機電工程項目物資管理系統(tǒng)分析與設(shè)計

鐘升，楊玉瑢

（中遠海運科技股份有限公司，上海 200135）

在經(jīng)濟蓬勃發(fā)展的今天，雖然我國各大工程項目紛紛獲得了不小成就，但在實際運行中依然存在各種漏洞和不足，導(dǎo)致很多項目無法實現(xiàn)理想目標。通過調(diào)查可知，其中最主要的原因是因為管理工作不到位，無法做到與時俱進。要想解決這一問題，必須要提高信息化建設(shè)水平。

國內(nèi)外研究現(xiàn)狀。（1）國外研究現(xiàn)狀分析。MIS（信息管理系統(tǒng)）發(fā)展至今，一共經(jīng)歷了三個階段。第一階段是為提高管理技術(shù)水平，外國很多企業(yè)把工作重心放在了管理上，而非單純的建設(shè)上；第二階段是領(lǐng)導(dǎo)在做決策時開始以信息為根據(jù)，并向客戶開啟信息服務(wù)；第三階段是把這一系統(tǒng)滲透到企業(yè)的各項經(jīng)營活動中。走過這三大階段后，信息技術(shù)備受世界各大企業(yè)的青睞和歡迎，同時設(shè)立了自己專屬的MIS，而很多中小型企業(yè)為提高自身的管理能力也開始建設(shè)MIS。在MIS 得到良好發(fā)展的基礎(chǔ)上，物資管理系統(tǒng)也應(yīng)時而生。（2）國內(nèi)研究現(xiàn)狀分析。直到20 世紀70 年代末，我國才在管理工作中正式引進計算機，應(yīng)用水平較低，技術(shù)水平也遠不如西方發(fā)達國家。雖然已經(jīng)使用了很長時間，但國內(nèi)計算機信息化應(yīng)用水平依然無法滿足客戶、企業(yè)的實際要求。

1 需求分析

1.1 系統(tǒng)業(yè)務(wù)需求

（1）項目部人員結(jié)合項目實施進度填報好相應(yīng)的物資需求，進而整理好物資需求計劃書。

（2）在遵循管理要求的基礎(chǔ)上，按照相應(yīng)的采購計劃制定出所需物資的招標書。

（3）由采購部決定最終的物資供應(yīng)商。

（4）由庫存管理人員記錄物資的出入庫情況。

通過分析以上工作流程可知，物資管理系統(tǒng)需具備下列幾點功能：一是物資計劃管理方面?？杉皶r、準確的改變和編輯計劃，并能實現(xiàn)審批復(fù)核，包括統(tǒng)計和查詢等工作。二是采購供應(yīng)管理方面?？山Y(jié)合物資的實際需求確定采購計劃，在購買同種類物資時可采用合并手段，購買相同批次物資時可按照計劃分別配備供應(yīng)商，并和其簽訂采購合同。三是基礎(chǔ)信息管理方面。可以同時監(jiān)管部門、供應(yīng)商以及物資等信息。

1.2 功能需求

（1）角色分析。結(jié)合實際情況，和物資管理系統(tǒng)有關(guān)角色有很多，主要包括系統(tǒng)管理員、物資采購部門、倉庫管理員、工程管理計劃部門、基礎(chǔ)信息管理員、物資管理部門以及統(tǒng)計部門等。

（2）業(yè)務(wù)功能。從頂層數(shù)據(jù)流中可發(fā)現(xiàn)，系統(tǒng)涉及的重要角色共有8 個，一是系統(tǒng)管理員；二是基礎(chǔ)信息管理員；三是財務(wù)部門；四是倉庫管理員；五是工程管理計劃部門；六是物資采購部門；七是統(tǒng)計部；八是物資管理部門。下面將依次介紹各角色的業(yè)務(wù)功能：第一個角色主要負責(zé)系統(tǒng)的維護工作，完成備份和初始化處理，管理好客戶信息；第二個角色重點管理部門、物資和供應(yīng)商的信息；第三個角色嚴格審核制定的資金需求計劃；第四個角色認真管理物資的出庫、入庫情況；第五個角色按照項目真實信息確定所需的物資計劃；第六個角色要按照最終確定的需求計劃來制定采購計劃；第七個角色負責(zé)統(tǒng)計庫存情況；第八個角色負責(zé)審查物資需求計劃。

①物資計劃管理。物資計劃模塊中，要想打開物資計劃界面，需要用戶具備相應(yīng)的權(quán)限，制定需求計劃時需逐次填寫周、月、季度和半年、年的項目信息，確定出短、中、長期的物資需求計劃。完成后及時上報，由物資管理部門完成審查，如果合格，將移交給采購部完成采購工作。

②物資采購供應(yīng)管理。在此模塊內(nèi)，物資需求計劃和物資信息都屬于輸入數(shù)據(jù)，而前者也屬于輸出數(shù)據(jù)，還有采購計劃。此模塊中包含的數(shù)據(jù)儲存文件有三種，一是采購計劃；二是物資；三是物資需求計劃。

