單位檔案管理工作的優(yōu)化方法初探

閔 晶

(訥河市國(guó)有資產(chǎn)監(jiān)管運(yùn)營(yíng)服務(wù)中心，黑龍江 訥河 161300)

檔案管理這項(xiàng)工作在單位的發(fā)展和運(yùn)行中有著重要的作用。單位想要健康有序的發(fā)展，應(yīng)當(dāng)注重檔案管理工作的有效開(kāi)展，采取有效的優(yōu)化措施，充分考慮檔案管理工作的特點(diǎn)，不斷完善和革新管理理念，優(yōu)化檔案管理方式，適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展要求。在具體的檔案管理中，需要結(jié)合單位的實(shí)際情況，保證檔案管理的規(guī)范、合理，提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，促進(jìn)單位相關(guān)工作的發(fā)展。

一、單位檔案管理工作中存在的問(wèn)題

(一)管理人員素質(zhì)有待提高

多數(shù)單位檔案管理人員有著較高的學(xué)歷，但并非專(zhuān)業(yè)性檔案管理人員，由于多種因素影響，檔案管理人員從事時(shí)間較短，跳槽情況頻繁發(fā)生。檔案管理人員變動(dòng)較大，影響檔案管理工作問(wèn)題的解決，導(dǎo)致檔案管理問(wèn)題越來(lái)越多。

(二)缺乏完善的檔案管理機(jī)制

有效的檔案管理工作，能夠?yàn)閱挝话l(fā)展提供良好的支撐，但是不少單位對(duì)檔案管理不夠重視，缺乏科學(xué)完善的檔案管理制度，導(dǎo)致檔案管理工作不夠規(guī)范，在檔案管理采集和整理中缺乏統(tǒng)一的操作標(biāo)準(zhǔn)，造成檔案管理工作比較混亂，給檔案的管理和利用帶來(lái)麻煩。

(三)信息化水平較低

隨著信息化時(shí)代的來(lái)臨，信息技術(shù)在人們的生活和工作中普遍推廣和應(yīng)用。單位檔案管理工作同樣如此，需要充分利用信息技術(shù)手段，完成檔案工作管理各項(xiàng)管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化建設(shè)。但是，在實(shí)際的單位檔案管理中，缺少相應(yīng)的投入，不利于檔案管理工作的深入開(kāi)展。在檔案管理人員信息技術(shù)培訓(xùn)方式缺乏力度，學(xué)習(xí)和交流活動(dòng)比較少，相關(guān)設(shè)備做不到靈活利用，使得單位檔案管理信息化水平較低。

二、單位檔案管理工作有效的優(yōu)化方法

(一)不斷完善檔案管理制度

在新的發(fā)展時(shí)期，想要優(yōu)化單位檔案管理相關(guān)工作，需要注重檔案管理制度的完善，強(qiáng)化單位對(duì)檔案管理方面的重視度，以此作為基礎(chǔ)，充分考慮單位的自身情況，構(gòu)建符合自身特點(diǎn)的檔案管理工作機(jī)制。在實(shí)際的檔案管理工作中，需要革新檔案管理的方式，摒棄以往只注重保管、忽視服務(wù)工作的管理理念，注重社會(huì)各類(lèi)民生和檔案事業(yè)的發(fā)展，促進(jìn)檔案管理工作有效開(kāi)展，為人們提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，提高檔案管理的服務(wù)水平。注重針對(duì)檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，從規(guī)劃設(shè)計(jì)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和功能等多個(gè)方面入手，為檔案管理工作的開(kāi)展優(yōu)化奠定基礎(chǔ)。明確檔案管理工作各項(xiàng)權(quán)利和職責(zé)，加強(qiáng)檔案存儲(chǔ)和安全保密等措施，促使檔案管理形成新的格局。

(二)構(gòu)建完善的檔案利用體系

傳統(tǒng)的檔案管理中，偏重于檔案的保管和存儲(chǔ)，忽視檔案價(jià)值和服務(wù)，隨著新時(shí)代的來(lái)臨，傳統(tǒng)的檔案管理理念和方式，難以滿足實(shí)際的發(fā)展需求，需要針對(duì)檔案信息利用體系不斷優(yōu)化，發(fā)揮檔案信息資源的價(jià)值。在實(shí)際的檔案利用體系完善中，教師應(yīng)當(dāng)注重單位服務(wù)模式的轉(zhuǎn)變，注重網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化建設(shè)，促進(jìn)檔案管理服務(wù)水平的提高，不斷完善檔案管理服務(wù)設(shè)施，發(fā)揮檔案信息的公開(kāi)作用。同時(shí)注重參與到檔案管理工作中的社會(huì)人群，促使檔案信息開(kāi)發(fā)的深入，實(shí)現(xiàn)單位檔案管理的廣泛性和靈活性。同加強(qiáng)檔案管理工作的信息化建設(shè)，加大信息化建設(shè)的投入，不斷完善單位檔案信息內(nèi)容，構(gòu)建完善的檔案管理信息化網(wǎng)絡(luò)，以數(shù)字信息作為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程利用。

(三)建立安全體系優(yōu)化檔案管理

在檔案管理工作中，單位需要構(gòu)建更加完善的安全防控體系，樹(shù)立安全管理意識(shí)，不斷規(guī)范檔案管理秩序和流程，針對(duì)檔案管理工作制定完善的保密機(jī)制。加強(qiáng)檔案管理安全教育力度，針對(duì)紙質(zhì)的和電子檔案要分別制定具有針對(duì)性的安全防控體系，不斷優(yōu)化檔案管理應(yīng)急制度，對(duì)各種突發(fā)性問(wèn)題能夠有效應(yīng)對(duì)。針對(duì)一些珍貴和歷史性檔案需要做好備份工作。對(duì)于檔案管理的安全保密制度的建設(shè)過(guò)程中，要增加保密建設(shè)和加強(qiáng)排查力度，保證單位檔案信息的安全性，針對(duì)違法和違規(guī)行為要采取嚴(yán)厲的懲罰措施。在制定完善的監(jiān)督制度的同時(shí)，需要搭建完善的檔案保密硬件設(shè)施，實(shí)現(xiàn)檔案管理安全系統(tǒng)化建設(shè)，促進(jìn)相關(guān)計(jì)算機(jī)和多媒體安全保密機(jī)制的完善，從源頭保證單位檔案信息的安全。單位應(yīng)當(dāng)將檔案管理工作納入到單位發(fā)展規(guī)劃和年度計(jì)劃中，保證檔案管理工作順利開(kāi)展，政府部門(mén)需要加大重大項(xiàng)目建設(shè)指導(dǎo)力度，檔案管理工作要納入到單位的基礎(chǔ)建設(shè)中，推動(dòng)單位檔案管理良好發(fā)展。注重檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，提高管理人員綜合素養(yǎng)，促進(jìn)單位檔案管理工作穩(wěn)定發(fā)展。

三、結(jié)語(yǔ)

單位檔案管理工作具有綜合性和系統(tǒng)化的特點(diǎn)，工作內(nèi)容非常的繁瑣復(fù)雜。檔案管理工作水平對(duì)單位的發(fā)展有著直接的影響。因此，應(yīng)當(dāng)重視單位檔案管理工作，結(jié)合檔案管理工作中存在的問(wèn)題，采取有效的解決和優(yōu)化措施，制定完善的檔案管理和安全制度，提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，推動(dòng)我國(guó)單位檔案管理工作有效開(kāi)展。