檔案規(guī)范化建設(shè)的相關(guān)建議

徐春艷

（230604197211174127，黑龍江 大慶 163712）

在單位管理中，檔案管理工作占據(jù)的位置相當(dāng)重要。規(guī)范化的檔案管理工作是推動(dòng)檔案工作邁向法治化方向的前提。發(fā)展不統(tǒng)一是導(dǎo)致各單位在開展檔案管理工作時(shí)出現(xiàn)多種問題的因素之一，嚴(yán)重時(shí)影響到單位的長久健康發(fā)展。因此，現(xiàn)階段我們面對的主要問題就是如何開展規(guī)范化的檔案管理工作，并著重解決各單位在管理檔案中遇到的不同問題與障礙。從樹立全新的思想觀念與意識(shí)著手，提升檔案管理質(zhì)量與管理水平。

一、檔案管理現(xiàn)狀

我們國家單位檔案的存放和管理總體情況比較有秩序，但是仍然存在著很多管理不善的問題，其中當(dāng)然也包括一些以前就遺留下來的管理漏洞等，因而必須積極的采取措施進(jìn)行解決。從當(dāng)前統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)來看，很多單位對于檔案管理工作沒有引起足夠的思想重視，這成為了檔案管理出現(xiàn)漏洞的直接原因。管理人員在思想方面對檔案管理沒有提升到一定的高度，就會(huì)影響各項(xiàng)規(guī)章制度的落實(shí)，因而對于檔案管理的人才選擇以及體系的確立等方面就存在了一定的失誤。一些單位的管理人員認(rèn)為檔案管理工作并不重要，沒有必要安排專業(yè)的人員設(shè)定專業(yè)的科室來管理這些資料，一般交給行政管理部門就可以完成工作。在這種思想的影響下，很多單位對于檔案管理事項(xiàng)存在著很多的問題，既沒有專業(yè)的工作人員進(jìn)行歸檔和整理，也缺乏一些保護(hù)資料的安全措施。

二、檔案規(guī)范化建設(shè)的策略與建議

（一）提高重視程度

檔案管理工作發(fā)展方向取決于領(lǐng)導(dǎo)人員的重視程度。領(lǐng)導(dǎo)人員重視檔案管理工作不只是在精神上給予支撐，還要在人力，物力以及財(cái)力方面給予檔案管理工作物質(zhì)上的保障。領(lǐng)導(dǎo)也可在工作人員中發(fā)揮自身榜樣作用，潛移默化的影響員工，積極開展檔案管理工作。最大限度調(diào)動(dòng)員工的積極性，加大檔案管理規(guī)范化建設(shè)力度。并通過自身努力，在檔案管理工作中取得一定的成績，這可進(jìn)一步說明領(lǐng)導(dǎo)重視程度對檔案管理工作的直接影響。也可以說領(lǐng)導(dǎo)的重視程度是開展后續(xù)管理工作的基礎(chǔ)與前提。

（二）加大扶持力度

信息化時(shí)代著重表現(xiàn)在各行各業(yè)，互聯(lián)網(wǎng)因科學(xué)技術(shù)的大力發(fā)展與進(jìn)步得到了有效普及，越來越多的行業(yè)利用互聯(lián)網(wǎng)開展建設(shè)與管理工作。以往的檔案管理模式在傳統(tǒng)的管理工作中所起到的作用相當(dāng)重要，并取得理想成績，但是已經(jīng)無法滿足時(shí)代發(fā)展的客觀需求。要想真正做好創(chuàng)新與改革工作，需要立足于檔案管理工作，總結(jié)以往的經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)，加大基礎(chǔ)設(shè)施以及資金投入力度。這些都需要得到單位的大力支持，無論是在資金，還是在政策與人力、物力上都需要加大扶持力度。提升軟件以及硬件各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施的水平，用于開展現(xiàn)代化的檔案管理工作，尤其要滿足檔案管理在網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展方面提出的多樣需求。

（三）培養(yǎng)檔案人員責(zé)任意識(shí)

