高校檔案管理信息化探析與措施

倪 儆

(江蘇商貿(mào)職業(yè)學(xué)院，江蘇 南通 226000)

在我國高校檔案管理過程中，實施信息化管理對我國高校未來檔案建設(shè)尤為重要，對檔案未來的發(fā)展起到較大的促進作用。此外，信息化技術(shù)的應(yīng)用融入到了檔案管理中的每個環(huán)節(jié)，能夠大大提高管理效率，主要是因我國近幾年招生不斷擴大，使檔案管理工作量越來越大，這就需要高校應(yīng)丟棄傳統(tǒng)管理模式，采用信息化管理技術(shù)才能適合目前高校檔案管理的發(fā)展，為我國高校檔案信息化管理奠定良好基礎(chǔ)。

一、高校檔案管理信息化建設(shè)的重要意義

(一)提高檔案檢索過程中的查準率與查重率

檔案采用信息化管理主要是通過信息技術(shù)來代替?zhèn)鹘y(tǒng)手工對編碼的查閱，以此在較大程度上降低手工編碼查閱的復(fù)雜性。此外，由于傳統(tǒng)檔案在管理過程中，不但效率比較低，而且在一定程度上準確率也會降低，信息化管理不但能夠提升其查準率，而且可提高查重率。

(二)能夠?qū)崿F(xiàn)遠程傳輸

信息化檔案管理與傳統(tǒng)管理方法相比具有一定的差異性，其中信息化檔案管理最為突出的一個優(yōu)點就是，能夠?qū)崿F(xiàn)遠程傳輸，同時在對檔案能夠?qū)崿F(xiàn)自動檢索，并可以利用網(wǎng)絡(luò)對檢索到的檔案信息傳播出去，以此降低查閱人工作壓力。

(三)能夠提升檔案管理工作效率

高校檔案管理工作量比較大，管理工作較為復(fù)雜，由于檔案是學(xué)生最為重要的資料，這就對管理工作能力要求比較高，其中信息化檔案在管理過程中能夠大大降低傳統(tǒng)管理過程中出現(xiàn)的錯誤，并且能夠自動生成與歸檔，能夠?qū)ぷ餍蔬M行極大提升。

二、高校檔案管理的地位和類型

高校檔案主要是指各高等院校進行教學(xué)、招生以及管理等活動形成的對學(xué)生用未來價值的文字與圖表等形式的歷史記錄，檔案中對學(xué)校歷史有較為詳細的記錄，也是高校不同活動最為真實的記錄，有較大的利用價值，這在較大程度上表明了高校檔案管理在高校工作中的重要地位。這就更體現(xiàn)了檔案管理在高校工作中舉足輕重的重要地位。

高校檔案記錄著高校真實的歷史，記載著較為豐富的資源與信息，其中高校檔案主要有科研檔案、人事檔案以及教學(xué)檔案等，每一個檔案都包含著高校最有價值的信息。此外，隨著我國科技技術(shù)的發(fā)展，信息化時代的到來，較多高校社會活動也逐漸增多，對檔案的需求也越來越高，在此基礎(chǔ)上傳統(tǒng)高校檔案管理在較大程度上不能適應(yīng)現(xiàn)代高校發(fā)展需求，這就需要融入信息化技術(shù)進行有效創(chuàng)新。所以，高校檔案管理應(yīng)向信息化管理方向革新，使用科技技術(shù)提升檔案管理質(zhì)量與工作效率。

三、高校檔案融入信息化管理過程中出現(xiàn)的問題

(一)管理者管理理念落后

高校進行管理與教育工作是檔案管理過程中最為重要的環(huán)節(jié)，也是使教育順利開展的關(guān)鍵部分，隨著我國信息技術(shù)的飛速發(fā)展，高校各項工作也在逐漸融入信息化技術(shù)，以此實現(xiàn)現(xiàn)代化模式。但是，一些高校檔案管者由于管理理念較為落后，對信息化管理模式認識不足，對信息化管理模式不重視，導(dǎo)致信息化管理模式在一定程度上很難落實。

(二)管理工作方法較為落后

由于高校檔案在管理中較為復(fù)雜，并且工作量相對也比較大，不但需要對檔案進行存儲于記錄，還需要能夠第一時間檢索到相關(guān)檔案，我國較多高校檔案管理工作方法依然較為傳統(tǒng)，管理工作還需要手工來完成，不管是對檔案進行分類還是整理，都需要耗費人力物力，在較大程度上大大降低了工作效率。

