探析高校辦公室業(yè)務(wù)管理結(jié)構(gòu)優(yōu)化的有效路徑

聶 瑜

(四川大學(xué)錦城學(xué)院，四川 成都 611731)

從當(dāng)前我國高校的辦公室工作來看，主要表現(xiàn)出三個特點(diǎn)，即綜合性、服務(wù)性和時(shí)效性。高校辦公室業(yè)務(wù)管理工作質(zhì)量在得到提高的同時(shí)也使得結(jié)構(gòu)方面的一些問題被凸顯出來，對辦公室業(yè)務(wù)管理工作帶來了一些負(fù)面影響。針對這樣的實(shí)際情況，相關(guān)人員應(yīng)該在日常的工作中對所存在的問題進(jìn)行詳細(xì)分析，并能提出具有針對性的優(yōu)化路徑。這樣才能更好的提高這項(xiàng)工作的效率和質(zhì)量。

一、高校辦公室業(yè)務(wù)管理結(jié)構(gòu)中存在的問題

首先，發(fā)展目標(biāo)不夠清晰。高校辦公室在日常辦學(xué)和管理中，會涉及到大量的事務(wù)，需要承擔(dān)較重的責(zé)任，對管理人員的工作時(shí)間和精力提出了較高的要求。所以，大多數(shù)辦公室管理人員都將重心放在日?，嵥榈墓ぷ髦校雎粤藢Πl(fā)展目標(biāo)的思考。管理層實(shí)施的寬松式管理方式使得辦公室人員缺乏創(chuàng)新意識。

其次，管理人員素質(zhì)需要提高。在高校中，大多數(shù)管理者都擁有高學(xué)歷。但是，在實(shí)際工作中，管理人員的工作時(shí)間和精力都集中在日常工作當(dāng)中，并沒有參與一些辦公管理工作方面的培訓(xùn)。這就使得辦公室人員一直保持傳統(tǒng)工作理念，無法實(shí)現(xiàn)工作方面的突破，自身的服務(wù)意識也需要得到提升。

最后，內(nèi)部凝聚力不足。高校辦公室內(nèi)部設(shè)置了不同的功能崗位，并且各個崗位之間具有密切的合作關(guān)系[1]。但是，大多數(shù)辦公室人員在工作中都處于一種相對被動的狀態(tài)，每天都會按照機(jī)械式的方式開展自身的工作，將完成任務(wù)作為自己的唯一職責(zé)，并沒有對互相協(xié)作形成正確的理解和認(rèn)識。這就使得在一些工作中，辦公室人員無法進(jìn)行互相配合，凝聚力較低。

二、高校辦公室業(yè)務(wù)管理結(jié)構(gòu)優(yōu)化的有效路徑

(一)設(shè)定清晰的工作目標(biāo)

清晰的目標(biāo)能為辦公室業(yè)務(wù)管理工作提供明確的發(fā)展方向，保證辦公室在進(jìn)行管理結(jié)構(gòu)優(yōu)化工作中能一直沿著正確的道路實(shí)現(xiàn)理想的目標(biāo)。在實(shí)際的工作中，辦公室應(yīng)該從層級、支點(diǎn)等方面設(shè)定工作目標(biāo)，促進(jìn)辦公效率的提高。所以，不僅應(yīng)該從整體性的角度設(shè)定目標(biāo)，也應(yīng)該結(jié)合辦公室內(nèi)部的各個崗位對目標(biāo)進(jìn)行細(xì)分。辦公室工作人員應(yīng)該根據(jù)自己的工作制定目標(biāo)。如果在辦公室中不同崗位之間存在密切聯(lián)系，考慮到工作關(guān)系，可以將其看作一個結(jié)合體，以此為基礎(chǔ)制定結(jié)合體的發(fā)展目標(biāo)。值得注意的是，辦公室的崗位目標(biāo)應(yīng)該與整體目標(biāo)保持一致性，不能與整體目標(biāo)相背離。

(二)建立完善的工作機(jī)制

以清晰的工作目標(biāo)為基礎(chǔ)，應(yīng)該建立不同崗位的監(jiān)督機(jī)制。這種監(jiān)督機(jī)制的制定目的在于為辦公室業(yè)務(wù)管理工作提供支持和保障[2]。所以，應(yīng)該制定明確的監(jiān)督范圍和細(xì)則。應(yīng)該從整體和局部這兩個方面實(shí)施監(jiān)督和管理。例如，在辦公室內(nèi)部建立例會制度，根據(jù)固定的周期督促辦公室人員進(jìn)行工作反思，構(gòu)建互相幫助和協(xié)作的和諧工作環(huán)境。又如，建立獎懲制度，能在一定的程度上發(fā)揮激勵作用，提高辦公室人員的工作積極性，使其能保持正確的工作態(tài)度。要想達(dá)到工作機(jī)制得到落實(shí)的目標(biāo)，應(yīng)該在各個層級的辦公室之間建立合作關(guān)系，使制度能被有效應(yīng)用，為高校辦學(xué)工作提供保障。

(三)強(qiáng)化職能化建設(shè)工作

從職能角度來看，辦公室體現(xiàn)了多樣性的特點(diǎn)，比較難以實(shí)施清楚的劃分。所以，協(xié)調(diào)組織以及參謀助手職能的重要性就得到了進(jìn)一步凸顯[3]。強(qiáng)化職能化建設(shè)工作，需要對辦公室業(yè)務(wù)管理結(jié)構(gòu)進(jìn)行改革，調(diào)整權(quán)力與利益之間的關(guān)系，從而更好的解決二者之間存在的矛盾。從參謀助手職能方面進(jìn)行分析，高校辦公室在完成日?；竟ぷ鞯幕A(chǔ)上，應(yīng)該對工作形式的發(fā)展趨勢展開詳細(xì)分析，開展信息調(diào)研工作，并以信息技術(shù)為工具建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫。將線上與線下結(jié)合起來，了解教師與學(xué)生的實(shí)施需求以及提出的建議，建立公開的校務(wù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)辦公室管理人員與師生之間的有效交流。

三、結(jié)論

綜上所述，辦公室在高校工作體系中占據(jù)著舉足輕重的地位，不僅是促進(jìn)各個部門之間有效協(xié)作完成工作的紐帶，也是一個重要的職能部門。盡管越來越多的高校已經(jīng)認(rèn)識到辦公室業(yè)務(wù)管理工作的關(guān)鍵性，但是在實(shí)際工作中仍然存在一些問題。因此，高校辦公室應(yīng)該設(shè)定清晰的工作目標(biāo)，建立完善的工作機(jī)制，強(qiáng)化職能化建設(shè)工作。通過本文對高校辦公室業(yè)務(wù)管理結(jié)構(gòu)優(yōu)化的有效路徑展開的一系列探析，希望能為提高辦公室業(yè)務(wù)管理工作效率提供一些參考。