關(guān)于企業(yè)歷史檔案數(shù)字化過(guò)程中問(wèn)題的思考

劉磊

（中國(guó)電建集團(tuán)河北省電力勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院有限公司，河北 石家莊 050000）

長(zhǎng)期以來(lái)，企業(yè)在檔案管理中主要是以紙張或錄音的方式來(lái)進(jìn)行保存，但這種保存方式往往很難對(duì)檔案資源進(jìn)行高效的利用。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，各行各業(yè)都已經(jīng)開始廣泛使用計(jì)算機(jī)來(lái)進(jìn)行辦公，為檔案管理工作的改革提供了一個(gè)新的途徑，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)變。在檔案數(shù)字化管理中往往會(huì)將紙張、實(shí)物等內(nèi)容轉(zhuǎn)化成圖片、視頻、音頻和文字等多種形式的電子類文件，再將這些電子類文件分門別類地存儲(chǔ)至計(jì)算機(jī)中，用戶只需借助相應(yīng)的查詢工具，即可快速?gòu)挠?jì)算機(jī)中調(diào)閱到所需的檔案。

一、企業(yè)歷史檔案數(shù)字化的重要意義

（一）符合時(shí)代發(fā)展要求

對(duì)于各行各業(yè)的檔案管理工作來(lái)說(shuō)，其在不斷發(fā)展過(guò)程中，勢(shì)必會(huì)轉(zhuǎn)變成檔案數(shù)字化管理，這也是信息時(shí)代不斷發(fā)展的必然要求。就目前來(lái)看，現(xiàn)代化信息技術(shù)雖然得到了快速發(fā)展，但在檔案管理工作中卻并未受到足夠的重視，檔案管理者并沒有意識(shí)到現(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用價(jià)值，這也使信息需求者無(wú)法獲得及時(shí)的信息服務(wù)。在現(xiàn)代化信息技術(shù)的帶動(dòng)下，我國(guó)檔案管理工作變得愈發(fā)完善，這也使我國(guó)開始致力于在各個(gè)領(lǐng)域中實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，以此提高各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展水平。

（二）提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力

近年來(lái)，全球經(jīng)濟(jì)一體化的不斷推進(jìn)，使企業(yè)面臨著愈發(fā)嚴(yán)峻的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)形勢(shì)，企業(yè)從本地市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)逐漸擴(kuò)張至全球市場(chǎng)，這使越來(lái)越多的企業(yè)參與到國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)之中。在進(jìn)行檔案數(shù)字化管理工作中，需要有一個(gè)明確的管理標(biāo)準(zhǔn)，不過(guò)由于文件的分類標(biāo)準(zhǔn)有所不同，因此在檔案立卷時(shí)往往會(huì)遇到許多問(wèn)題，這些問(wèn)題會(huì)對(duì)檔案立卷造成一定的影響，而通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案的立卷，則可有效避免這一問(wèn)題，在很大程度上提高了企業(yè)在國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)中核心競(jìng)爭(zhēng)力。

（三）提高檔案資源的利用效率

傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)越來(lái)越難以滿足時(shí)代的發(fā)展要求。而將計(jì)算機(jī)引入到檔案管理工作中，利用計(jì)算機(jī)來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)，則可大幅延長(zhǎng)檔案的保存時(shí)間，同時(shí)也不會(huì)使檔案資料出現(xiàn)受潮或蟲蛀等問(wèn)題，大大提高了檔案資源的利用效率。

二、企業(yè)歷史檔案數(shù)字化的條件

（一）企業(yè)要提供必要的物質(zhì)條件

主要包括計(jì)算機(jī)、掃描儀、存儲(chǔ)器，以及操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)、信息安全系統(tǒng)等，其核心是計(jì)算機(jī)，只有具備先進(jìn)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，才能為檔案數(shù)字化建設(shè)提供堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)條件，沒有基本的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，那么檔案數(shù)字化只能是空中樓閣，根本無(wú)法實(shí)現(xiàn)。

