大數(shù)據(jù)時(shí)代高校數(shù)字檔案共享服務(wù)探究

徐代珍

摘 ?要：伴隨著移動(dòng)多媒體、云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用，人類順利步入大數(shù)據(jù)時(shí)代。高校檔案管理部門應(yīng)該順應(yīng)大數(shù)據(jù)的發(fā)展趨勢(shì)，積極轉(zhuǎn)變工作思路、管理理念，提高綜合服務(wù)質(zhì)量，創(chuàng)新服務(wù)模式，共享檔案信息，全面優(yōu)化管理效率。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案 ?大數(shù)據(jù) ?共享

中圖分類號(hào)：G27 ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2019）11（a）-0014-02

1 ?什么是大數(shù)據(jù)時(shí)代

麥肯錫公司率先提出大數(shù)據(jù)時(shí)代。該公司認(rèn)為社會(huì)發(fā)展各個(gè)領(lǐng)域都離不開大數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)已經(jīng)滲透到各個(gè)領(lǐng)域，并得到廣泛應(yīng)用，這將進(jìn)一步促進(jìn)生產(chǎn)率增長，增加消費(fèi)者盈余。特別是自2012年以來，“大數(shù)據(jù)”就成為各領(lǐng)域出現(xiàn)頻率最高的詞匯之一。其中《紐約時(shí)報(bào)》指出現(xiàn)代人更加傾向于基于數(shù)據(jù)與分析判斷分析，并形成決策。換言之即各領(lǐng)域在大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景下，人們已經(jīng)不再以直覺或者經(jīng)驗(yàn)作為制定決策的依據(jù)。

高校是知識(shí)的搖籃與集散地，其同樣需要順應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代，直面挑戰(zhàn)與發(fā)展機(jī)遇。高校檔案信息管理部門是高校的重要部分，其必須充分結(jié)合大數(shù)據(jù)，積極結(jié)合各類用戶的特點(diǎn)來提高檔案信息的管理效率，更新服務(wù)理念，形成科學(xué)化、多元化的檔案信息管理，共享檔案信息服務(wù)。

2 ?高校推行共享數(shù)字檔案服務(wù)的意義

伴隨著社會(huì)的發(fā)展，對(duì)信息管理提出更為苛刻的要求，凸顯傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的不足。在此背景下，數(shù)字化檔案應(yīng)用運(yùn)生。此種存儲(chǔ)方式有助于擴(kuò)大存儲(chǔ)量管理檔案信息，同時(shí)為實(shí)現(xiàn)共享檔案資源奠定基礎(chǔ)。數(shù)字檔案共享服務(wù)的實(shí)施是高校實(shí)現(xiàn)最大化利用資源信息、充分發(fā)揮資源互補(bǔ)作用的關(guān)鍵，同時(shí)這有助于推進(jìn)高校社會(huì)信息化建設(shè)。

2.1 現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的客觀要求

大數(shù)據(jù)時(shí)代，進(jìn)一步豐富社會(huì)總資源，信息資源是其中的重要組成部分。高校是培育高素質(zhì)人才的搖籃，是科研與教學(xué)的集散地，其含有大量極其重要的科技文化信息?；诖?，為了促進(jìn)社會(huì)現(xiàn)代化建設(shè)，應(yīng)該積極擴(kuò)大其智慧資源的輻射范圍，共享高校數(shù)字檔案。

2.2 符合可持續(xù)發(fā)展的基本要求

從高校發(fā)展的角度分析，共享數(shù)字檔案信息是實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的基本路徑之一。這是因?yàn)橥ㄟ^共享數(shù)字檔案信息資源，可消除知識(shí)壁壘，共享資源，實(shí)現(xiàn)信息互補(bǔ)，形成合作聯(lián)盟的關(guān)系。這些均有利于高校取長補(bǔ)短，共同提高教育教學(xué)水平，為實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

2.3 方便社會(huì)用人單位進(jìn)行查證與鑒別

眾所周知高校檔案部門涉及到多方面的工作，其中包括用人單位查證咨詢、鑒別各類員工檔案信息?；诠蚕頇n案信息資源，有助于用人單位或者其他人才對(duì)接單位、中介機(jī)驗(yàn)高效的查詢、驗(yàn)證畢業(yè)生、在校生的信息，縮短工作流程，簡化工作步驟。總之，共享數(shù)字檔案信息，能夠在充分滿足社會(huì)用人單位、學(xué)生驗(yàn)證信息的基礎(chǔ)上，最大限度地節(jié)省人力成本。

