設(shè)備采購成本控制措施分析及對策

熊衛(wèi)國

（中車株洲電力機(jī)車有限公司，湖南 株洲 412001）

設(shè)備是制造業(yè)企業(yè)生產(chǎn)的物質(zhì)基礎(chǔ)，為了高效率地制造出優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品，企業(yè)每年都要花費一定的投資用于采購或更新各種生產(chǎn)設(shè)備。采購設(shè)備的費用就成為制造業(yè)企業(yè)的生產(chǎn)成本的一部分。通過科學(xué)有效的管理，加強(qiáng)對制造業(yè)企業(yè)設(shè)備采購成本的控制和管理，不僅可以降低企業(yè)的生產(chǎn)成本，還能使有限的采購資金得到更好最大限度地利用，并能節(jié)約時間、確保新購設(shè)備能夠盡快投入使用，產(chǎn)生更大的經(jīng)濟(jì)效益。

1 采購成本控制的流程與步驟

采購成本控制伴隨著采購流程的科學(xué)管理和控制。它包括三個階段，分別是采購前、采購中、采購后的管理和控制工作。在采購前應(yīng)當(dāng)通過編制合理規(guī)范的采購計劃、規(guī)范待購設(shè)備各關(guān)聯(lián)部門的管理權(quán)限、規(guī)劃好設(shè)備采購各項工作的進(jìn)度等做好設(shè)備采購的準(zhǔn)備工作。采購實施過程中應(yīng)當(dāng)選擇合理的采購批量、采用合理的采購形式、設(shè)定經(jīng)濟(jì)合理的采購技術(shù)要求等以獲得合理的采購價格。在采購后應(yīng)當(dāng)主動與設(shè)備供應(yīng)商溝通，使設(shè)備制造、運(yùn)輸和安裝的過程能更加快捷順利，設(shè)備技術(shù)參數(shù)與使用單位的需求更加匹配。另外還要盡可能地采用各種信息化的管理手段，使整個設(shè)備采購過程中的各項工作能夠銜接的更加流暢，各部門之間的配合能更加協(xié)調(diào)。

2 設(shè)備采購成本控制存在的主要問題

2.1 采購形式不合理

在設(shè)備采購過程中，采購人員采購形式的合理性是一個值得關(guān)注的問題，主要表現(xiàn)為：待購設(shè)備采購技術(shù)要求設(shè)定不合理，技術(shù)指標(biāo)設(shè)定過高；設(shè)備成本估算不夠準(zhǔn)確，在采購過程中容易被許多外界因素干擾，難以有效地估算采購成本；不能有效地掌握待購設(shè)備在市場中的主體信息。設(shè)備采購時，企業(yè)自身生產(chǎn)工藝實際需要是選擇適合企業(yè)發(fā)展的設(shè)備類型的重要因素，但也要考慮設(shè)備的制造、運(yùn)輸、安裝調(diào)試、驗收、價格和壽命等合理規(guī)范地管理制定采購計劃。然而，目前采購管理中對市場信息的掌握不夠全面，導(dǎo)致采購計劃的合理性得不到有效保證，在實際工作中，采購部門往往比較關(guān)注設(shè)備的供貨價格，卻沒有充分考慮設(shè)備的質(zhì)量和壽命，這不僅有可能該設(shè)備給企業(yè)帶來的經(jīng)濟(jì)效益，也難以控制設(shè)備在維修過程中發(fā)生的費用，進(jìn)而給企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)損失。

2.2 選擇供應(yīng)商的成本較高

企業(yè)待采購的設(shè)備由設(shè)備供應(yīng)商提供，市場上能夠提供同類型設(shè)備的供應(yīng)商通常會有很多家。因此，在設(shè)備采購過程中，特別是對招投標(biāo)采購，采購人員有必要同多家供應(yīng)商進(jìn)行溝通，進(jìn)行實地調(diào)研考察，從而吸引他們來參加投標(biāo)，進(jìn)而完成企業(yè)的招標(biāo)目標(biāo)。然而，由于各種因素，導(dǎo)致采購人員難以得到全面的信息，很難對眾多供應(yīng)商的信息進(jìn)行全方位、準(zhǔn)確的分析和評價。為了保證采購的質(zhì)量，必須對供應(yīng)商信息進(jìn)行反復(fù)評估及比選，這樣就會導(dǎo)致選擇供應(yīng)商的成本比較高。

2.3 設(shè)備采購缺乏戰(zhàn)略意識

雖然設(shè)備的采購是采購職能部門的責(zé)任，但設(shè)備采購的合理與否卻直接影響到制造業(yè)企業(yè)產(chǎn)品的質(zhì)量，某些關(guān)鍵設(shè)備甚至?xí)τ绊懙狡髽I(yè)整條生產(chǎn)線的效率。因此，企業(yè)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和設(shè)備采購工作各關(guān)聯(lián)部門必須要有明確的戰(zhàn)略意識并將其變?yōu)閷嶋H的條文貫徹下去。但我國目前企業(yè)設(shè)備成本控制的現(xiàn)狀是：大部分企業(yè)僅僅將買賣雙方定義為簡單的供需關(guān)系，在工作過程中沒有進(jìn)行有效的溝通，就導(dǎo)致雙方缺乏信任，這不僅會導(dǎo)致設(shè)備采購工作難度加大，也會導(dǎo)致采購過程中出現(xiàn)較大的不可預(yù)測的風(fēng)險，十分不利于企業(yè)的長期發(fā)展。

