，造成了企業(yè)檔案在統計中出現一團糟，不僅混亂，而且檔案出入沒有記錄，隨意的取、放，給企業(yè)的發(fā)展造成了一定的困難，所以說合理的統計信息，是企業(yè)檔案管理的重要問題。

2.3、企業(yè)檔案信息管理缺乏分類性；企業(yè)檔案信息管理中，存在檔案沒有歸類性，分類不明，電子存檔與文字存檔出現混交，該使用電子存檔的，出現了電子存檔記錄不全，尤其影像資料記錄日期不準；文字存檔沒有合適的目錄和收發(fā)文記錄，在企業(yè)調用時無從著手，給企業(yè)工作發(fā)展中查詢相關資料造成了困難，同樣也給企業(yè)的發(fā)展帶來的實質性的困難，這是企業(yè)管理的弊端。

3、企業(yè)檔案信息的知識管理的措施；

3.1、企業(yè)檔案信息的管理，采用專業(yè)人才管理；所謂專業(yè)人才管理，就是在采用現代化知識進行管理的同時，一定要引進專業(yè)性的人才，對企業(yè)的檔案信息進行管理。專業(yè)人才不要只停留到企業(yè)的生產與其他部門的管理，應該在檔案管理人才上，采用重點管理。如今的好多大專院校都采用該專業(yè)人才的培養(yǎng)，對該專業(yè)也進行系統的教育。無論從企業(yè)的發(fā)展，還是正常的運行，都進行了系統的專業(yè)教育，所以說企業(yè)檔案信息管理不是單純的由一般人員就能勝任的工作，而是走向了正規(guī)的專業(yè)化的管理模式，所以說引進專業(yè)人才，是企業(yè)對檔案信息管理所邁出的一大步，也是企業(yè)走向正規(guī)發(fā)展的一大步。

3.2、企業(yè)檔案信息管理中對檔案進行系統管理；檔案系統性管理是當今現代化社會知識管理的一個里程碑。系統性管理，首先指企業(yè)檔案管理采用專人、專業(yè)進行管理；專人專管的目的是便于管理，減少人為造成的混亂。其次，各種檔案采用分類式進行儲存；無論是數據檔案、還是數據文字檔案，采用分類式的目錄管理，便于在查找和利用中方便管理。其三、以電子檔案為主要儲存方式，以文字檔案儲存為輔；電子檔案是當今社會儲存的主要模式，無論是會議紀要，還是現場的影像，都是以電子方式的進行儲存模式，這樣做的方式是利用現代電子技術，便于進行快速的尋找和搜索；而文字檔案是指所有電子檔案，如果條件允許，還是采用打印或者掃描的形式，以紙張的形式進行存放，這樣的做的目的就是便于在儲存過程中，不受限于現代化硬件的損壞而造成損失。所以系統化管理是知識管理在企業(yè)檔案信息管理中的一個重要的管理模式。

3.3；企業(yè)檔案信息管理中，采用企業(yè)行政干預式管理；所謂行政干預，是指在采用知識管理對信息管理中的一個輔助的作用。因為任何管理都會，由于若干原因造成企業(yè)檔案管理中出現這樣或者那樣的問題。所以為了保障知識管理在企業(yè)檔案管理中的作用，要求企業(yè)行政部門必須要對企業(yè)檔案管理部門采用行政干預。定時的對企業(yè)的檔案管理部門進行檢查，檢查應該由具有專業(yè)知識的人員進行檢查，切記非專業(yè)人員進行檢查，避免造成笑話，而貽誤檢查的目的。同時在平時由專業(yè)負責人進行監(jiān)督管理，以此來保障其部門的正常運行，從而起到檔案管理部門在企業(yè)中的重要性，也有利于企業(yè)的正常

發(fā)展。

結語：總之企業(yè)檔案信息的知識管理中，雖然存在若干問題，但是也有若干的解決辦法，無論是在企業(yè)發(fā)展，還是在企業(yè)轉型中，企業(yè)的檔案管理都需要知識管理進行引導，只有正常的管理，才能讓企業(yè)檔案管理部門在企業(yè)中發(fā)揮其應該發(fā)揮的作用，這樣才是企業(yè)發(fā)展的方向。

作者簡介：胡玉棟，1963年6月生，男，漢，山東乳山市人，大專，專業(yè)：檔案管理。