3 ?現(xiàn)階段高校數(shù)字檔案資源管理的主要問題

3.1 數(shù)字資源匱乏

大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校檔案管理已經(jīng)引入并運(yùn)用“智慧檔案”“大檔案”等，但是新時(shí)期檔案管理受傳統(tǒng)檔案管理所遺留的各種問題，仍普遍存在管理效率偏低的情況?；诖髷?shù)據(jù)時(shí)代，應(yīng)有針對(duì)性地結(jié)合數(shù)字化的特征，在豐富檔案管理內(nèi)容的同時(shí)，積極優(yōu)化其工作質(zhì)量。

3.2 信息資源過于分散化

高校在管理信息資源期間，應(yīng)該充分結(jié)合檔案管理的現(xiàn)狀及相關(guān)管理內(nèi)容，有針對(duì)性地開展管理活動(dòng)。但是很多高校存在未能統(tǒng)一合理規(guī)劃等各類現(xiàn)象。這些現(xiàn)象的存在極易引發(fā)資源體系分亂，甚至發(fā)生數(shù)據(jù)異常等情況，繼而造成其他不利影響。這些因素的存在不利于整合檔案信息資源。

高校檔案管理是一個(gè)持續(xù)性的過程，這一個(gè)過程需要不斷地整合處理大數(shù)據(jù)。通過有效整合數(shù)據(jù)信息，制定統(tǒng)一的信息資源管理標(biāo)準(zhǔn)，減少信息過于分散的情況，只有這樣才能真正提高檔案信息管理的質(zhì)量，使之真正發(fā)揮作用。

3.3 有待進(jìn)一步挖掘信息資源

當(dāng)前檔案管理是以“資源中心”為核心，其主要工作包括檔案的接收與處理等。就目前實(shí)際管理情況來看，非常有必要采取有效的措施，深入挖掘其中有用的信息資源，使之得以真正發(fā)揮作用。

縱覽高校實(shí)際開展數(shù)字檔案資源管理情況不難發(fā)現(xiàn)其普遍存在未能充分挖掘其中的潛在價(jià)值的情況，具體表現(xiàn)為未能充分發(fā)揮數(shù)字化管理的效果與作用。高校在建設(shè)數(shù)字化檔案資源期間，應(yīng)該形成“藏用并重”的意識(shí)，更新管理模式工，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)、大數(shù)據(jù)的作用，激活有效信息，深度挖掘檔案數(shù)據(jù)資源，彰顯檔案管理工作的價(jià)值。簡而言之即需要充分發(fā)揮數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)與作用，更好地服務(wù)于高校發(fā)展。

4 ?大數(shù)據(jù)時(shí)代高校如何實(shí)施數(shù)字檔案共享

4.1 建設(shè)共享服務(wù)體系

通過建設(shè)檔案館數(shù)字資源，規(guī)范化、統(tǒng)一化服務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)制度，充分發(fā)揮數(shù)字檔案組織機(jī)構(gòu)的作用，構(gòu)建完善化的數(shù)字檔案共享體系。針對(duì)各類數(shù)字化檔案業(yè)務(wù)，應(yīng)該形成統(tǒng)一的規(guī)范性術(shù)語，明確標(biāo)準(zhǔn)及識(shí)別標(biāo)識(shí)。對(duì)元數(shù)據(jù)格式、檔案格式做到細(xì)化、規(guī)范化存儲(chǔ)。除此之外，還應(yīng)立足現(xiàn)狀，制定符合高校數(shù)字檔案信息管理的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。具體規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該包括網(wǎng)上傳輸、交換、查詢、存儲(chǔ)、描述、標(biāo)識(shí)、管理等各個(gè)方面。當(dāng)前我國正式頒布了《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》，這有助于規(guī)范CADJn子文件的收集及歸檔等操作。建立工作機(jī)制、共享平臺(tái)，立足電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)，暢通共享平臺(tái)與本單位辦公系統(tǒng)。省級(jí)主管部門統(tǒng)一規(guī)劃各高校的檔案管理軟件，并做好相關(guān)研發(fā)維護(hù)工作，為高校提供無償服務(wù)。為了實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案共享機(jī)制，非常有必要規(guī)范配置接品，并由高校統(tǒng)一確認(rèn)接入機(jī)制，統(tǒng)一配發(fā)電子標(biāo)識(shí)，并明確使用權(quán)限。

4.2 基于共享數(shù)字檔案的需要，構(gòu)建安全管理制度