事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化管理的重要性分析

薛樹江

(通榆縣房屋征收經(jīng)辦中心，吉林 通榆 137200)

隨著我國城市的不斷發(fā)展，事業(yè)單位將面臨著更多的挑戰(zhàn)，如何充分利用現(xiàn)有人力資源則成為事業(yè)單位人事管理工作人員主要面臨的問題。人事檔案規(guī)范化管理作為促進事業(yè)單位工作效率提升的有效手段，能夠幫助我國事業(yè)單位解決內(nèi)部管理過程中存在的問題，也能實現(xiàn)人力資源的充分利用，對于我國城市管理以及城市發(fā)展有著重要的意義。

一、事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化管理的重要性

(一)將現(xiàn)存的人事管理問題充分暴露出來

規(guī)范化的檔案管理體系，能夠讓事業(yè)單位明確工作人員的基本信息以及技能信息，同時也能了解單位各部門對人員的需求情況，從而將部門人力資源調(diào)配中存在的問題暴露出來，讓管理者了解哪個部門存在人力資源過剩、哪個部門存在人力資源短缺的問題；同時也能讓人事管理人員了解哪些工作人員具有怎樣的能力，并將這些人員調(diào)配到適合的部門。同樣，在工作人員績效評定、能力評定等工作中，規(guī)范化的檔案管理工作，也能提供相對準確的資料[1]。

(二)保證信息的真實性與完整性

人事檔案是體現(xiàn)一個工作人員工作經(jīng)歷和工作能力的重要資料，完整的人事檔案才能為人事調(diào)動與人事任命提供真實有效的依據(jù)。個別事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)缺乏健全檔案管理制度的意識，從而導(dǎo)致在人事任命工作中出現(xiàn)各種各樣的問題；工作人員對檔案信息真實性與完整性認識的缺失，也導(dǎo)致檔案填報、存檔過程中出現(xiàn)錯誤。另外，在檔案收集整理、保管編制過程中不規(guī)范的操作，也會導(dǎo)致檔案信息的失真。失真的檔案為后續(xù)工作人員繳納養(yǎng)老保險、工作調(diào)動、職稱評定等都會造成不良的影響[2]。

(三)促進事業(yè)單位日常工作的規(guī)范化

規(guī)范化的人事管理制度中往往具有規(guī)范化的績效評定體系。可見，在評定工作人員績效的時候，會考慮工作人員是否按照要求完成了工作任務(wù)，從而促使事業(yè)單位日常工作的規(guī)范化發(fā)展。通過延伸思考我們會發(fā)現(xiàn)，人事檔案管理制度制定與日常工作有著密切的聯(lián)系，我們可以同制定人事檔案管理制度的過程中，對其他工作制度進行反思與調(diào)整，從而進一步促進事業(yè)單位日常工作往規(guī)范化發(fā)展。

二、如何進一步完善企業(yè)檔案管理制度

(一)加強事業(yè)單位整體的檔案管理意識

檔案的錄入與管理與事業(yè)單位的每一個工作人員都有密不可分的關(guān)系，所以事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該以身作則，提升自身的檔案管理意識；讓每一個工作人員從檔案信息登記錄入開始，就遵守檔案管理制度的要求，保證檔案信息的真實性和完整性。領(lǐng)導(dǎo)者與人事管理人員更應(yīng)該主動學習先進的檔案管理制度，并將其融入到日常工作中去，將具有權(quán)威性、具體性的檔案管理制度落實到人事管理制度中去，為后續(xù)檔案管理工作提供制度依據(jù)。

(二)了解目前檔案管理制度中的問題

檔案管理制度的完善需要在實際情況的基礎(chǔ)上開展。所以，人事管理人員需要及時了解檔案管理過程中存在的問題，以及各個部門及各個員工的實際情況，從而制定出符合實際情況的人事管理制度及檔案管理制度。檔案管理制度的制定可以從檔案的錄入、調(diào)取、歸檔三個方面開展，制度面向的對象應(yīng)該是檔案的錄入者、查閱者、管理者、被記錄人。檔案內(nèi)容的組成應(yīng)該為工作人員的基本資料、工作履歷、工作能力；各部門人員配置、人員變動情況、人員需求情況；事業(yè)單位年度工作總結(jié)、部門變動等信息都應(yīng)該成為人事檔案管理的一部分。分析檔案管理制度存在的問題，也可以從以上幾個方面入手[3]。

(三)先進檔案管理制度的引入以及人才的引進

引進先進檔案管理制度以及優(yōu)秀檔案管理人才，能夠為事業(yè)單位人事管理工作提供新思想和新動力，同時也能擺脫傳統(tǒng)思維對管理思路的限制與影響，促進人事檔案管理制度往新的方向發(fā)展。另外，在引進先進制度與人才的同時，事業(yè)單位也要加強對現(xiàn)有員工的培訓(xùn)，從而保證事業(yè)單位整體檔案管理水平的提升。

(四)積極嘗試數(shù)字化檔案管理手段，提高檔案管理效率

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，越來越多的企事業(yè)單位開始嘗試利用數(shù)字化檔案管理手段開展人事管理工作，并取得了一定的成果，其人事管理水平也得到了有效提高。所以，事業(yè)單位可以采取建立人事檔案信息庫的方式，減少檔案管理中不必要的環(huán)節(jié)，縮短檔案管理流程，減少管理過程中消耗的時間，促進檔案管理工作的發(fā)展。

三、總結(jié)

綜上所訴，人事檔案規(guī)范化管理在發(fā)現(xiàn)事業(yè)單位現(xiàn)存問題、保證信息的真實性與完整性、促進事業(yè)單位日常工作的規(guī)范化等方面都有重要的意義。所以，事業(yè)單位人事管理人員更應(yīng)該積極探索人事檔案規(guī)范化管理的手段，促進事業(yè)單位人事管理工作以及其他工作的規(guī)范化進程。