淺談加強(qiáng)檔案管理優(yōu)化的有效措施

陳恒

（乳山市教育人才服務(wù)中心，山東 乳山 264500）

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)信息化的快速發(fā)展，大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普遍運(yùn)用以及智慧城市建設(shè)，檔案信息化工作對(duì)檔案工作的重要性進(jìn)一步凸顯，檔案信息化工作在服務(wù)大局、服務(wù)民生以及強(qiáng)化內(nèi)部管理等方面都將起著決定性作用。檔案管理工作對(duì)單位的發(fā)展具有十分重要的意義。我市創(chuàng)建全國(guó)智慧城市的城市中，智慧檔案工作必將成為下一步建設(shè)的重中之重，因此，我們一定要抓住機(jī)遇，乘勢(shì)而上，以豐富多元的數(shù)字信息為支撐，以便捷的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)為手段，加速推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，使檔案信息化成果在教育教學(xué)領(lǐng)域中發(fā)揮更大的作用，惠及更多的廣大學(xué)生家長(zhǎng)，助推全市教育事業(yè)再上新臺(tái)階。但同時(shí)我們也清醒地認(rèn)識(shí)到在學(xué)校檔案管理中仍然存在一些問(wèn)題。

一是檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足

很多學(xué)校管理者認(rèn)為檔案管理僅僅是一項(xiàng)輔助性工作，沒(méi)有必要投入太多人力物力，造成一些不必要的浪費(fèi)。由于管理者對(duì)檔案管理工作缺乏應(yīng)有的重視，從而導(dǎo)致相關(guān)管理規(guī)劃制度欠缺實(shí)施力度。

二是管理工作缺乏信息化建設(shè)

現(xiàn)在，計(jì)算機(jī)廣泛應(yīng)用到人們的生活中，但檔案管理仍采用傳統(tǒng)管理方式。紙質(zhì)檔案和電子檔案同步填寫(xiě)，反而給檔案管理帶來(lái)了更高的成本，不利于檔案工作的順利開(kāi)展。

三是管理人員專(zhuān)業(yè)水平相對(duì)低下

學(xué)校檔案管理人員絕大部分不是專(zhuān)業(yè)的，缺乏管理經(jīng)驗(yàn)，大部分僅限于將紙質(zhì)信息材料收藏保管。

如何加強(qiáng)檔案管理優(yōu)化呢？筆者認(rèn)為可以從以下幾個(gè)方面有效提升檔案管理，創(chuàng)新工作思路，不斷提高檔案管理工作的質(zhì)量，管理好、利用好檔案。

一是嚴(yán)格落實(shí)從嚴(yán)治黨主體責(zé)任。

學(xué)校檔案管理工作要始終以黨的政治建設(shè)為統(tǒng)領(lǐng)，進(jìn)一步強(qiáng)化政治意識(shí)，嚴(yán)肅黨內(nèi)政治生活，明確職責(zé)定位、優(yōu)勢(shì)特色和短板弱項(xiàng)，認(rèn)真履行“為黨管檔、為國(guó)守史、為民服務(wù)”的神圣職責(zé)。

二是重視人事檔案管理工作

單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視檔案管理工作，把它放在單位干部隊(duì)伍建設(shè)的高度來(lái)對(duì)待，并將其納入到議事日程。建立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，定期對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)、督促，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決；建立檔案管理達(dá)標(biāo)升級(jí)考核機(jī)制，對(duì)人事檔案管理工作實(shí)行定性定量考核，分級(jí)分類(lèi)指導(dǎo)，等級(jí)升降動(dòng)態(tài)管理，進(jìn)一步推進(jìn)檔案管理工作的有序開(kāi)展。