(三)基礎(chǔ)設(shè)施缺乏現(xiàn)代化設(shè)備

由于我國地域經(jīng)濟有一定的差異性，各地區(qū)高校經(jīng)濟也有較大差異，需要經(jīng)濟不發(fā)達地區(qū)的學(xué)校在進行檔案管理時沒有足夠的投入資金，導(dǎo)致管理過程中沒有現(xiàn)代化管理設(shè)備，使管理還處于手工管理水平，這在較大程度上減緩了高校檔案管理的未來發(fā)展。此外，一些高校雖配備有現(xiàn)代化設(shè)備，但是由于種種原因使設(shè)備無用武之地，很難發(fā)揮其使用價值。

(四)高校合并阻礙了檔案管理發(fā)展

隨著我國教育體制的改革，較多高校實施了合并，這就給檔案管理造成了較大的問題，比如檔案在高校合并時丟失、較多檔案在移動過程中打亂了其順序，這就需要對檔案進行重新整理。此外，較多高校在合并后，學(xué)生檔案與人事檔案進行了分類保存，這在較大程度上阻礙了高校部門間信息資源共享，使檔案管理發(fā)展受到一定影響。

四、高校檔案融入信息化管理措施

(一)實現(xiàn)理念創(chuàng)新

對高校檔案管理進行理念創(chuàng)新，打破傳統(tǒng)管理理念，這是提升高校檔案管理的基礎(chǔ)，只有進行理念創(chuàng)新，才能將信息化檔案管理模式真正融入到管理中來，對高校檔案管理的未來發(fā)展尤為重要。此外，高校在進行檔案管理過程中，管理模式應(yīng)適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的需求，這就需要實現(xiàn)信息化管理理念，并且在傳統(tǒng)管理方法基礎(chǔ)上制定出適合高校檔案長遠發(fā)展的管理規(guī)劃，這在較大程度上能夠提升我國高校檔案管理健康發(fā)展。

(二)實現(xiàn)服務(wù)模式創(chuàng)新

高校檔案管理要實現(xiàn)創(chuàng)新，就需要打破傳統(tǒng)管理方法，采用另一種適合檔案管理未來發(fā)展的新方法來實現(xiàn)管理創(chuàng)新。此外，隨著我國教育體制改革，較多高校招生與就業(yè)形勢有較大的變化，對檔案需求不斷增加，這就需要應(yīng)加強檔案管理質(zhì)量，并在此基礎(chǔ)上提升服務(wù)水平，以此實現(xiàn)有效創(chuàng)新，使檔案管理易多元化、高效化的方式呈現(xiàn)，同時信息化管理建設(shè)，提供較為準確的檔案信息。

(三)實現(xiàn)技術(shù)創(chuàng)新

在現(xiàn)代化背景下，高校檔案在管理過程中，不同環(huán)節(jié)的順利實施都離不開信息化技術(shù)的支持，這就需要高校應(yīng)完善現(xiàn)代化設(shè)備，提升檔案管理中的管理設(shè)備。此外，高校還需要進行相關(guān)管理軟件的開發(fā)，真正實現(xiàn)高效檔案信息化管理，并在此基礎(chǔ)上進行檢索系統(tǒng)的升級，主要是因高校檔案管理工作過程中，由于檔案越來越多，就需要完善檢索系統(tǒng)，以此提高信息檢索的準確性。

(四)實現(xiàn)人力資源創(chuàng)新

我國一些高校檔案管理工作人員由于素質(zhì)與能力有較大的常差異性，導(dǎo)致檔案管理質(zhì)量與效率得不到有效提升，所以高校應(yīng)在此基礎(chǔ)上對管理工作人員進行有效的培訓(xùn)，并對有些工作人員的素質(zhì)與管理能力進行提高，使工作人員通過提升自身素質(zhì)與能力，來提升檔案管理質(zhì)量。此外，高校還應(yīng)使用一些激勵方法，最大程度上調(diào)動工作人員的積極性，不但能夠激發(fā)工作人員工作積極性，而且在較大程度上可提升自身服務(wù)意識，同時還有利于團隊合作精神建設(shè)。

五、結(jié)語

綜上所述，將信息化技術(shù)融入到我國高校檔案管理中，不但能夠提高檔案管理工作人員的工作效率、降低工作量，而且在較大程度上能夠完善高校未來檔案管理的發(fā)展，這對我國高校檔案的發(fā)展具有較大的促進作用。此外，信息化檔案管理在現(xiàn)代化背景下，是檔案有效管理的保障，能夠?qū)n案實施永久性保存，但在采用信息化管理的過程中，需要保證檔案的完整性與真實性，這就需要工作人員在管理的過程中，需要提升自身的全面素養(yǎng)與信息化管理技能，以此提升高校檔案管理能力，促進我國高校檔案管理未來發(fā)展。