（二）檔案部門要制定配套的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

這是檔案信息化快速、有序、健康發(fā)展的保障，管理規(guī)范主要包括數(shù)字檔案相關(guān)要領(lǐng)定義、移交、整理、價(jià)值鑒定、存儲(chǔ)等，業(yè)務(wù)規(guī)范包括數(shù)字檔案的術(shù)語(yǔ)標(biāo)準(zhǔn)、資源描述、數(shù)字檔案文件格式、元數(shù)據(jù)、對(duì)象數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)等，技術(shù)規(guī)范包括軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、軟件系統(tǒng)工作平臺(tái)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、存儲(chǔ)壓縮格式、數(shù)字水印、加密算法等。

（三）檔案人員要提高自身的素質(zhì)技能

要始終把提高人的素質(zhì)放在第一位，要加強(qiáng)對(duì)檔案人員素質(zhì)培訓(xùn)，特別是對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、應(yīng)用系統(tǒng)軟件及相應(yīng)設(shè)備的操作技術(shù)等方面的培訓(xùn)。

三、企業(yè)歷史檔案數(shù)字化過(guò)程中存在的問(wèn)題

歷史檔案數(shù)字化管理工作給檔案管理帶來(lái)快捷、方便、高效管理的同時(shí)，也將檔案信息管理安全的管理問(wèn)題提上了議事日程。在當(dāng)前社會(huì)分工細(xì)化、專業(yè)程度增強(qiáng)、技術(shù)更新加速的大環(huán)境下，檔案部門完全依靠自身力量完成歷史檔案數(shù)字化工作顯得效率低下。于是嘗試將自身力量同社會(huì)力量結(jié)合，實(shí)行業(yè)務(wù)外包，選擇有一定經(jīng)驗(yàn)和能力的專業(yè)公司來(lái)協(xié)助，產(chǎn)生了一系列不可沽的風(fēng)險(xiǎn)因素，因此企業(yè)歷史檔案數(shù)字化工作中存在的安全風(fēng)險(xiǎn)是檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展過(guò)程中必須加以重視的問(wèn)題。信息技術(shù)外包的初衷是檔案管理部門想通過(guò)改變自身的工作現(xiàn)狀，提高自身服務(wù)水平和工作效率，一方面數(shù)字化檔案的建設(shè)需要大量高端硬件、軟件資源，另一方面正在運(yùn)行的檔案管理系統(tǒng)需要進(jìn)行系統(tǒng)的日常維護(hù)和升級(jí)，因此檔案部門在很多方案要依賴于信息技術(shù)服務(wù)商，這種依賴不利于檔案管理部門對(duì)信息技術(shù)的學(xué)習(xí)和創(chuàng)新能力的培養(yǎng)；第二，弱勢(shì)的管理可能性而導(dǎo)致數(shù)字化外包工作受到損失。

四、企業(yè)歷史檔案數(shù)字化過(guò)程中問(wèn)題的控制對(duì)策

（一）歷史檔案數(shù)字化外包工作應(yīng)慎重選擇承包商

要選擇專業(yè)可靠地檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包公司，檔案部門在選擇外包服務(wù)提供商時(shí)，要根據(jù)實(shí)際需求，在認(rèn)真聽取內(nèi)外部專家意見的基礎(chǔ)上，對(duì)外包商的技術(shù)能力、業(yè)務(wù)處理能力、財(cái)務(wù)狀況、對(duì)新技術(shù)的研制與開發(fā)能力等進(jìn)行全面的評(píng)估與審核，選擇業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的承包商。

（二）外包工作中加強(qiáng)對(duì)承包商的安全管理與監(jiān)督

建立健全符合檔案數(shù)字化項(xiàng)目實(shí)際情況、具有可操作性的安全管理制度，完善檔案數(shù)字化項(xiàng)目安全保障體系，建立安全管理和監(jiān)督網(wǎng)絡(luò)，根據(jù)檔案數(shù)字化項(xiàng)目的進(jìn)展配備足夠安全管理資源，確保實(shí)施到位。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，企業(yè)歷史檔案是最重要的信息資源，它能夠減小工作量，提高工作效率，加快檢索和查詢的速度。但是檔案在外包工作中卻容易造成信息的丟失，不利于企業(yè)數(shù)字化硬件設(shè)備的升級(jí)。對(duì)此，各大企業(yè)一定要做好外包工作，選取合適的外包商，對(duì)其開展評(píng)定，并在工作中加強(qiáng)監(jiān)管，避免外包風(fēng)險(xiǎn)，切實(shí)管理好企業(yè)的歷史檔案。