大數(shù)據時代背景下檔案管理工作的研究

蘭家友

摘 ?要：信息技術的發(fā)展為檔案管理工作的開展提供了必要的技術基礎，但是由于檔案管理理念的滯后以及相應的配套設施建設跟不上等因素，導致檔案管理工作開展緩慢。在大數(shù)據背景下，如果想提高檔案管理工作的質量，就要轉變傳統(tǒng)的管理模式，構建完善的檔案管理體系，保證檔案管理工作能適應當前時代的發(fā)展需要，最大限度地提高檔案資源的利用率。該文分析了大數(shù)據時代檔案管理工作存在的問題，提出了相應的解決策略，以供參考。

關鍵詞：大數(shù)據 ?檔案管理 ?問題 ?研究

中圖分類號：G270.7 ? 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2019）11（a）-0239-02

在大數(shù)據時代，社會各個行業(yè)都面臨著對龐大的數(shù)據如何進行有效管理的挑戰(zhàn)，當然檔案管理也不例外。檔案管理工作主要是保存檔案，提供檔案，主要任務就是原始數(shù)據的收集、整理、檢索、保存以及有效利用等。在大數(shù)據時代，每天產生的數(shù)據量非常龐大，對于檔案管理從業(yè)者帶來了很大的挑戰(zhàn)。因此，在當前的大數(shù)據背景下，探討檔案管理工作具有重要的現(xiàn)實意義。

1 ?大數(shù)據背景下檔案管理工作的變化

1.1 檔案的管理機制更加復雜

傳統(tǒng)的檔案管理是將檔案資料按照不同的需求進行分類，為后續(xù)的使用提供方便。在大數(shù)據時代，數(shù)據信息非常龐大，數(shù)據類型包括結構化數(shù)據以及非結構化數(shù)據，尤其是非結構化的數(shù)據隨著互聯(lián)網的應用呈現(xiàn)幾何式的增長，而且不同的信息之間相互交叉。檔案的管理工作較之前更加復雜，管理的內容更加繁雜，因此，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經不適應大數(shù)據背景下的檔案管理工作。需要檔案管理人員要有大數(shù)據意識，重視對于數(shù)據的收集及整理，能夠及時地篩選出有價值的信息，并進行歸檔保存，更好地開展檔案管理工作。

1.2 對于檔案管理人員提出了更高的要求

傳統(tǒng)的檔案管理工作只需要檔案管理人員掌握相關管理的基本方法就可以了。在當前的大數(shù)據背景下，檔案管理工作面對的信息更加多樣化以及海量化，信息的處理方式也更加復雜，在這種背景下，對于檔案管理人員提出了更高的要求，除了基本的檔案管理方法以外，還需要掌握計算機技術以及對數(shù)據資料的有效整理、查詢等技術。因此，為了更好地開展檔案管理工作，檔案管理人員需要不斷地學習新的知識自己新技術，提升自己的專業(yè)素養(yǎng)，培養(yǎng)大數(shù)據思維，提高業(yè)務水平，以適應大數(shù)據時代的挑戰(zhàn)。

1.3 對于檔案管理的安全性提出了更高的要求

大數(shù)據時代，檔案信息化管理讓管理工作更加便捷，效率更高，但是也增加了檔案信息泄露的風險。因此，檔案管理的安全性是檔案管理工作的一項重要內容，對于一些價值信息很高的檔案信息更要保證安全。檔案管理人員在工作過程中，要有安全意識，讓檔案管理工作更加安全，同時，要構建完善的安全信息系統(tǒng)，建立應急防范機制。

2 ?當前檔案管理工作存在的問題

2.1 檔案管理水平有待提高

在實際的檔案管理工作中，缺乏完善的檔案管理體系，管理工作基本上是各自為政，規(guī)范性有待提高。同時，隨著信息技術的快速發(fā)展，信息技術便捷的優(yōu)勢讓人們獲取信息的渠道更加多元化，這對于還停留在傳統(tǒng)的檔案管理模式中的管理工作帶來挑戰(zhàn)。因此，檔案管理人員必須要實現(xiàn)紙質檔案向數(shù)字檔案的轉換，滿足人們多元的信息需求。

2.2 檔案管理隊伍建設不足

多數(shù)的檔案管理人員缺乏專業(yè)技術知識，對于檔案管理的基本原則和制度了解不夠深，對于檔案管理工作的認識不足，認為只是將檔案收集起來，進行分類保存就可以了，檔案信息的價值不能很好地發(fā)揮出來。此外，檔案管理工作多是中老年人員，對于現(xiàn)代的新技術接受能力比較差，對于檔案的編研工作研究不夠深入，而且人員的流動性比較強，很難保證檔案管理工作連續(xù)的開展。