③物資庫存管理。在該模塊中，輸入數(shù)據(jù)有“入庫單”、“領(lǐng)料單”，輸出數(shù)據(jù)有“庫存信息”和“庫存明細”。

④基礎(chǔ)信息管理。在該模塊中，基礎(chǔ)信息不僅存在于輸入數(shù)據(jù)中，還存在于輸出數(shù)據(jù)內(nèi)。當然，也存在于數(shù)據(jù)儲存文件中。

⑤系統(tǒng)管理。在該模塊中，系統(tǒng)初始化信息與用戶信息屬于輸入數(shù)據(jù)，系統(tǒng)信息、用戶信息則為輸出數(shù)據(jù)。這一模塊中數(shù)據(jù)儲存文件包含兩個，一個是系統(tǒng)備份文件，另一個是用戶信息文件。

1.3 數(shù)據(jù)需求

（1）物資計劃管理。在編寫物資需求計劃時通常會使用此功能。其中項目合同計劃屬于輸入數(shù)據(jù)，物資需求計劃屬于輸出數(shù)據(jù)。

（2）物資采購供應(yīng)管理。此模塊中物資需求計劃和具體物資信息作為輸入數(shù)據(jù)，而前者以及相應(yīng)的采購計劃則為輸出數(shù)據(jù)。

2 系統(tǒng)設(shè)計

2.1 系統(tǒng)總體設(shè)計

對于機電工程項目物資管理系統(tǒng)而言，重點監(jiān)管的是項目需要的物資，通過分析其自身功能與展開業(yè)務(wù)的各個流程，合理區(qū)分系統(tǒng)模塊，此系統(tǒng)要擁有下列功能模塊：一是物資庫存管理；二是系統(tǒng)管理；三是物資計劃管理；四是采購供應(yīng)管理；五是基礎(chǔ)信息管理。詳情如下：第一模塊主要負責(zé)機電項目物資的出入庫管理；第二模塊是對系統(tǒng)進行維護管理；第三模塊負責(zé)物資需求計劃的確定工作；第四模塊收集整理不同的物資需求，確定出合理的資金需求與采購計劃，同時完成這兩項計劃的檢查工作。第五模塊需要進行各種信息的管理，如部門、供應(yīng)商以及物資信息。

2.2 系統(tǒng)功能設(shè)計

（1）物資計劃管理模塊。工程管理計劃部門相關(guān)人員需按照簽訂的協(xié)議制定出物資需求計劃表，并在上面填寫好每種物資的數(shù)量、最遲到貨時間、規(guī)格要求等。

（2）物資采購供應(yīng)管理模塊。物資采購供應(yīng)管理模塊包含了物資采購計劃制定、物資資金需求制定、物資采購計劃審核和物資資金需求審核四個子功能。

（3）物資庫存管理模塊。此模塊主要涵蓋兩方面內(nèi)容：一方面是對物資的出庫情況進行管理；另一方面是對物資的入庫情況進行管理。其中前者可分為兩種形式，一是借用出庫；二是領(lǐng)用出庫。而后者也可分為兩種形式，一是歸還入庫；二是采購入庫。

歸還入庫的操作流程為：在返還物資時由倉庫管理人員及時校對借用單，同時檢查歸還單，以事實為依據(jù)正確錄入物資信息。

領(lǐng)用入庫的操作流程為：倉庫管理人員先檢查領(lǐng)用部門的領(lǐng)料單，如果沒問題，要按照單子上的實際情況把其錄入到系統(tǒng)內(nèi)，再完成出庫工作。另外，領(lǐng)用人要在物資領(lǐng)取表上簽字，在此界面內(nèi)，可隨時查看規(guī)定時間內(nèi)的物資領(lǐng)取狀況。

（4）基礎(chǔ)信息管理模塊。需要注意的是，在錄入供應(yīng)商信息前，一定要先具備相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)的書面推薦。錄入過程中，首先要查看選用供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照是否屬實。若為真接下來需要審查其信用情況，如果信用較高，需要對其信息展開全面的維護與管理；若為假需要基礎(chǔ)信息管理人員在系統(tǒng)中詳細添加此供應(yīng)商信息。

3 結(jié)語

本文主要針對在機電工程項目管理上存在的問題進行了分析，并提出相關(guān)系統(tǒng)的設(shè)計方法。體現(xiàn)在以下幾點：

（1）站在需求角度上，全面剖析了系統(tǒng)數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)以及功能等方面的實際需求。

（2）合理化設(shè)計了系統(tǒng)結(jié)構(gòu)。在設(shè)計過程中使用了流程圖、H 圖等形式，詳細講解了各大重要功能模塊的建設(shè)措施。

對比過去的管理形式，此系統(tǒng)在物資管理方面更具科學(xué)合理性，能幫助企業(yè)向著更健康的方向發(fā)展。而相關(guān)人員要結(jié)合企業(yè)的實際情況，有針對性的進行分析和設(shè)計，不斷提高系統(tǒng)的工作效率。