3 設(shè)備采購成本控制的主要措施

3.1 建立健全采購制度

對采購工作的每一個環(huán)節(jié)實施有效的監(jiān)管是十分有必要的，我們必須建立規(guī)范的采購制度以防止采購人員有不合規(guī)、不合法的行為。建立完善的采購管理制度并且嚴(yán)格的執(zhí)行不僅能夠穩(wěn)固采購成本控制的基礎(chǔ)，也對企業(yè)加強(qiáng)采購管理制度、減少成本、提高日常效益有著極為重要的意義。完善的采購制度不僅能夠使企業(yè)日常的采購活動步入正軌，提高員工日常工作的效率，還能讓各部門之間得到良好的溝通，有效防止采購人員的不合法、不合規(guī)行為。首先，應(yīng)合理準(zhǔn)確規(guī)范設(shè)備采購立項申請人、項目審批人、采購人員實施的權(quán)限。成立專門的采購成本管理部門，負(fù)責(zé)降低采購成本并且承擔(dān)責(zé)任。還有，在設(shè)備采購的過程中，不僅要讓各部門之間的責(zé)任明確，還應(yīng)規(guī)定從設(shè)備采購到安裝驗收過程中應(yīng)當(dāng)遵循的規(guī)范。

3.2 完善和優(yōu)化預(yù)定的采購方案

一是注意信息采集要盡可能的全面，應(yīng)成立專門的部門，負(fù)責(zé)收集市場中的信息，相關(guān)工作人員也應(yīng)根據(jù)設(shè)備采購需要對市場進(jìn)行全面的調(diào)查，為制定采購計劃和制定成本控制夯實基礎(chǔ)。二是要實現(xiàn)設(shè)備全壽命周期的成本管理，在成本控制過程中，不僅要考慮設(shè)備的購入價格，還要考慮設(shè)備使用壽命周期內(nèi)的維修費用。因此，有必要綜合設(shè)備價格、設(shè)備壽命等多因素制定合理的采購計劃。最后，為了讓采購過程的每個環(huán)節(jié)都清晰明了，還應(yīng)將設(shè)備采購、運(yùn)輸、安裝調(diào)試、驗收和售后等管理環(huán)節(jié)進(jìn)行有效的銜接，也要利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來實現(xiàn)設(shè)備采購的信息化管理。

3.3 實現(xiàn)采購成本控制要加強(qiáng)供應(yīng)商和管理人員的溝通

采購成本的控制與專業(yè)性采購人才有著密不可分的關(guān)系。因此，要想采購成本控制更進(jìn)一步，培養(yǎng)一批專業(yè)性的采購人員是十分必要的，不僅要積極招聘具有經(jīng)濟(jì)相關(guān)專業(yè)知識背景的人才從事采購工作，也要著力于提高采購人員的整體素質(zhì)和能力，定期或不定期對現(xiàn)有采購人員進(jìn)行相關(guān)專業(yè)知識的培訓(xùn)。與此同時，還也要加強(qiáng)采購人員的內(nèi)外換崗和內(nèi)部審計，科學(xué)有效地對采購人員進(jìn)行監(jiān)督。這樣既能防止采購人員利用職務(wù)職權(quán)謀取私利和隨意行為，又能實現(xiàn)企業(yè)科學(xué)合理的分工和人力資源的優(yōu)化配置，減少采購中的矛盾，從而降低企業(yè)采購成本。

3.4 樹立正確的戰(zhàn)略意識

樹立正確的戰(zhàn)略意識，對于提高設(shè)備采購管理和成本控制水平的極為重要。企業(yè)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門應(yīng)當(dāng)將設(shè)備的供需雙方視為合作關(guān)系，彼此之間應(yīng)進(jìn)行積極良好的溝通，進(jìn)而建立良好的溝通機(jī)制和合作關(guān)系。同時，也要對供應(yīng)商信息的準(zhǔn)確性進(jìn)行全面地調(diào)查，確保獲得準(zhǔn)確全面的供應(yīng)商信息，并根據(jù)企業(yè)自身的需要，選擇可靠的供應(yīng)商建立長期合作關(guān)系。

4 結(jié)語

在日益激烈的競爭環(huán)境下，企業(yè)能否在激烈的市場競爭中生存并取得良好的業(yè)績與企業(yè)的生產(chǎn)成本控制息息相關(guān)。因此，企業(yè)管理過程中應(yīng)積極控制采購成本，不僅可以降低企業(yè)的綜合成本，提高企業(yè)日常生產(chǎn)經(jīng)營的效率；也有利于設(shè)備采購員工工作效率的提高，降低了企業(yè)的人工成本；有利于改善企業(yè)得經(jīng)營管理績效，使企業(yè)在市場競爭中取得一席之地。