三是建立完善的檔案管理制度

學(xué)校管理工作內(nèi)容瑣碎復(fù)雜，工作量較大，為了方便管理應(yīng)將檔案管理工作納入到統(tǒng)一管理中來(lái)，建立相對(duì)完善的檔案管理制度，增強(qiáng)管理依據(jù)性、規(guī)范性及權(quán)威性，對(duì)單位文件進(jìn)行編制歸檔。實(shí)行責(zé)任追究制，將責(zé)任分解到具體管檔人員，保證工作質(zhì)量，明確每一級(jí)負(fù)責(zé)人與管理人員的工作責(zé)任任務(wù)，并列入個(gè)人考核中，以促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展。同時(shí)，要定期檢查檔案歸檔工作，在錄入檔案時(shí)遵守制度與規(guī)范，以保證檔案材料的準(zhǔn)確與完整，維護(hù)檔案的真實(shí)性與嚴(yán)肅性。

四是實(shí)施檔案管理一體化，加強(qiáng)檔案管理

為確保檔案的完整性，要加強(qiáng)檔案管理一體化，確保檔案資料的準(zhǔn)確性。檔案管理人員可以利用信息技術(shù)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，電子檔案便于查閱，具有方便、快捷的特點(diǎn)，不過(guò)電子檔案涉及到學(xué)校內(nèi)部信息等重要資料，一旦丟失便很難找回。因此，檔案管理人員必須對(duì)檔案的歸檔、保存工作做好，實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案的安全管理。

五是加大對(duì)檔案信息化建設(shè)的力度

網(wǎng)絡(luò)信息覆蓋校園，應(yīng)將網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)完美融合到學(xué)校檔案管理中，檔案管理工作的順利開(kāi)展。加快推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)，盡快實(shí)現(xiàn)部門(mén)與市檔案館之間檔案信息資源的互聯(lián)互通，方便人民群眾查詢(xún)利用檔案；對(duì)檔案信息網(wǎng)升級(jí)改造。同時(shí)打造好檔案館微信公眾平臺(tái)建設(shè)，加強(qiáng)與群眾的互動(dòng)交流。

六是將檔案管理納入合同

合同扮演著決定性作用的角色，它是強(qiáng)有力的法律依據(jù)、相關(guān)單位應(yīng)該將檔案管理納入到合同，為檔案管理爭(zhēng)取主動(dòng)權(quán)，加強(qiáng)檔案歸檔的完整性及準(zhǔn)確性。

七是加強(qiáng)檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)

信息化人才是推動(dòng)檔案信息化發(fā)展的動(dòng)力，是檔案信息化建設(shè)最寶貴的資源。重視信息化人才培養(yǎng)，提高檔案從業(yè)者的信息素養(yǎng)和信息技能，是檔案信息化建設(shè)的迫切任務(wù)，定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行全面培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案管理工作的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，積累管理經(jīng)驗(yàn)，提升管理水平。重點(diǎn)加大對(duì)檔案人員計(jì)算機(jī)技能及信息化水平的培訓(xùn)力度，為信息化建設(shè)的持續(xù)發(fā)展做好準(zhǔn)備。檔案員要積極參加各類(lèi)計(jì)算機(jī)應(yīng)用技能培訓(xùn)班和檔案信息化培訓(xùn)班，掌握檔案信息化基礎(chǔ)知識(shí)；二是安排專(zhuān)人定期到各個(gè)部門(mén)進(jìn)行信息化指導(dǎo)，遇到有關(guān)信息化方面的疑問(wèn)，不厭其煩、耐心指導(dǎo)。例如，在為各市直單位安裝數(shù)字檔案室軟件時(shí)就聘請(qǐng)技術(shù)人員對(duì)檔案員進(jìn)行一對(duì)一、面對(duì)面指導(dǎo)，現(xiàn)場(chǎng)解答他們?cè)诠ぷ髦杏龅降膯?wèn)題。經(jīng)過(guò)努力，全市檔案人員的信息化技能水平實(shí)現(xiàn)了質(zhì)的飛躍，已基本能夠適應(yīng)當(dāng)前的工作要求。