檔案管理本身是一件繁瑣的工作，稍不認(rèn)真就會(huì)產(chǎn)生錯(cuò)誤，而隨著電子檔案的發(fā)展，也不斷的提高了對檔案管理人員的要求，所以在加強(qiáng)單位檔案管理方面需要通過對檔案管理人員的培訓(xùn)來提高他們的技能，培養(yǎng)員工的責(zé)任意識(shí)、職業(yè)道德，使得他們能夠?qū)Ρ旧淼墓ぷ髫?fù)起責(zé)任，同時(shí)也激發(fā)他們的工作熱情，使他們熱愛檔案管理工作。所以，加強(qiáng)對檔案人員的培訓(xùn)，在提高技能的同時(shí)，要激發(fā)他們的靈感，推動(dòng)檔案管理水平的提高。也只有這樣才能不斷的推動(dòng)單位檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，發(fā)揮檔案管理對單位的價(jià)值。

三、完善檔案自身的規(guī)范性

檔案所記載的信息不論是對人還是對單位都是非常重要的，它不僅僅記載著歷史發(fā)展進(jìn)程，而且對今后的發(fā)展起著借鑒性的作用。而目前的檔案管理不規(guī)范化導(dǎo)致了其在日常管理中所顯現(xiàn)的作用并不明顯，而在加強(qiáng)檔案管理規(guī)范化建設(shè)方面，應(yīng)該從檔案工作的本身進(jìn)行不斷的完善及進(jìn)行規(guī)范化建設(shè)。其中在規(guī)范檔案方面，應(yīng)該以公文制發(fā)的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化為前提，為其提供良好的基礎(chǔ)，一方面要求公文用紙的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化，這樣便于以后的保存；同時(shí)對于檔案簽字、信息確認(rèn)等方面也要嚴(yán)格的要求，要字跡清晰工整，不要濫用簡稱等，這樣有利于以后的標(biāo)準(zhǔn)化。同時(shí)，在加強(qiáng)檔案本身規(guī)范化中，要以提高案卷質(zhì)量為關(guān)鍵，推進(jìn)檔案工作的規(guī)范化，案卷材料的收集是否完整直接影響到了檔案的價(jià)值，而立卷的方法和裝訂情況也能夠影響到檔案工作的規(guī)范化，因此在日后的工作中，應(yīng)該注重對檔案立卷方法、裝訂質(zhì)量等問題的重視。

四、建立電子信息管理系統(tǒng)

科技的不斷進(jìn)步、互聯(lián)網(wǎng)的不斷普及對檔案管理產(chǎn)生了重大的影響。這對檔案管理工作而言，不僅僅是一個(gè)機(jī)遇，同時(shí)也是一種挑戰(zhàn)，引入網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，構(gòu)建電子檔案平臺(tái)，不僅僅能夠提高單位檔案管理的工作效率，減少了不少物力、人力的投入，同時(shí)對如何通過電子檔案的建立來發(fā)揮其對單位的價(jià)值和意義更是一種挑戰(zhàn)。引入科技，構(gòu)建電子檔案對于單位檔案的規(guī)范化管理具有良好的輔助作用，其不僅僅可以實(shí)現(xiàn)檔案以史為鑒的作用，同時(shí)也可以促進(jìn)單位其他方面建設(shè)的規(guī)范化，提高其他日常管理工作的水平。所以在進(jìn)行規(guī)范檔案管理和建設(shè)方面，單位有必要根據(jù)自己的實(shí)際情況構(gòu)建本單位的電子檔案，通過運(yùn)用科技手段來實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新，不斷提高單位的工作質(zhì)量和工作效率。檔案管理工作要革新、要進(jìn)步、要發(fā)展就需要不斷的推動(dòng)單位檔案管理的規(guī)范化建設(shè)。檔案所記錄的信息對一個(gè)人或者單位而言都是一種有價(jià)值的信息，其不可忽視。同時(shí)，檔案管理工作的水平也直接影響到單位日常管理工作的整體水平。

結(jié)語：在當(dāng)前的新情況、新形勢下，單位的發(fā)展離不開檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)。所以在進(jìn)行規(guī)范化建設(shè)中，要加強(qiáng)對該項(xiàng)事業(yè)的重視，做好該項(xiàng)工作本身的各項(xiàng)事情，同時(shí)運(yùn)用技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)來不斷的完善檔案管理水平，使得檔案管理改革的成果成為推動(dòng)檔案管理規(guī)范化的不竭動(dòng)力，為檔案工作的科學(xué)化和現(xiàn)代化做出貢獻(xiàn)。