關(guān)于基層國土資源檔案管理的分析

陳焱

（中國共產(chǎn)黨灤平縣委員會宣傳部，河北 灤平 068250）

基層國土資源檔案是對所轄區(qū)域內(nèi)涉及國土資源管理具有保存價值的各種文字、圖標(biāo)、聲像等不同形式的歷史記錄，是維護(hù)歷史真實面貌的一項重要工作。

一、基層國土資源檔案管理中存在的問題

（一）基礎(chǔ)設(shè)施不完善，無法滿足實際需要

由于基礎(chǔ)設(shè)施投入不足，普遍存在檔案室設(shè)備簡陋、設(shè)備陳舊的現(xiàn)象，部分單位不能修建專門的檔案室，控溫降溫設(shè)備不健全，導(dǎo)致很多檔案損壞，不能維護(hù)歷史本來面貌，給查找利用帶來諸多不便?；A(chǔ)設(shè)施不完善，無法滿足檔案管理工作實際需要。基層國土單位由于經(jīng)費不足，重視不夠，普遍存在檔案室設(shè)施簡陋，設(shè)備陳舊現(xiàn)象，部分單位甚至未能修建專門的檔案室?guī)旆浚k公室和檔案室混在一起，“九防”措施不能落實，以至于在高溫梅雨季節(jié)無法降溫除濕，造成已歸檔材料發(fā)生霉變，給檔案管理留下隱患。由于缺乏必要的現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)管理設(shè)備，大部分基層國土單位還未實行計算機管理室藏檔案，給查找利用帶來很多的不便。

（二）資料歸檔不完整，不能實現(xiàn)統(tǒng)一規(guī)范化管理

檔案管理員在歸檔過程中，往往只重視業(yè)務(wù)層面的檔案收錄，忽視了工作總結(jié)、創(chuàng)建材料、各類責(zé)任狀、會議記錄等材料的整理歸檔，沒有形成檔案管理的完整意識，甚至有些單位在裝訂檔案的過程中，缺乏時間觀念，大量檔案積壓，再加之沒有案卷交接記錄，存在遺失問題。

（三）有的基層所缺乏網(wǎng)絡(luò)管理設(shè)備，沒有安裝國土資源檔案管理信息系統(tǒng)，許多檔案仍實行手工查閱，浪費了大量時間。

（四）檔案管理者的素質(zhì)有待進(jìn)一步提高

檔案管理工作是一項專業(yè)工作，檔案管理者必須具備較好的專業(yè)素質(zhì)才能勝任。一些單位安排文化層次低、年齡偏大的屬于“安置型”人員擔(dān)任，再加之管理人員對檔案管理工作的重要性和責(zé)任性認(rèn)識不夠，對檔案管理規(guī)范缺乏深入細(xì)致的分析，存有應(yīng)付了事的現(xiàn)象，思想觀念和管理水平跟不上發(fā)展的要求。

二、如何強化基層國土資源檔案管理

（一）完善檔案管理制度，建立統(tǒng)一集中的檔案管理網(wǎng)絡(luò)

加強和完善《檔案資料保管制度》、《立卷歸檔制度》、《檔案查閱制度》、《檔案員崗位責(zé)任制度》等，做到制度上墻?？梢愿鶕?jù)檔案管理的實際情況，制定管理細(xì)則，從歸檔范圍、保管期限、分類方法等方面建立檔案管理分類大綱。成立專門的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，統(tǒng)一協(xié)調(diào)檔案管理工作，形成全系統(tǒng)統(tǒng)一管理的模式。充分利用各種機會和場合宣傳檔案管理工作的地位和作用，提高系統(tǒng)全體人員加強檔案管理、保護(hù)利用好檔案的意識。

（二）加強檔案硬件建設(shè)，加快檔案信息化建設(shè)

加大檔案管理投資力度，根據(jù)基層國土所規(guī)范化管理的要求，必須建立專門的檔案室和閱檔室，配備檔案密集架、溫控設(shè)備、計算機、掃描儀、光盤刻錄機等硬件設(shè)備，提高科學(xué)管理水平。要加快國土資源檔案管理數(shù)字化建設(shè)，安裝統(tǒng)一的國土資源檔案管理信息系統(tǒng)，充分利用計算機網(wǎng)絡(luò)的功能，建立電子影像檔案數(shù)據(jù)庫。可以適當(dāng)探索通過相關(guān)網(wǎng)絡(luò)平臺，形成地區(qū)之間數(shù)據(jù)的共享，有條件的單位可以采取身份識別觸摸屏自動查詢。

（三）拓寬檔案搜集渠道，確保檔案收集完整規(guī)范

從實際情況看，基層國土檔案主要分為綜合類、地籍管理、建設(shè)用地、執(zhí)法監(jiān)察、礦產(chǎn)資源、土地利用規(guī)劃類等。其中聲像材料類很容易被忽視，這類文件因為數(shù)量不多，查閱的頻率相對不高，檔案管理人員很容易忽視。因此，檔案管理人員要及時將需要歸檔的材料做好交接記錄，根據(jù)每一類所確定的歸檔范圍，將各類交接材料進(jìn)行分類整理，及時完整地將材料裝訂成冊并錄入檔案信息管理系統(tǒng)，以便查閱。

（四）強化檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理人員要自覺樹立愛崗敬業(yè)、無私奉獻(xiàn)的意識，培養(yǎng)高度的責(zé)任感，嚴(yán)肅認(rèn)真的工作態(tài)度，嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)。要明確檔案管理人員的職責(zé)和任務(wù)，在做好檔案收集的同時，為閱檔者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。在選派優(yōu)秀人員擔(dān)任檔案管理工作的同時，要對上崗人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，組織與其他檔案管理員的經(jīng)驗交流，取長補短，共同提高。要注重專業(yè)人才的培養(yǎng)，要求其掌握檔案管理知識的同時，還要掌握一定的計算機知識，能夠熟練操作檔案管理信息系統(tǒng)，從而提高檔案管理水平。要實行崗位責(zé)任制，明確其職責(zé)范圍，并建立嚴(yán)格的考核獎懲制度，最大限度地調(diào)動檔案管理人員的工作積極性。

基層國土檔案是貫穿于整個國土資源全過程的一個記錄簿，反映到每項工作，每個環(huán)節(jié)，所以檔案管理工作顯得尤為重要，我們要從思想上高度重視，采取積極穩(wěn)妥的措施，不斷提高檔案管理人員的素質(zhì)，努力實現(xiàn)檔案管理的信息化和現(xiàn)代化，最大限度地提高檔案開發(fā)利用價值，從而促進(jìn)國土資源管理事業(yè)又好又快發(fā)展。