2.3 檔案管理設施建設不足

隨著大數(shù)據時代的到來，數(shù)據信息的猛增，檔案的管理工作越來越復雜，工作量越來越大。因此，要做好檔案管理工作還需要借助現(xiàn)代信息技術來完成，這就需要加強對于基礎設施的建設。當前存在的情況是，多數(shù)單位對于檔案的基礎設施建設投入不足，導致一些檔案管理的設備、場地配備不足，老化的設備也不能及時更新，出現(xiàn)檔案資料丟失或是損壞的情況。

3 ?大數(shù)據背景下檔案管理對策分析

3.1 利用信息技術提高檔案管理水平

在新的時代背景下，檔案管理工作要與時俱進，改變傳統(tǒng)的管理模式，以《檔案法》的法律法規(guī)為要求，注重檔案管理工作，創(chuàng)新檔案管理模式。按照檔案管理的要求，科學的開展檔案管理工作，同時為檔案管理人員提供良好的工作環(huán)境，完善獎懲機制，督促檔案管理人員更好地投身于本職工作。及時地收集、整理數(shù)據時代產生的數(shù)據信息以及影像資料，更好地開展檔案管理工作。檔案管理人員應該及時地修復受損的紙質檔案，利用當前的掃描、拍照等技術將紙質檔案進行數(shù)字化的轉化，并建立相應的數(shù)據庫。轉換工作的前期開展會比較復雜，但是建成之后可以更好地進行數(shù)字管理，提高管理效率，此外，需要定期地對于電子檔案進行維護、更新，發(fā)揮檔案的信息價值。

3.2 加強檔案管理隊伍建設

要提高檔案管理工作，需要一支思想政治水平高、專業(yè)技術過硬的檔案管理隊伍。需要積極引進專業(yè)的技術人才，優(yōu)化隊伍的年齡結構，整體提高管理隊伍的業(yè)務水平。定期對于當前從事檔案管理的人員進行檔案知識技術培訓，根據工作中的實際情況來開展針對性的培訓。提高從業(yè)人員的計算機應用能力、數(shù)據分析、篩選的能力，以及電子檔案管理的能力，這些都是要培訓的內容，通過技術培訓，不斷地提高檔案管理人員的專業(yè)技術水平，更好地為現(xiàn)代化檔案管理服務。

3.3 加強檔案管理設施建設

利用現(xiàn)代化的管理理念以及方法，解決檔案管理中的問題，實現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化管理。除了有現(xiàn)代化的管理理念外，還需要加強基礎設施建設。引進了專業(yè)技術人才，提高了管理隊伍的業(yè)務水平，還需要有配備的專業(yè)設施，才能更好地發(fā)揮檔案管理人才的作用。加大基礎設施的資金投入，更新檔案工作開展所需要的設備，此外，在檔案工作管理中要融入大數(shù)據思維，可以和相關的大數(shù)據企業(yè)進行合作，加強對于設備和技術的研發(fā)，讓適應大數(shù)據時代的設備以及技術更好地發(fā)揮優(yōu)勢。將存儲以及虛擬技術應用到檔案管理中，拓寬合作渠道，加強現(xiàn)代信息技術在檔案管理中的應用。

3.4 做好檔案信息的開發(fā)利用工作

檔案管理的目的是為了提供信息服務，因此，要更好地發(fā)揮檔案信息的價值和作用。在這一理念下，檔案管理人員要樹立為用戶提供信息服務的意識，開展編研工作和咨詢服務，改變傳統(tǒng)的服務模式，主動地將數(shù)據資料庫向應用人群進行推廣。利用大數(shù)據分析用戶的需求，定向地將檔案信息提供給用戶，開展有針對性的服務。

4 ?結語

在大數(shù)據的發(fā)展背景下，檔案管理工作有了新的發(fā)展思路與模式，現(xiàn)代化的信息技術讓檔案管理工作的效率更高，而且降低了管理成本。但是大數(shù)據時代，檔案管理還存在一些問題，針對這些問題，需要創(chuàng)新管理模式，提高專業(yè)管理隊伍素質，加強檔案管理設施建設，應用現(xiàn)代化的管理方法，提高檔案管理工作水平，更好地發(fā)揮檔案信息的應用價值。

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