文書(shū)檔案管理及其信息化應(yīng)用

王淑霞

(泊頭市文化廣電和旅游局，河北 泊頭 062150）

一、大數(shù)據(jù)下文書(shū)檔案管理的含義

隨著互聯(lián)網(wǎng)上各類(lèi)數(shù)據(jù)量的急劇增長(zhǎng)，大數(shù)據(jù)技術(shù)得到發(fā)展推廣，大數(shù)據(jù)是由數(shù)據(jù)體量巨大，難以被用戶(hù)及時(shí)獲取加工處理的數(shù)據(jù)，目前的主要軟件工具在允許時(shí)間內(nèi)達(dá)到查詢(xún)檢索非常困難。大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠?qū)τ袃r(jià)值的數(shù)據(jù)資源進(jìn)行專(zhuān)業(yè)化處理，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源價(jià)值的增值。大數(shù)據(jù)環(huán)境帶來(lái)的信息風(fēng)暴變革人們的生活習(xí)慣，同時(shí)文書(shū)檔案的數(shù)據(jù)量也急劇快速增長(zhǎng)。文書(shū)檔案是整體單位生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理中形成具有保存價(jià)值的原始文書(shū)記錄信息，包括文字、圖片、影像、多媒體等各種形式載體。文書(shū)檔案信息化是用現(xiàn)代信息技術(shù)，進(jìn)行檔案的收集、管理、開(kāi)發(fā)利用。進(jìn)一步提高其利用價(jià)值，大數(shù)據(jù)環(huán)境下利用計(jì)算機(jī)技術(shù)為單位提供更為準(zhǔn)確的服務(wù)，延長(zhǎng)文書(shū)檔案的使用壽命。文書(shū)檔案信息化管理主要包括數(shù)字化管理、網(wǎng)絡(luò)化管理與安全化管理。傳統(tǒng)意義上的文書(shū)檔案以紙質(zhì)載體為主，檔案管理人員勞動(dòng)強(qiáng)度大，工作任務(wù)繁重，檔案收集整理需占用大量的存儲(chǔ)庫(kù)房。大數(shù)據(jù)環(huán)境下數(shù)字化檔案可節(jié)省大量人力物力空間，同時(shí)數(shù)據(jù)更精確，查詢(xún)更方便。文書(shū)檔案信息化管理進(jìn)行數(shù)字化處理，是由紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案，文書(shū)檔案數(shù)字化建設(shè)是單位檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。經(jīng)數(shù)字化建設(shè)形成的企業(yè)文書(shū)檔案需要利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)，才能實(shí)現(xiàn)不同類(lèi)型，不同網(wǎng)絡(luò)范圍內(nèi)的用戶(hù)對(duì)檔案資源的共享使用。企業(yè)文書(shū)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理是實(shí)現(xiàn)檔案資源共享的重要技術(shù)手段。企業(yè)文書(shū)當(dāng)納網(wǎng)絡(luò)化利用包括網(wǎng)絡(luò)分類(lèi)，網(wǎng)絡(luò)組卷，網(wǎng)絡(luò)檢索，網(wǎng)絡(luò)隔離，網(wǎng)絡(luò)下載等多種功能。企業(yè)文書(shū)檔案的安全保障問(wèn)題是網(wǎng)絡(luò)化的突出問(wèn)題，大數(shù)據(jù)環(huán)境的安全問(wèn)題突出，需要在實(shí)際工作中不斷改進(jìn)技術(shù)，加強(qiáng)保密措施，首先要防止由于工作人員操作失誤及網(wǎng)絡(luò)故障，網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊等因素造成企業(yè)文書(shū)檔案損毀。其次，對(duì)涉及保密的企業(yè)文書(shū)檔案需采取相應(yīng)的保密管理措施。企業(yè)文書(shū)檔案進(jìn)行公開(kāi)分級(jí)管理非常必要。

