淺談新時(shí)期水利工程檔案管理工作

屈建春

新形勢下，水利工程檔案工作為適應(yīng)新時(shí)期的發(fā)展，就必須用新的思想和理論，依靠新方法，達(dá)到更高的要求。我們要與時(shí)俱進(jìn)，樹立服務(wù)理念，明確定位，順應(yīng)水利改革發(fā)展趨勢，更好地開展水利工程檔案管理工作。因此，加強(qiáng)和改進(jìn)新時(shí)期水利工程檔案工作，針對(duì)存在的問題和水利工程檔案發(fā)展趨勢而不斷改進(jìn)具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、更新觀念，充分認(rèn)識(shí)檔案重要性

充分認(rèn)識(shí)檔案的重要性是新時(shí)期做好水利工程檔案管理工作的基礎(chǔ)。首先，水利工程檔案是指在水利工程建設(shè)與管理過程中，對(duì)工程建設(shè)、運(yùn)行、維護(hù)等具有保存價(jià)值的各種載體的原始記錄。它記載了水利工程立項(xiàng)、勘測、可研、批復(fù)、設(shè)計(jì)、招標(biāo)、施工、監(jiān)理、竣工驗(yàn)收及運(yùn)行等各方面資料，是水利工程真實(shí)面貌的重要記錄，涉及到工程管理的全過程。第二，水利工程檔案為工程竣工后的工程維護(hù)、加固、檢查、管理、使用提供了依據(jù)，是全面評(píng)價(jià)工程質(zhì)量，核實(shí)事故原因，追查事故責(zé)任的重要依據(jù)，在監(jiān)督和驗(yàn)證項(xiàng)目質(zhì)量方面發(fā)揮著作用。第三，水利工程檔案對(duì)新項(xiàng)目的規(guī)劃具有重要的指導(dǎo)作用和參考價(jià)值。

二、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，落實(shí)檔案工作責(zé)任制

1.層層落實(shí)水利工程檔案工作責(zé)任

新時(shí)期水利工程檔案的歸檔工作離不開強(qiáng)有力的領(lǐng)導(dǎo)和完善的水利工程建設(shè)工作機(jī)制。工程建設(shè)之始，要結(jié)合本單位實(shí)際，及時(shí)建立水利工程或工程檔案工作機(jī)構(gòu)，明確檔案工作的責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)，明確工作人員，明確年度或階段檔案歸檔工作的重點(diǎn)，認(rèn)真安排和部署，分工合作，促進(jìn)文件收集、整理和歸檔工作的有序開展。加強(qiáng)監(jiān)督檢查，每年適時(shí)對(duì)本單位檔案進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保歸檔文件資料完整、安全、保密。

2.檔案工作與工程建設(shè)管理等工作同步開展

項(xiàng)目單位應(yīng)在注重項(xiàng)目進(jìn)度和質(zhì)量的基礎(chǔ)上，將檔案的收集、整理、歸檔、接收等工作列入重要議程，使檔案工作與業(yè)務(wù)工作同時(shí)部署并開展，及時(shí)收集、整理和歸檔各種文件和資料，實(shí)現(xiàn)下達(dá)工程項(xiàng)目任務(wù)和應(yīng)歸檔材料歸檔要求同步，檢查項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度與檢查項(xiàng)目文件材料形成情況同步，驗(yàn)收與鑒定項(xiàng)目文件材料同步，上報(bào)登記和評(píng)審獎(jiǎng)勵(lì)項(xiàng)目與檔案部門出具項(xiàng)目文件材料歸檔情況證明同步。

三、積極指導(dǎo)，規(guī)范水利工程檔案管理

1.深入一線，用跟蹤服務(wù)規(guī)范檔案工作

在工程建設(shè)過程中，應(yīng)定期深入工程建設(shè)現(xiàn)場，根據(jù)工程項(xiàng)目建設(shè)特點(diǎn)，基礎(chǔ)工程建設(shè)進(jìn)度和現(xiàn)場文件材料形成情況，對(duì)檔案工作進(jìn)行現(xiàn)場指導(dǎo)，以便及時(shí)解決發(fā)現(xiàn)的問題，從而實(shí)現(xiàn)跟蹤服務(wù)。針對(duì)檔案工作人員管理中存在的問題，及時(shí)采取有效措施，必要時(shí)組織短期培訓(xùn)。一方面幫助一線檔案工作者學(xué)習(xí)和理解相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，掌握專業(yè)技能，提高專業(yè)水平。另一方面，需要了解項(xiàng)目動(dòng)態(tài)和數(shù)據(jù)流，確保以完整和準(zhǔn)確的方式收集檔案材料。

2.夯實(shí)基礎(chǔ)，完整收集工程建設(shè)資料

水利工程的完整檔案是記錄有關(guān)參建單位績效的主要依據(jù)，真實(shí)反映了一個(gè)工程的各個(gè)分部、單元工程施工是否規(guī)范，管理是否科學(xué)有序，各參建單位工作是否做到了實(shí)處。因此，各參建單位必須夯實(shí)檔案工作基礎(chǔ)，及時(shí)有效地收集各類應(yīng)歸檔的工程檔案文件材料。

四、團(tuán)結(jié)協(xié)作，有序推進(jìn)工程檔案建設(shè)

1.凝心聚力，科學(xué)做好分類立卷歸檔工作

水利工程檔案工作是工程建設(shè)工作的一個(gè)部分，是部分與整體的關(guān)系，它和工程建設(shè)的其他工作緊密相聯(lián)。只有各參建單位通力合作，才能做好檔案工作，完整的文件也取決于各環(huán)節(jié)工作人員的合作和支持。嚴(yán)格執(zhí)行“水利檔案人員崗位責(zé)任制”“水利檔案歸檔制度”“水利檔案管理責(zé)任追究制度”等一系列規(guī)章制度，明確歸檔范圍、標(biāo)準(zhǔn)和內(nèi)容，根據(jù)檔案收集完整，檔案范圍清晰，分類科學(xué)，歸檔及時(shí)的要求，實(shí)現(xiàn)工程檔案管理的科學(xué)合理、規(guī)范與高效。

2.壓茬開展，有序推進(jìn)工程檔案信息化

水利工程建設(shè)的特點(diǎn)決定了水利工程檔案資料眾多，占用了大量的倉儲(chǔ)空間，增加了管理成本。信息化可以大大減少檔案收集、管理和維護(hù)的人力、物力和財(cái)力成本，因此，推進(jìn)工程檔案信息化建設(shè)是大勢所趨。大力推進(jìn)檔案信息建設(shè)，是充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的基礎(chǔ)。通過電子文件、數(shù)字信息平臺(tái)、數(shù)字存儲(chǔ)盤等豐富檔案構(gòu)成形式，改造工程檔案的管理模式和載體，促進(jìn)檔案工作的現(xiàn)代化。

五、結(jié)語

水利工程檔案能夠真實(shí)反映水利工程建設(shè)和管理的全過程，是工程建設(shè)管理的證據(jù)和依據(jù)，對(duì)項(xiàng)目的運(yùn)營和效益的發(fā)揮起著非常重要的作用。水利工程建設(shè)和管理過程中應(yīng)加大對(duì)檔案管理工作的重視和關(guān)注，不斷提高檔案管理的水平，使檔案管理在水利工程建設(shè)中的意義得到充分的發(fā)揮，促進(jìn)水利工程建設(shè)事業(yè)健康蓬勃發(fā)展■