民政局社會救助文件檔案的規(guī)范化管理
2019-01-14 04:05:55董少勉
魅力中國 2019年14期
董少勉
（吉林省公主嶺市民政局社會救助事業(yè)中心，吉林 公主嶺 136100）
前言：社會救助檔案就是指日常工作管理中形成具有保存價值的電子數(shù)據(jù)、聲像、圖表、文字、等不同形式的記錄。社會救助文件檔案是社會救助管理機構(gòu)對被救助對象的審核、審批和申請辦理，是在救助中發(fā)放資金和領(lǐng)取過程中的重要材料。維護檔案安全和完整，才能更好為民生工作服務(wù)。
一、民政局社會救助文件檔案的概念及特點
（一）民政局社會救助檔案的概念
從廣義的角度來說，民政局社會救助檔案是各地在實施救助工作過程中長久以來積累下來的檔案，這些檔案包括文書類檔案、救助專業(yè)檔案、會計類檔案等[1]。但本文是從狹義角度來說的，民政局社會救助檔案就是指救助專業(yè)的檔案，同時由各級人民政府、街道辦事處、村委會，對全國低收入人群的醫(yī)療救助、傷殘救助、災(zāi)后救助、居民最低生活保障救助。以及對在救助動作過程中產(chǎn)生的具有儲存意義的，電子數(shù)據(jù)、聲音、影像等多種不同的載體來記錄檔案。并包括，流浪未成年人救助機構(gòu)和救助管理機構(gòu)，并對流浪者救助的過程中具有儲存意義的多種檔案。
（二）民政局社會救助檔案的特點
1.種類多：救助檔案可以分成生活救助檔案和臨時救助檔案。而被救助的居民情況也不相同，根據(jù)這些被救助居民的實際情況我們還可以把救助檔案分成臨時生活救助檔案、鄉(xiāng)村與城鎮(zhèn)醫(yī)療救助檔案、流浪人員檔案、城市居民生活救助檔案、災(zāi)區(qū)救助檔案等。
2.來源廣：民政局社會救助文件檔案都是各地民政局展開工作的事實記錄，這里面含有被民政局救助居民的詳細(xì)資料。這也是民政局展開工作的基本條件。
3.檔案有一定的共性：在這些檔案中除了流浪乞討人員救助檔案外，其他的救助檔案都包括日常材料管理和申請、審批材料。
4.工具性和基礎(chǔ)性強：民政局救助檔案是以單位形式來展開救助工作的原始記錄，是往下開展工作的基礎(chǔ)和工具。
二、民政局社會救助檔案的規(guī)范化管理
（一）提高檔案管理人員的素質(zhì)，配用專業(yè)的工作人員
民政局社會救助文件檔案管理的好壞，完全取決于管理檔案的工作人員。管理檔案工作人員的素質(zhì)和工作水平要能勝任管理救助文件檔案的需求。所以在選擇管理救助文件檔案的員工上一定要選擇有責(zé)任心的、有愛心的、生活作風(fēng)正派、政治清白的熱來從事這一工作[2]。從事管理救助文件檔案的工作人員要經(jīng)常的進(jìn)行培訓(xùn)，系統(tǒng)地學(xué)習(xí)社會救助文件檔案管理工作的法律法規(guī)和管理檔案的相關(guān)工作內(nèi)容。幫助工作人員掌握操作技能和檔案知識，從而提高社會救助文件檔案的管理水平。在這基礎(chǔ)上還要培養(yǎng)管理人員的心理素質(zhì)和思想素質(zhì)，培訓(xùn)工作人員要嚴(yán)守紀(jì)律、絕不泄密、認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)、堅守原則。作為社會救助站的一名員工要注重提高自身的專業(yè)水平，通過培訓(xùn)、自學(xué)等方式，熟練工作中的每一個環(huán)節(jié)。努力掌握科學(xué)管理救助文件檔案的方式和方法，提高工作效率，提高管理檔案的質(zhì)量。
（二）完善制度，確保救助文件檔案的規(guī)范化
社會救助工作范圍廣，工作內(nèi)容也比較復(fù)雜，這也給社會救助部門提出了較高的工作要求。例如，不同救助對象的救助資金不同、醫(yī)療救助對象的統(tǒng)計、城鄉(xiāng)居民最低生活保障對象的統(tǒng)計、救助對象的更新都離不開救助檔案系統(tǒng)的管理。從而，必須要加大一步完善救助文件檔案系統(tǒng)的管理。來提高民政局救助文件檔案管理的規(guī)范化。同時，要堅持依法管理的原則、完善管理機制和制度。分層分級管理的原則和分類管理的原則。依法管理是最要的，要是不能依法管理救助機構(gòu)有可能出現(xiàn)徇私舞弊等現(xiàn)象。分層分級管理是管理檔案時要責(zé)任分明，只要責(zé)任明確了，才能從根本把救助檔案管理好。分類管理救助檔案，就是把社會上的救助具體范圍進(jìn)行更仔細(xì)的劃分。然后在每個大類的社會救助中按照救助標(biāo)準(zhǔn)在進(jìn)行劃分，從而來提高救助檔案管理的實效性。
（三）實行嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾?，定期更?/h3>
慈善救助對象和城鄉(xiāng)低保對象一般是以戶為單位，每家每戶都有一個檔案。五保戶救助對象、醫(yī)療救助對象、優(yōu)撫對象則是采取以人為單位每一個人一個檔案。在救助文件檔案建立時要保證里面的材料是真實有效的。材料包括申請書、審批表、居民身份證復(fù)印件、戶口本、收入證明、以及政府給出的其它材料。這些材料工作人員會按照工作規(guī)范進(jìn)行整理粘[3]。檔案整理時要統(tǒng)一裝訂，使用規(guī)定的檔案盒裝并進(jìn)行編號管理。工作人員還會定期的整理救助檔案，把陳舊的救助檔案進(jìn)行更新，對救助對象的成員變化、家庭住址、聯(lián)系方式、收入情況，等基本信息進(jìn)行更新。一律把救助檔案分為3個管理類別，第一個類別標(biāo)記成綠色，一年入戶一次進(jìn)行走訪調(diào)查，調(diào)查家庭情況，根據(jù)家庭情況進(jìn)行調(diào)整。第二個類別標(biāo)成黃色，半年入戶進(jìn)行走訪調(diào)查，按照交調(diào)查表進(jìn)行填表，在根據(jù)家庭具體的生活條件、進(jìn)行調(diào)整。第三個類別標(biāo)記紅色，根據(jù)家庭的收入，子女上學(xué)的狀況就業(yè)等情況進(jìn)行調(diào)整。以上保證實際信息的真實錄入。使社會救助文件檔案更加的規(guī)范化。
結(jié)論：隨著社會的發(fā)展，人們對檔案資源的管理也越來越重視。信息化發(fā)展為檔案管理提供了非常大的便利。檔案信息資源管理系統(tǒng)也越來越正規(guī)，工作人員通過培訓(xùn)提高自身各方面的素質(zhì)，也使的檔案管理的質(zhì)量和效果不斷的提高。
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