對企業(yè)公文流轉(zhuǎn)工作中存在問題及建議分析

巴 桑

(中國國家鐵路集團(tuán)公司青藏鐵路集團(tuán)公司拉薩車站，西藏 拉薩 850000)

公文作為具有特定效力和規(guī)范體式的文書，公文流轉(zhuǎn)也是企業(yè)最為基礎(chǔ)性的工作。企業(yè)公文流轉(zhuǎn)工作的質(zhì)量直接關(guān)系企業(yè)整體工作效率和質(zhì)量，因此在當(dāng)前企業(yè)辦公室工作中，需要全面提高辦公室中公文流轉(zhuǎn)工作的整體效率和水平，為企業(yè)各項工作的有序開展奠定良好的基礎(chǔ)。

一、當(dāng)前企業(yè)公文流轉(zhuǎn)中存在的主要問題

(一)收文管理不到位

當(dāng)前企業(yè)公文流轉(zhuǎn)過程中，存在部分收文沒有統(tǒng)一登記的情況，對于公文的流轉(zhuǎn)去向缺乏有效的跟蹤，特別是針對于一些有限時性的緊急公文，沒有及時送達(dá)或是部分?jǐn)M辦意義不到位，從而導(dǎo)致公文流轉(zhuǎn)過程中出現(xiàn)各種問題，無法按時限對公文進(jìn)行辦理，從而導(dǎo)致公文延壓和漏辦問題的發(fā)生。

(二)缺乏督辦機(jī)制

企業(yè)公文歸檔需要單位領(lǐng)導(dǎo)簽批具體的落實意見，承辦部門領(lǐng)導(dǎo)還要閱知簽定。但在實際工作中由于相關(guān)規(guī)范不完善，部分人員在實際工作中缺乏責(zé)任心，導(dǎo)致實際督辦情況無人跟蹤，因此存在辦文與辦事之間脫節(jié)的問題。

(三)公文辦理不落實

部分需要貫徹落實的公文，存在只管部署不管落實的情況，不僅相關(guān)配套措施出臺不及時，而且層層轉(zhuǎn)發(fā)文件問題。即使存在分解任務(wù)的情況，但卻缺乏具體的督辦落實，因此導(dǎo)致公文得不到督辦落實，存在一紙空文的情況。

(四)公文報送不規(guī)范

部分企業(yè)在公文報送時存在不規(guī)范的情況，往往不經(jīng)過相關(guān)部門直接將公文報送領(lǐng)導(dǎo)個人，甚至存在同時報送多個領(lǐng)導(dǎo)的情況。由于領(lǐng)導(dǎo)多次收到同一公文，因此導(dǎo)致公文脫離了正常流轉(zhuǎn)渠道，不僅牽扯了領(lǐng)導(dǎo)精力，而且還會存在重復(fù)指示、批示意見不一致等問題發(fā)生，會對正常工作秩序帶來較大的影響，無形增加了公文處理的難度。

二、加強(qiáng)企業(yè)公文流轉(zhuǎn)工作的建議

(一)提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層對公文流轉(zhuǎn)效率的認(rèn)識

由于企業(yè)公文流轉(zhuǎn)效率會對企業(yè)的發(fā)展帶來較大的影響。但在當(dāng)前企業(yè)實際工作中，由于部分領(lǐng)導(dǎo)及辦公室人員對于公文流轉(zhuǎn)效率認(rèn)識不到位。企業(yè)公文作為企業(yè)發(fā)展的重要指導(dǎo)性文件，同時也是溝通和交流的重要載體，具有較強(qiáng)的時效性。通過對公文的盡快審批和及時傳達(dá)，可以使企業(yè)能夠更好的響應(yīng)國家政策號召，并與企業(yè)實際情況相結(jié)合，促進(jìn)相關(guān)部門協(xié)作能力的提升，從而積極促進(jìn)企業(yè)的健康發(fā)展。一旦企業(yè)公文傳達(dá)不及時或是執(zhí)行力度不足，必然會對企業(yè)的正常發(fā)展帶來較大的影響，因此企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層需要加強(qiáng)對公文流轉(zhuǎn)時效性的深入認(rèn)識，企業(yè)公辦室部門要積極構(gòu)建完善的公文流轉(zhuǎn)管理制度，促進(jìn)企業(yè)公文的正常、有序流轉(zhuǎn)。

