新形勢下機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題與策略分析

張偉志

（肇東市財政局，黑龍江 肇東 151100）

新時期，機關(guān)事業(yè)單位要重視檔案管理工作 ，尤其重視認識檔案管理工作，結(jié)合國內(nèi)外人事檔案的管理制度和經(jīng)驗，創(chuàng)新現(xiàn)有的認識檔案管理方法，并且在對人事檔案進行管理時，還要實時的對認識檔案管理制度進行調(diào)整，以提升認識檔案管理的規(guī)范性。

一、機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作的重要性

（一）人事檔案關(guān)系到職工工作與生活的全方面

人事檔案在機關(guān)事業(yè)單位職工辦理相關(guān)政審手續(xù)時，發(fā)揮這非常重要的作用，人事檔案可以為職工提供相關(guān)的證明，比如：婚姻狀況證明等，事業(yè)單位的職工檔案一般主要包括工作成績、學(xué)習(xí)情況等一系列信息，人事檔案管理人員要保障這些信息的真實性和有效性，以保障職工應(yīng)享受的待遇不會受到影響，人事檔案與職工自身的利益息息相關(guān)，為了進一步促進機關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展，要加大對人事檔案的資金、人力投入，以提升人事檔案管理的水平。

（二）人事檔案具有重要的社會價值

人事檔案作為社會資源，本身具有較高的經(jīng)濟價值。因此，事業(yè)單位要提升人事檔案資源配置的合理性，提升員工與事業(yè)單位之間聯(lián)系和溝通，以保障機關(guān)事業(yè)單位信息傳遞不會受到影響，作為機關(guān)事業(yè)單位職工信息的載體，人事檔案信息本身具有真實性、有效性等特點，員工和機關(guān)事業(yè)單位都要認識到人事檔案的重要性 ，以便有效提高職工信息的完整性。人事檔案能夠職工和機關(guān)事業(yè)單位提供相關(guān)的工作信息，以便進一步促進社會發(fā)展。

二、事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題

（一）思想認識不高

現(xiàn)在我國人事檔案管理仍舊存在很多問題，這些問題對機關(guān)事業(yè)單位發(fā)展造成的影響非常大。因此，在進行機關(guān)事業(yè)單位人事管理時，要認識到人事檔案管理工作的重要性，做好檔案宣傳工作，減少人們的人事檔案管理的誤解?，F(xiàn)在我國很多機關(guān)事業(yè)單位在開展人事檔案管理工作時，出現(xiàn)了沒有認識到自身工作重要性的情況，部分機關(guān)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員甚至認為只要人事檔案部門能夠做好“不泄密”查檔 等工作就可以，這一情況給人事檔案管理工作的正常開展造成了嚴重的阻礙?，F(xiàn)在我國很多人事檔案管理人員都出現(xiàn)了人事檔案管理機制落后，管理內(nèi)容較為陳舊，部分管理內(nèi)容已經(jīng)嚴重不符合事業(yè)單位人事檔案發(fā)展需求的問題，使得人事檔案自身的作用無法得到充分的發(fā)展。因此，機關(guān)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員要不斷提升對人事檔案管理的重視，以保障機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理的發(fā)展不會受到影響。

（二）管檔人員素質(zhì)有待提高

我國很多機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理人員、領(lǐng)導(dǎo)人員都存在自身專業(yè)素質(zhì)不過關(guān)的問題，這一問題嚴重阻礙了我國人事檔案管理工作的發(fā)展。因此，在對人事檔案進行管理時，要掌握人事檔案的一手資料，做好人事檔案歸檔、收集等工作，以便有效提升人事檔案人員的業(yè)務(wù)能力，以便有效提升人事檔案信息化管理工作的水平。但是在實際人事檔案管理工作開展過程中由于管理人員計算機水平不足、業(yè)務(wù)能力較差等，使得機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作無法順利開展，無法滿足人事制度改革的需要。其實，隨著網(wǎng)絡(luò)時代的到來，事業(yè)單位人事檔案管理的科學(xué)化、信息化程度也應(yīng)隨之提高。實踐也證明，沒有一個科學(xué)的人事檔案信息管理系統(tǒng)是很難適應(yīng)新時期人事制度改革大潮的。因此，采用先進的現(xiàn)代化技術(shù)手段管理事業(yè)單位人事檔案既有利于檔案的保管，又提高了管檔人員的工作效率。

