電子文件管理系統(tǒng)的特點與開發(fā)模式

高宇

（黑龍江省建三江洪河農(nóng)場辦公室，黑龍江 佳木斯 156332）

當前對于電子文件管理系統(tǒng)來說，國際上主要應(yīng)用了兩種表述：第一種是電子文件保存系統(tǒng)，即是應(yīng)用自動化程序來對于某機構(gòu)的電子文件進行管理，電子文件的內(nèi)容以及背景信息結(jié)構(gòu)都會得到保存；其二則是電子文件管理系統(tǒng)，其是應(yīng)用自動化程序管理來針對機構(gòu)的電子文件進行管理，在管理對象上，其不僅僅可以實現(xiàn)對電子文件與紙質(zhì)文件的管理，同時也包括縮微膠片等等。

一、電子文件管理的系統(tǒng)

（一）完善的元數(shù)據(jù)體系

從功能上來看，電子文件管理系統(tǒng)一方面需要針對電子文件進行保存，同時也要及時地識別電子文件信息。所形成和捕獲的背景信息可以在電子文件的整個流程上都發(fā)揮作用，從而證實電子文件形成過程，這對于電子文件自身的真實性判斷來說極為關(guān)鍵。元數(shù)據(jù)可以用于標注與描述電子文件的定義、屬性、結(jié)構(gòu)等等，可以有效地揭示電子文件的形成過程、內(nèi)容、排版等等信息，對于文件管理來說極為重要。在正常情況下，信息系統(tǒng)無法從根本上保證電子文件的真實性，但是元數(shù)據(jù)體系的引入可以大大提高電子文件的憑證價值與效力。

（二）網(wǎng)絡(luò)功能

電子文件管理系統(tǒng)當中，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用也是一大特點，其可以作為文件傳輸?shù)拿浇?，也是實現(xiàn)電子文件傳遞與歸檔自動化的重要技術(shù)條件。電子文件產(chǎn)生于計算機設(shè)備上，存在于網(wǎng)絡(luò)空間中，而早期我國對于電子文件的應(yīng)用方式也僅僅是將其打印成紙質(zhì)文件之后再下發(fā)，因而其管理重點仍然在于紙質(zhì)文件。而應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)來實現(xiàn) 電子文件的管理可以有效地提高管理效率，并實現(xiàn)電子文件全過程管理模式。

（三）捕獲功能

從電子文件管理系統(tǒng)自身的功能來看，捕獲的對象主要分為兩類，分別是電子文件本身以及背景信息。捕獲即是對于電子文件科學(xué)而準確地記錄的過程，可以經(jīng)過跟蹤的方式來記錄需要保留的信息，而在具體的記錄目標方面，也由于預(yù)先制定的元數(shù)據(jù)體系決定。因而對于電子文件管理系統(tǒng)而言，元數(shù)據(jù)是極為重要的，其決定著電子文件信息取舍與選擇對象，要保證記錄的信息質(zhì)量。

（四）全過程管控

對于電子文件的全過程管控，即是針對于電子文件全生命周期所采取的管理與跟蹤、監(jiān)控過程，具體來說，包括著查看文件在所處的位置以及活動情況，同時也可以顯示文件下一步的流轉(zhuǎn)方向。具體來說，電子文件的全過程管控主要包括了四個方面，分別是版式管控、流程管控，保密性管控以及安全性管控，也即需要保證電子文件在全生命過程當中可以保持原貌。而通過加密處理來保證電子文件的真實與安全性，可以應(yīng)用數(shù)字認識與電子印章實現(xiàn)。

二、電子文件管理系統(tǒng)的開發(fā)模式

（一）文件與檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)模式

我國文件與檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)模式可以劃分為三類：一是模仿 手工管理的模式。這種模式的特點是收發(fā)文登記與分類立卷仍然是分開的，實現(xiàn)的系統(tǒng)功能是有關(guān)的數(shù)據(jù)信息可以次輸人、多次輸出、重復(fù)使用。中國人民解放軍在軍隊系統(tǒng)實施的“軍檔工程”中《公文檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)》就是其中的典型代表，它利用自動化手段模擬完成了以往手工文件管理和檔案管理過程，在一定程度上提高了工作效率。二是文檔 體化模式。這種模式的特點是改變傳統(tǒng)組卷方式，集文件登記、流轉(zhuǎn)、立卷、著錄、借閱、統(tǒng)計功能于一體，歸檔與組卷一次完成，組卷方式較傳統(tǒng)檔案管理更加靈活，例如同一年度、同一保管期限、同一類別內(nèi)一事一卷。這種模式實現(xiàn)的系統(tǒng)功能是將計算機輔助檔案管理的功能延伸到文件處理階段，精簡以往的工作環(huán)節(jié)三是電子文件管理系統(tǒng)開發(fā)模式。這種模式的特點是不再停留在對傳統(tǒng)文件與檔案管理業(yè)務(wù)流程進行簡單的“模擬”上，而是根據(jù)電子文件信息和數(shù)據(jù)流向開發(fā)一整套新的管理方法。

（二）電子文件管理系統(tǒng)開發(fā)的基礎(chǔ)

電子文件管理系統(tǒng)的開發(fā)是以電子文件管理全程管理的流程設(shè)計為基礎(chǔ)的。由于我國業(yè)界對電子文件流程的理論研究整體上處于起步階段，甚至還沒有真正形成-個完整獨立的研究方向，電子文件管理系統(tǒng)的開發(fā)缺乏理論做指導(dǎo)。所以，當前的各類文件與檔案的計算機管理系統(tǒng)，多是對手工管理階段功能的模擬，沒有真正從電子文件全程管理方面進行考慮，因此，以往的文件與檔案管理系統(tǒng)建設(shè)往往停留在對已有各項技術(shù)的應(yīng)用和系統(tǒng)集成層面上，其開發(fā)模式是：軟件開發(fā)商運用自己以前在某一領(lǐng)域的科研能力和產(chǎn)品優(yōu)勢提出框架，然后對其他的技術(shù)成果和產(chǎn)品加以集成，最后形成系統(tǒng)。這樣的由技術(shù)啟動、廠商推動發(fā)展模式下形成的文件與檔案管理系統(tǒng)，仍舊因襲了紙質(zhì)文件手工管理階段的流程，沒有引進前端控制等先進的管理思想來優(yōu)化流程。文件與檔案管理系統(tǒng)所實現(xiàn)的電子文件管理的變化相較于傳統(tǒng)文件與檔案管理只是改良性質(zhì)的變化而非革命性的變化，這樣的系統(tǒng)尚不能保證電子文件的檔案憑證價值的實現(xiàn)，不是符合電子文件自身特點和要求的、一體化的電子文件管理系統(tǒng)。為此，必須更新電子文件管理系統(tǒng)的開發(fā)模式。

三、總結(jié)

基于前文總結(jié)不難發(fā)現(xiàn)，基于流程的優(yōu)化以及標準的引導(dǎo)，并做好基礎(chǔ)設(shè)計，這樣開發(fā)出的電子文質(zhì)管理系統(tǒng)才能符合于電子文件的管理流程，更好地實現(xiàn)文件管理工作的要求。做好電子文件管理工作，也可以進一步與機構(gòu)業(yè)務(wù)實現(xiàn)無縫對接，實現(xiàn)對于電子文件的全過程管理。因而需要相關(guān)部門可以將電子文件全程納入到檔案管理視野當中，這樣才能一方面滿足于檔案管理的需要，同時也給業(yè)務(wù)工作的開展帶來便利。