照片檔案的現(xiàn)代信息化管理分析

程家燕

現(xiàn)階段由于社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，信息化程度日新月異，照片檔案作為一種常見(jiàn)的信息載體，在檔案資料中占有著越來(lái)越重要的地位。這種記錄信息主要是記述社會(huì)在不同時(shí)期發(fā)展過(guò)程中較為客觀以及鮮活的歷史軌跡，不僅能夠?qū)θ藗兊纳钸M(jìn)行生動(dòng)、直觀的記錄，還能忠實(shí)、形象地記錄機(jī)關(guān)企業(yè)事業(yè)單位履職活動(dòng)的珍貴歷程。對(duì)于照片檔案而言，它在一定程度上有效彌補(bǔ)了文字檔案在表達(dá)方面的單一性與不足，可以很好地?fù)?dān)負(fù)起記錄事件、見(jiàn)證歷史的任務(wù)。

一、傳統(tǒng)照片文件在保存過(guò)程中的缺點(diǎn)

傳統(tǒng)照片主要由感光材料制成，無(wú)論是彩色照片還是黑白照片，它們?cè)诒４娣矫娑季哂休^大的環(huán)境依賴性，耐久性不高，就算保存條件再好，工作做的再仔細(xì)，隨著時(shí)間的推移，一定程度上也會(huì)出現(xiàn)發(fā)黃變脆、圖像模糊裉色甚至消失等問(wèn)題，給保存、利用帶來(lái)嚴(yán)重影響。如果照片存放環(huán)境惡劣，很容易導(dǎo)致照片隨著時(shí)間的推移逐漸變成廢紙，并且損失是永久性的，不可恢復(fù)的。

傳統(tǒng)照片檔案會(huì)占據(jù)比較大的空間，主要是照片的規(guī)格不盡相同，再加上年份不同、用途不同、歸檔部門不同等因素，需要對(duì)照片存放位置進(jìn)行區(qū)分，如果照片內(nèi)容標(biāo)注不是很清晰，會(huì)導(dǎo)致調(diào)閱查找比較困難。

二、數(shù)碼照片文件在管理過(guò)程中的缺點(diǎn)

現(xiàn)階段數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)的不斷進(jìn)步，已經(jīng)普及到人們生活以及工作中的每個(gè)角落。它主要以電子版形式在電腦的光盤或者硬盤中進(jìn)行存儲(chǔ)。數(shù)碼照片具有數(shù)量大、重復(fù)性較高的特點(diǎn)，缺乏比較科學(xué)合理的收集規(guī)范，因此照片的收集篩選面臨相對(duì)較大的難度。

數(shù)碼照片文件在整理過(guò)程中的難度逐漸增加。通常情況下在拍完大量照片后，就會(huì)將沒(méi)有篩選的照片直接轉(zhuǎn)存到電腦上，導(dǎo)致最后篩選整理過(guò)程比較繁瑣。如果在照片整理過(guò)程中意外刪除沒(méi)有任何備份的照片，那將導(dǎo)致照片文件丟失，給數(shù)據(jù)安全帶來(lái)一定的隱患。

三、信息化管理必要性

1.時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)要求

由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和大數(shù)據(jù)技術(shù)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的照片文件管理逐漸被照片文件信息管理所取代，在一定程度上成為檔案管理新趨勢(shì)。檔案管理信息化，其管理主要是指將Internet技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)相結(jié)合產(chǎn)生的一種新型檔案信息管理模式，能把信息準(zhǔn)確記錄在不同載體和位置上，在互聯(lián)網(wǎng)中主要依靠數(shù)據(jù)形式存在，不受任何時(shí)間、空間等方面的限制，能進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)資源共享，提高了照片檔案的利用效率。

2.管理優(yōu)勢(shì)

對(duì)照片檔案實(shí)施信息化管理能夠不斷提高檢索效率，在傳統(tǒng)管理模式中，需要在特定時(shí)間、場(chǎng)所才能查閱利用照片，但通過(guò)對(duì)照片檔案開(kāi)展信息化管理后，在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上就能對(duì)所需照片進(jìn)行查閱，在一定程度上實(shí)現(xiàn)資源共享這一目標(biāo)。與此同時(shí)照片歸檔后，就能通過(guò)檔案相關(guān)編碼及時(shí)找到需要照片，可節(jié)省大量的查找時(shí)間。另外，通過(guò)對(duì)照片進(jìn)行編碼將其存儲(chǔ)在硬盤或者網(wǎng)絡(luò)云空間服務(wù)器上，可實(shí)現(xiàn)照片檔案存儲(chǔ)在不同載體上的備份管理，也利于安全保管。對(duì)于需要重點(diǎn)保管的照片，可以設(shè)置加密程序，實(shí)現(xiàn)安全存儲(chǔ)管理。

四、管理措施

1.實(shí)施電子化處理

一是對(duì)傳統(tǒng)照片檔案進(jìn)行全面掃描翻拍，將其轉(zhuǎn)為數(shù)碼照片，存儲(chǔ)在電腦硬盤或網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器中。另外在實(shí)際進(jìn)行掃描過(guò)程中，由于照片質(zhì)量的差異，應(yīng)該設(shè)置不同的分辨率，只有這樣才能保證照片的信息完整。

二是待掃描翻拍完畢后，存儲(chǔ)照片前還應(yīng)在不失真的前提下對(duì)圖像進(jìn)行處理，使存儲(chǔ)的照片效果達(dá)到最優(yōu)。

三是對(duì)新存儲(chǔ)的數(shù)碼照片要及時(shí)整理歸檔，嚴(yán)格按照數(shù)碼照片歸檔要求進(jìn)行整理、標(biāo)注檔號(hào)和特征值著錄。

需要強(qiáng)調(diào)的是，這些工作務(wù)必要在忠于原檔案的基礎(chǔ)上進(jìn)行，切忌由于電子化處理而導(dǎo)致照片失去原本的真實(shí)性。

2.實(shí)施信息化管理

要妥善保管好原始照片檔案。在做好原始照片檔案安全管理的同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)電子化處理后形成的照片檔案庫(kù)的安全管理，按照數(shù)碼照片管理有關(guān)規(guī)范要求，做好安全管理和備份工作，備份最好一式三份，二份用來(lái)保存，一份用來(lái)查閱利用。確保載體的有效性和數(shù)據(jù)信息的安全，既要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)軟硬件管理，防止因計(jì)算機(jī)出現(xiàn)問(wèn)題導(dǎo)致照片數(shù)據(jù)信息損壞；也要加強(qiáng)對(duì)備份載體的安全管理，防止因保管不當(dāng)或因載體質(zhì)量先天不足而造成的載體損壞導(dǎo)致數(shù)據(jù)損毀。另外，對(duì)照片檔案載體及數(shù)據(jù)信息要定期檢查，出現(xiàn)問(wèn)題要第一時(shí)間進(jìn)行修復(fù)。

要加強(qiáng)對(duì)電子設(shè)備防病毒監(jiān)控措施。計(jì)算機(jī)、移動(dòng)硬盤或者網(wǎng)盤等應(yīng)該定期檢測(cè)和查殺病毒，確保軟硬件的安全，防止病毒入侵，避免在帶病毒的計(jì)算機(jī)設(shè)備上使用保存介質(zhì)。另外電子設(shè)備也要定期進(jìn)行病毒查殺和防火墻檢查升級(jí)，如果發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，要及時(shí)找專業(yè)人員進(jìn)行處理■