檔案網(wǎng)站建設(shè)應(yīng)注意的若干問題

趙曉光

（黑龍江省尚志高速公路管理處，黑龍江 尚志 150600）

檔案網(wǎng)站是檔案館(室) 在互聯(lián)網(wǎng)上建立的站點(diǎn)，它以主頁(yè)方式提供相關(guān)信息和相關(guān)服務(wù)，構(gòu)成公共信息網(wǎng)絡(luò)的一個(gè)節(jié)點(diǎn)。從微觀講，檔案網(wǎng)站建設(shè)是檔案館(室) 網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的第一步，是檔案館(室) 面向網(wǎng)絡(luò)世界的窗口；從宏觀講，檔案網(wǎng)站建設(shè)是國(guó)家檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是信息時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)和社會(huì)信息化的必然要求。因此，如何去建設(shè)具有中國(guó)特色的檔案網(wǎng)站，已成為檔案界關(guān)注的熱點(diǎn)問題。

一、檔案網(wǎng)站的功能定位

（一）宣傳功能。檔案部門收集保管檔案的目的是為了利用，而在充分了解認(rèn)識(shí)檔案及檔案工作的基礎(chǔ)上則能更好地加以利用。宣傳、介紹檔案工作，擴(kuò)大檔案工作的影響，是檔案利用工作的基礎(chǔ)，而檔案網(wǎng)站正是利用網(wǎng)絡(luò)這一信息共享平臺(tái)，打破時(shí)間和地域限制，通過檔案館指南、檔案部門機(jī)構(gòu)設(shè)置、職能簡(jiǎn)介、服務(wù)利用指南、檔案政策研究等欄目的設(shè)置，全方位、多角度地宣傳。

（二）展示功能。檔案真實(shí)地記錄和反映了社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)、文化等各個(gè)領(lǐng)域的活動(dòng)，具有原始真實(shí)性、較高的美學(xué)價(jià)值、一定的可欣賞性。檔案網(wǎng)站通過對(duì)館藏的展示，展現(xiàn)了社會(huì)的精神文化財(cái)富，反映了一種社會(huì)資源的共享性，體現(xiàn)了檔案部門對(duì)人類文明的保護(hù)和推動(dòng)作用，而且這種展示，可以通過國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)傳到世界各地，對(duì)宣揚(yáng)中華民族的璀璨文化起到事半功倍的效果。展示功能是突出檔案部門自身文化內(nèi)涵的一個(gè)重要方面。

（三）服務(wù)利用功能。服務(wù)利用是發(fā)揮檔案價(jià)值的直接途徑。提高檔案的利用效率，增強(qiáng)檔案部門的服務(wù)水平，是檔案部門需要深入研究的問題。檔案網(wǎng)站的建設(shè)對(duì)檔案利用的服務(wù)方式有了全新的突破，一改過去“坐等上門”、“面對(duì)面查檔”的傳統(tǒng)服務(wù)方式，通過檔案網(wǎng)站利用窗口的設(shè)立，可讓利用者上網(wǎng)查找、搜索檔案目錄，調(diào)出要查找的檔案，達(dá)到自己的利用目的。

（四）交互功能。檔案網(wǎng)站能夠廣開言路，傾聽訪問者的意見和建議，在服務(wù)提供者與服務(wù)對(duì)象之間架起一座信息溝通的橋梁。通過網(wǎng)站點(diǎn)擊次數(shù)以及檔案工作論壇、利用者信箱、建言獻(xiàn)策等欄目的設(shè)置，建立起與網(wǎng)站訪問者的交互園地，盡可能滿足訪問者的需求，使檔案網(wǎng)站打破單向的輸出方式，達(dá)到吸引訪問者的目的，增加點(diǎn)擊率和訪問量，從而使檔案網(wǎng)站不斷注入新的活力，步入良性發(fā)展軌道。

二、檔案網(wǎng)站的建設(shè)要點(diǎn)

（一）總體框架結(jié)構(gòu)規(guī)范，布局合理。檔案網(wǎng)站的總體布局應(yīng)規(guī)范，檔案主頁(yè)的形式適宜選擇信息羅列型，網(wǎng)站名稱、導(dǎo)航欄目、重點(diǎn)欄目展示、互動(dòng)信息、版權(quán)說明等，均應(yīng)在主頁(yè)羅列。按照人常規(guī)思維模式和瀏覽習(xí)慣，網(wǎng)站名稱一定要放頭條醒目位置，且通欄布局。欄目設(shè)置要突出重點(diǎn)欄目，重點(diǎn)欄目有正文欄（包括新聞動(dòng)態(tài)和圖片）及導(dǎo)航條等。正文欄將及時(shí)把最重要的信息和反映本站特色的信息發(fā)布出去，圖片為檔案文化特色的圖片，并配以文字說明。導(dǎo)航欄目是主頁(yè)布局一個(gè)必須認(rèn)真考慮的問題，它不僅可使瀏覽者迅速了解所在網(wǎng)站的基本結(jié)構(gòu)，還能快捷地找到自己感興趣的內(nèi)容。因此，導(dǎo)航欄目一定要緊承網(wǎng)站名稱后第一屏出現(xiàn)。

