淺談檔案信息資源的開發(fā)利用

宋元紅

（黑龍江省依蘭縣第三小學(xué)，黑龍江 依蘭 154800）

隨著經(jīng)濟(jì)社會的迅速發(fā)展，人們對信息的開發(fā)利用越來越重視，信息本身也是連接各行業(yè)各部門的重要組成部分。檔案是信息的一種，檔案部門是儲存，輸送信息的一個(gè)部門。因此，開發(fā)信息資源包括檔案部門，也適用于檔案部門。

一、檔案信息資源開發(fā)的含義

檔案信息作為一種資源已成為共識，開發(fā)檔案信息資源服務(wù)社會主義精神文明和物質(zhì)文明的建設(shè)已成為檔案工作的一個(gè)中心課題。這是信息時(shí)代的要求，也是檔案事業(yè)發(fā)展的必然結(jié)果。

開發(fā)檔案信息資源就是要在維護(hù)黨和國家根本利益的前提下，將潛在的檔案信息盡可能的挖掘出來、傳遞出去，發(fā)揮其應(yīng)有的作用。具體的講，檔案信息資源開發(fā)是指對檔案信息進(jìn)行加工、整理并將蘊(yùn)藏于檔案中有價(jià)值的、適應(yīng)社會發(fā)展需要的各種知識、信息挖掘出來，最大限度的為廣大利用者這所利用，以提高檔案信息利用效率的一種知識信息整序和傳遞過程?；蛘哒f，是對檔案承載的信息進(jìn)行采集、加工、存儲和輸出的整個(gè)過程，是將檔案承載的信息由靜態(tài)激活為動態(tài)，為利用者所接受的過程，是實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值，充分發(fā)揮檔案信息作用，為社會實(shí)踐活動服務(wù)的關(guān)鍵性的工作系統(tǒng)。檔案信息資源開發(fā)就是將靜態(tài)的檔案信息經(jīng)過采集、加工、存儲進(jìn)而轉(zhuǎn)換成動態(tài)的信息，最快和最大限度的為利用者所利用的過程。這一概念可以從以下幾個(gè)方面理解：

（一）檔案信息資源開發(fā)對象是館藏檔案中隱含的信息。這里的館藏檔案是集中了的，經(jīng)過加工整序的，處于日常保管狀態(tài)下的檔案。這需要實(shí)體管理提供相應(yīng)的保障。當(dāng)然，這也是檔案信息資源開發(fā)區(qū)別于其他開發(fā)的根本標(biāo)志。

（二）檔案信息資源開發(fā)任務(wù)是對靜態(tài)的檔案信息進(jìn)行加工、處理和相應(yīng)的信息輸出，直接滿足利用者的需要。

（三）檔案信息資源開發(fā)性質(zhì)表現(xiàn)為一種高層次的智力勞動過程。

（四）檔案信息資源開發(fā)系統(tǒng)的整體功能是縮短檔案信息的傳遞時(shí)間，廣泛、迅速、準(zhǔn)確地將檔案信息傳遞給利用者，從而最大限度的發(fā)揮檔案信息的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。

二、檔案信息資源開發(fā)存在的主要問題

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，整個(gè)社會的網(wǎng)絡(luò)化，信息化程度不斷提高，人類社會已經(jīng)進(jìn)入了一個(gè)前所未有的信息時(shí)代。在我國，傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)水平明顯滯后于時(shí)代的發(fā)展，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足人們對信息的需求。核心問題是不能夠有效地進(jìn)行檔案信息資源的開發(fā)和利用。

（一）館藏結(jié)構(gòu)單一。據(jù)有關(guān)資料介紹，現(xiàn)在很多檔案館的館藏檔案文書檔案所占比例偏重，而科技，專來，聲像檔案所占比例偏小。這樣的館藏結(jié)構(gòu)，從開發(fā)檔案信息資源的角度分析，使開發(fā)利用檔案信息的范圍狹窄了。因?yàn)樯鐣n案信息的需求是多方面的，館藏單一不能滿足社會需要的多樣性，特別值得提及的是，大量的文書檔案中涉及經(jīng)濟(jì)內(nèi)容的較少，因而，使這些檔案信息直接服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)，存在著較大的難度。

（二）時(shí)間跨度較短。就檔案資源而言，大多數(shù)檔案都是建國前建立的。如一些檔案館歷史檔案所占比例較小，這就給開發(fā)利用檔案信息，研究事物動態(tài)的發(fā)展規(guī)律，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和各項(xiàng)工作服務(wù)帶來了困難。