(二)完善企業(yè)公文流轉(zhuǎn)的相關(guān)制度

企業(yè)需要建立健全完善的公文流轉(zhuǎn)制度，針對公文流轉(zhuǎn)整個流程進(jìn)行規(guī)范。將公文接收落實到具體的部門及人員頭上，由統(tǒng)一部門進(jìn)行接收再進(jìn)行下一步的流轉(zhuǎn)。對于接收后的公文，辦公室人員要對其進(jìn)行相應(yīng)的記錄，對文件具體的信息進(jìn)行登記，并根據(jù)登記要求將文件送至相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門進(jìn)行具體的審批，然后再將文件下發(fā)至具體的參閱人員手中。為了實現(xiàn)對執(zhí)行完畢的文件進(jìn)行集中保管和管理，宜建立具體的制度，保證文件歸檔的科學(xué)性和高效性，為查詢提供更多的便利。

(三)落實相關(guān)部門和人員的具體責(zé)任

在當(dāng)前企業(yè)公文流轉(zhuǎn)過程中，需要將公文管理職責(zé)具體落實到相應(yīng)的部門及指明具體負(fù)責(zé)人。公文接收一般由辦公室公文處理人員承擔(dān)，并嚴(yán)格按照企業(yè)公文流轉(zhuǎn)規(guī)定進(jìn)行執(zhí)行，確保公文能夠及時被處理和收回審核。同時各部門還要做好配合工作，公文歸檔管理由文件處理人員與檔案管理人員共同來完成，做好接收后的記錄和備份工作，為后續(xù)文件的查詢提供更多的便利。

(四)提高辦公室工作人員業(yè)務(wù)水平

在企業(yè)公文流轉(zhuǎn)管理工作中，辦公室文書處理人員和工作人員在其中發(fā)揮著重要的作用。因此需要在國家和企業(yè)相關(guān)的規(guī)章制度下，辦公室文書處理人員要重視自身業(yè)務(wù)水平的是升，以此來提高公文處理的工作效率，并進(jìn)一步強(qiáng)化責(zé)任意識和職業(yè)道德水平，加強(qiáng)對相關(guān)部門的督促，為公文流轉(zhuǎn)整個流程的順利實施打下良好的基礎(chǔ)。對于涉及到企業(yè)機(jī)密的公文，要求文書管理人員要保證公文信息的安全性，而且在實際工作中自身也要嚴(yán)格遵守具體的紀(jì)律，努力提高自身的職業(yè)道德水平。

(五)實現(xiàn)公文流轉(zhuǎn)的信息化

對于公文流轉(zhuǎn)工作而言，公文流轉(zhuǎn)信息化作為企業(yè)公文處理的重要發(fā)展趨勢，通過公文流轉(zhuǎn)信息化，可以有效地提高公文處理效率，而且實現(xiàn)整個流程過程中人力和物力的節(jié)約，實現(xiàn)資金的節(jié)省。當(dāng)前企業(yè)公文流轉(zhuǎn)信息經(jīng)系統(tǒng)得以建立起來，并取得了一定的成效。企業(yè)工作人員可以根據(jù)自身的權(quán)限來登錄系統(tǒng)，可以對系統(tǒng)中的文件進(jìn)行學(xué)習(xí)或是執(zhí)行。同時領(lǐng)導(dǎo)也能夠?qū)崿F(xiàn)在線閱讀、更改和審批，并能夠?qū)⒐募皶r傳導(dǎo)給公文管理人員，再通過系統(tǒng)對文件的狀態(tài)進(jìn)行整理，最后實現(xiàn)對公文的歸檔和保存。