（二）服務(wù)功能要強(qiáng)。一是體現(xiàn)易用性。網(wǎng)站有豐富的信息資源，只有能提供強(qiáng)有力的檢索工具，才能有效查閱信息。如在導(dǎo)航欄點(diǎn)擊“檔案檢索”就會(huì)提供各類全宗和檢索途徑，選擇點(diǎn)擊進(jìn)入查詢；為了幫助瀏覽者更好地了解檔案檢索工具的使用，網(wǎng)站可提供檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)簡(jiǎn)介、全宗分類介紹查詢、檢索實(shí)例選登、熱門檔案檢索等。網(wǎng)站應(yīng)盡可能提供“站內(nèi)檢索”、“站外檢索”，，甚至向“復(fù)合檢索”發(fā)展。此外，易用性還體現(xiàn)在網(wǎng)站設(shè)計(jì)要結(jié)構(gòu)合乎邏輯、界面友好。二是建立檔案特色服務(wù)。進(jìn)入檔案網(wǎng)站如進(jìn)入歷史的長(zhǎng)河，可感受到歷史的瞬間。三是增強(qiáng)互動(dòng)性。通過互動(dòng)信息，增強(qiáng)瀏覽者與網(wǎng)站的交流，如開設(shè)讀者意見和建議、在線咨詢等欄目，力求在互動(dòng)中增強(qiáng)服務(wù)功能。

（三）保持內(nèi)頁(yè)設(shè)計(jì)的協(xié)調(diào)一致

1.結(jié)構(gòu)的一致性。網(wǎng)站主內(nèi)頁(yè)結(jié)構(gòu)的統(tǒng)一，是網(wǎng)站風(fēng)格統(tǒng)一的重要手段，也是當(dāng)前網(wǎng)站普遍采用的結(jié)構(gòu)。包括網(wǎng)站布局、文字排版、裝飾性元素出現(xiàn)的位置、導(dǎo)航、圖片位置的統(tǒng)一，其優(yōu)點(diǎn)是減少設(shè)計(jì)、開發(fā)的工作量，更有利于以后的網(wǎng)站維護(hù)與更新，并能在一定程度上緩解當(dāng)前檔案館技術(shù)人員缺乏所產(chǎn)生的壓力。

2.色彩的一致性。人的視覺對(duì)色彩要比布局更敏感。一個(gè)特獨(dú)色彩的網(wǎng)站會(huì)給人留下深刻的印象，因此，應(yīng)選取一兩種主要色彩，保持站點(diǎn)主體色彩一致，幾種輔助色彩只是為改變局部色塊。

3.文字背景的統(tǒng)一協(xié)調(diào)。網(wǎng)頁(yè)背景包括背景色和背景圖像。當(dāng)瀏覽者一進(jìn)入檔案網(wǎng)站主頁(yè)，一張張珍貴的歷史相片就在眼前滾動(dòng)，提醒瀏覽者已進(jìn)入歷史長(zhǎng)河。但應(yīng)注意的是，背景圖像要注意控制文件字節(jié)大小，以免影響下載速度。

三、檔案網(wǎng)站的內(nèi)容設(shè)置

針對(duì)我國(guó)檔案網(wǎng)站內(nèi)容級(jí)別差距明顯的問題，筆者建議檔案網(wǎng)站內(nèi)容的建設(shè)不僅要包括大量的一次文獻(xiàn)信息，還應(yīng)包括大量的二次、三次文獻(xiàn)信息，以便滿足不同用戶的不同需要以及同一用戶的不同程度的需要。

針對(duì)檔案信息類型少的問題，筆者建議不僅要提供文本和圖像信息，還應(yīng)提供多媒體檔案信息，讓檔案信息資源能夠全方位展現(xiàn)在利用者面前，還原檔案，還原歷史。

針對(duì)我國(guó)檔案館（室）布局相對(duì)分散的問題，考慮到因時(shí)間、空間和人力、物力、財(cái)力的限制，很多情況下需要利用檔案也不得不放棄，給學(xué)術(shù)和科學(xué)研究造成很多的不便，因而筆者認(rèn)為在提倡建設(shè)公共檔案館、休閑檔案館的今天，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)共享，檔案網(wǎng)站建設(shè)是重中之重。

針對(duì)我國(guó)少數(shù)民族眾多，在檔案利用方面還要考慮到檔案信息互譯問題，最大限度地消除語(yǔ)言障礙。例如，對(duì)于藏文檔案我們可以增加相關(guān)翻譯工具鏈接，針對(duì)經(jīng)常性的、使用頻率較高的檔案信息還可以考慮提供網(wǎng)絡(luò)在線服務(wù)，由專業(yè)人士在線解答問題。