（三）案卷質(zhì)量較差。由于歷史原因，過去的檔案案卷質(zhì)量不同程度地存在一些問題，質(zhì)量不高的案卷自然會影響檔案信息的開發(fā)利用，道理是顯而易見的。

三、開發(fā)利用檔案信息資源的方法和途徑

（一）豐富并改善檔案信息資源的結(jié)構(gòu)，建立檔案信息資源保障體系。檔案部門要加強(qiáng)檔案的接收和征集工作，擴(kuò)大檔案的接收范圍和征集門類，力爭建成檔案數(shù)量充足，內(nèi)容豐富，結(jié)構(gòu)合理，質(zhì)量優(yōu)化并富有特色的檔案信息資源保障體系。主要表現(xiàn)在：第一，從檔案室來說，要改變單位檔案信息資源的分散管理體制，設(shè)立綜合檔案室，集中統(tǒng)一管理本單位的全部檔案；第二，從檔案館來說，要堅(jiān)持館藏檔案數(shù)量與質(zhì)量并重工業(yè)的原則，一方面要合理擴(kuò)大接收范圍，另一方面要對接收檔案的質(zhì)量進(jìn)行控制；第三，要完善檔案補(bǔ)充機(jī)制，廣泛開展檔案資源征集工作，要想設(shè)法收集散存在社會和個(gè)人手中的歷史檔案資料；第四，要改變館藏結(jié)構(gòu)中文書檔案占主體的單一局面，加大對保存在各單位的專門檔案接收力度；最后要加強(qiáng)與專業(yè)檔案館，圖書館，博物館的聯(lián)系，掌握館藏情況，協(xié)商征集接收其案卷目錄，檔案縮微品等，實(shí)現(xiàn)館際交流，資源共享。

（二）改進(jìn)和更新檔案利用的方法與技術(shù)，加強(qiáng)檢索工具體系建設(shè)，建立檔案目錄中心。隨著檔案數(shù)量的急劇增加和現(xiàn)代社會對檔案利用頻繁需求，傳統(tǒng)的檔案得用方式與方法已不適應(yīng)檔案用戶的需要和檔案信息加工的需要，因此，檔案部門必須大力改變和更新檔案利用的方法，并盡可能地使用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，特別是計(jì)算機(jī)技術(shù)和現(xiàn)代縮微技術(shù)等。目前，各級檔案部門的檔案檢索工具種類單一，功能不全，檢索速度慢，效率低的現(xiàn)象存在，加強(qiáng)檢索工具體系建設(shè)和建立檔案目錄中心已成為一項(xiàng)重要任務(wù)。編制的檢索工具應(yīng)力求符合規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，館藏性，查找性，指導(dǎo)性檢索工具應(yīng)配套，并能把館藏檔案的內(nèi)容特征，形式特點(diǎn)和儲存地點(diǎn)揭示出來。各級檔案部門應(yīng)建立檔案目錄中心，將本地區(qū)，本系統(tǒng)保存的檔案資料，通過實(shí)體分散，目錄集中的方法洪起來，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。

（三）正視現(xiàn)實(shí)，轉(zhuǎn)變觀念，拓寬檔案信息資源開發(fā)利用的服務(wù)范圍。檔案部門要有效的開發(fā)利用檔案信息資源，首先必須轉(zhuǎn)變觀念，樹立主動服務(wù)觀念，開放觀念，競爭觀念，協(xié)作觀念和市場觀念等五種全新的觀念；其次是做好以下四個(gè)方面的工作：第一，在繼續(xù)搞好檔案信息資源開發(fā)利用工作為機(jī)關(guān)，團(tuán)體和企事業(yè)單位服務(wù)的同時(shí)，切實(shí)關(guān)注普通公民的需要，使檔案信息更多的為普通公民所利用；第二，要改變單純依靠檔案部門進(jìn)行檔案信息開發(fā)的作法，走聯(lián)合開發(fā)之路，切實(shí)增強(qiáng)參與意識，自覺擴(kuò)大檔案部門的社會接觸面，根據(jù)黨和政府各方面的中心工作，結(jié)合檔案部門實(shí)際，有重點(diǎn)的開發(fā)檔案信息資源；第三，在檔案信息的傳播手段上，要打破常規(guī)，充分利用檔案部門信息開發(fā)的優(yōu)勢，通過各種有效的傳播手段，擴(kuò)大檔案館(室)在社會公眾中的影響；第四，要注重檔案館(室)新的社會功能的開拓，積極主動介入愛國主義，國情教育等精神文明建設(shè)活動中去，不斷放大檔案信息開發(fā)工作的社會影響。