三、加強機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理水平的相關(guān)措施

（一）提升單位領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理工作的重視程度

機關(guān)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員要對人事檔案管理給予應(yīng)有的重視，采用發(fā)展的態(tài)度來審視人事檔案所能夠產(chǎn)生的間接性益。從機關(guān)事業(yè)單位的未來發(fā)展角度來分析，人事檔案管理不僅是幫助單位發(fā)掘人才和留住人才的重要方式，同時還是創(chuàng)新管理工作、改善經(jīng)營弊端的有效舉措。首先，機關(guān)事業(yè)單位中的人事檔案管理部門要積極配合檔案人員的工作，并且要根據(jù)實際的管理情況來對原有的軟硬件設(shè)施展開進一步的完善；其次，單位領(lǐng)導(dǎo)要深入到員工身邊來了解他們在生活中所遇到的種種問題和困難，并且要按照國家的統(tǒng)一規(guī)定來為他們解決職稱與薪資待遇問題；最后，單位領(lǐng)導(dǎo)要經(jīng)常開展檔案管理工作的考核與檢查工作，根據(jù)檔案管理人員所提供的意見信息來形成一個高效且規(guī)范的管理制度。

（二）加快人事檔案管理方法的創(chuàng)新速度

目前，我國的機關(guān)事業(yè)單位正在積極地進行著觀念與管理方法上的改革，促使著人事檔案的管理工作正由之前的分散式管理轉(zhuǎn)變?yōu)楫斍暗纳鐣募惺焦芾恚ㄟ^各種方式來將單位內(nèi)部的人事檔案信息資源進行整合，從根本上實現(xiàn)統(tǒng)一開發(fā)與統(tǒng)一管理。在此種形勢下，機關(guān)事業(yè)單位中的檔案部門、人事部門以及勞動部門均要對自身的管理現(xiàn)狀做出適當?shù)恼{(diào)整，從而更好地滿足于在當前市場經(jīng)濟條件下的政府職能需求。此外，機關(guān)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)還可以聘請一些高水平的管理講師來到單位中來展開指導(dǎo)工作，將一些先進的管理理念與技術(shù)帶入到機關(guān)單位的內(nèi)部，從根本上減少檔案管理工作中出現(xiàn)的差錯與紕漏。

（三）提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)

在機關(guān)事業(yè)單位的人事檔案管理工作中，檔案管理人員起到了非常重要的作用。通過上文中的介紹可知，在絕大多數(shù)機關(guān)事業(yè)單位中均存在著檔案管理人員的素質(zhì)水平低下的情況，從而嚴重影響到了人事檔案管理工作的順利開展?；诖?，為了能夠有效促進機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作效率的發(fā)揮，單位領(lǐng)導(dǎo)需要從如下三個方面來進行改善：首先，單位領(lǐng)導(dǎo)要經(jīng)常性地開展內(nèi)部培訓(xùn)活動，并且要根據(jù)大多數(shù)檔案管理人員的意見與建議來對當前的檔案管理制度展開及時的調(diào)整和優(yōu)化，確保檔案管理人員的綜合素質(zhì)能夠達到應(yīng)有標準；其次，單位領(lǐng)導(dǎo)要積極鼓勵檔案管理人員去參加技術(shù)培訓(xùn)與學(xué)習(xí)活動，并且要給予工作表現(xiàn)良好且專業(yè)技術(shù)水平較高的檔案管理人員以適當?shù)木窈臀镔|(zhì)獎勵；最后，單位管理者要通過榜樣的力量來帶動起其他員工的工作積極性，通過經(jīng)常舉辦內(nèi)容豐富的文體活動，讓檔案管理人員在緊張的工作之余可以得到較好的放松，同時促進機關(guān)事業(yè)單位形成一個良好的工作氛圍。

四、結(jié)論

通過上述文章，可以知道在開展人事檔案管理時，要完善現(xiàn)有的人事檔案信息，并且還要保障人事檔案信息的適用性和真實性，以便有效的人力資源進行開發(fā)。另外，機關(guān)事業(yè)單位還要創(chuàng)新現(xiàn)有的人事檔案信息，轉(zhuǎn)變現(xiàn)有的人事檔案管理模式，以提升人事檔案的管理效率。