二、文書(shū)檔案信息化建設(shè)的意義

首先，文書(shū)檔案信息化管理有利于提高單位的文書(shū)檔案管理水平，如何利用信息技術(shù)提高文書(shū)檔案管理工作效率，是各單位檔案管理工作者面臨的問(wèn)題，建設(shè)單位文書(shū)檔案信息化管理體系，有利于提高文書(shū)檔案管理水平。其次，文書(shū)檔案信息化管理有利于實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，現(xiàn)代信息技術(shù)擁有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)計(jì)算、數(shù)字資源存儲(chǔ)、不同語(yǔ)言文字自動(dòng)翻譯等功能。為實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案數(shù)字化管理提供了可靠保障。文書(shū)檔案通過(guò)數(shù)字化技術(shù)處理，變得更加規(guī)范高效，為信息化建設(shè)提供了基礎(chǔ)。再次，文書(shū)檔案信息化管理有利于文書(shū)檔案管理工作適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求?，F(xiàn)代化計(jì)算機(jī)技術(shù)，信息技術(shù)等科技水平迅速進(jìn)步，只有實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案信息化管理，才能為生產(chǎn)管理工作的健康發(fā)展，提供檔案資源保障，適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展與科技進(jìn)步的需要。最后，文書(shū)檔案信息化管理有利于單位文書(shū)檔案的利用共享。文書(shū)檔案配合單位檔案管理信息化系統(tǒng)，能充分地滿(mǎn)足為各類(lèi)單位用戶(hù)、不同層次群體間的用戶(hù)提供文書(shū)檔案的檢索、存儲(chǔ)等多種需求服務(wù)。用戶(hù)可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行有效的利用，使文書(shū)檔案在各種網(wǎng)絡(luò)范圍與地域范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)資源共享。

三、大數(shù)據(jù)下文書(shū)檔案信息化建設(shè)

文書(shū)檔案建設(shè)主要任務(wù)是具備快速的數(shù)據(jù)處理能力，最終實(shí)現(xiàn)為用戶(hù)服務(wù)的目的。擁有各類(lèi)具有價(jià)值的文書(shū)檔案，是文書(shū)檔案信息化建設(shè)的重要目標(biāo)，信息化文書(shū)檔案增加了數(shù)字化文書(shū)檔案，如單位產(chǎn)品的宣傳課件、音頻視頻、產(chǎn)品數(shù)據(jù)庫(kù)等。對(duì)文書(shū)檔案加工處理內(nèi)容，包括檢索的全面性與可選擇性，確定文書(shū)檔案的類(lèi)型，時(shí)限等。文書(shū)檔案分類(lèi)歸檔，包括單位內(nèi)部、對(duì)外聯(lián)系，文書(shū)檔案資料可分為會(huì)議、歷史等檔案。文書(shū)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，包括各種文件、勞資的文書(shū)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。文書(shū)檔案網(wǎng)絡(luò)鏈接，包括區(qū)域范圍的網(wǎng)絡(luò)鏈接，如城域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)、專(zhuān)用網(wǎng)的網(wǎng)絡(luò)鏈接等。檔案資源的最終目的是為用戶(hù)提供利用，文書(shū)檔案在單位的生產(chǎn)、管理方面具有重要的參考價(jià)值，是為用戶(hù)提供各種檔案資源服務(wù)的基礎(chǔ)?？衫眯畔⒒瘷n案為用戶(hù)開(kāi)展多種服務(wù)，如可利用電子郵件、網(wǎng)絡(luò)短信等現(xiàn)代化信息技術(shù)手段，為用戶(hù)提供文書(shū)檔案查詢(xún)服務(wù)。利用網(wǎng)絡(luò)硬盤(pán)等現(xiàn)代化技術(shù)手段，為用戶(hù)開(kāi)展文書(shū)檔案遠(yuǎn)程傳送服務(wù)。利用地域范圍的網(wǎng)絡(luò)，文書(shū)檔案資源，為用戶(hù)開(kāi)展某種產(chǎn)品的檔案信息追蹤服務(wù)。大數(shù)據(jù)下企業(yè)文書(shū)檔案信息化管理工作難度更大，對(duì)從業(yè)人員提出了更高的要求。企業(yè)電子文件歸檔處于比較淡漠的狀態(tài)，日常管理工作中電子文件管理會(huì)為檔案管理工作帶來(lái)很多問(wèn)題，要求當(dāng)納管理人員具備一定的素質(zhì)。實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)變，要不斷創(chuàng)新探索，加快掌握運(yùn)用電子檔案的方法，努力改變傳統(tǒng)檔案管理模式，適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代信息化管理的需求。檔案管理人員要主動(dòng)了解企業(yè)對(duì)檔案的需求，多樣化的檔案管理內(nèi)容，要求檔案管理人員必須主動(dòng)了解檔案使用者的需求，更好的滿(mǎn)足對(duì)檔案不同使用者的要求。