報社新聞?wù)掌瑱n案管理策略探討

蒲大洲

（濰坊日報社，山東 濰坊 261031）

前言：對于報社而言，新聞?wù)掌亲陨磉\營發(fā)展的重要資源，通過加強對新聞報社照片資源的管理具有重要意義。新聞?wù)掌菆笊缧侣劜稍L和紀(jì)實報道的重要資料，多數(shù)具有較高的收藏價值。但隨著新聞?wù)掌Y料數(shù)量的增多，也在一定程度上增加了管理的難度，這就應(yīng)重視對新時期各項技術(shù)設(shè)備的應(yīng)用，提高管理水平。

一、報社新聞?wù)掌芾韱栴}

現(xiàn)階段，報社在對新聞?wù)掌瑱n案進行管理時，尚未達到理想的管理效果，依舊存在部分管理不足之處，而管理缺陷主要表現(xiàn)在如下方面：

第一，管理機制不健全?，F(xiàn)階段，很多報社都將新聞?wù)掌暈橐淮涡再Y源，缺乏對后期管理的重視，甚至未制定管理機制，整體管理工作流程處于無序狀態(tài)。

第二，責(zé)任分工不明確。受管理制度缺乏影響，使用的管理方式不合理，責(zé)任分工缺乏明確性，難以做到有序管理[1]。

第三，新聞?wù)掌瑲w檔不及時。一般來說，在新聞?wù)掌臄z后，需要及時進行歸檔，便于后期使用。但由于報社記者和檔案管理人員在工作中缺乏協(xié)調(diào)性，并且缺乏相應(yīng)的規(guī)范，這就導(dǎo)致新聞?wù)掌y以及時歸檔，甚至出現(xiàn)丟失行為。

第四，新聞?wù)掌茡p、丟失問題長期存在。導(dǎo)致這一問題原因，一是，新聞?wù)掌臄z設(shè)備故障；二是，檔案存放位置人員流動性大；三是，保存不到位。

第五，開發(fā)利用率低下。報社新聞?wù)掌ǔ２粫貜?fù)使用，因此，部門在建立電子存儲系統(tǒng)時，并未考慮設(shè)立專門的新聞?wù)掌瑱z索系統(tǒng)，既不利于進行后期查找，又降低了對新聞?wù)掌拈_發(fā)利用率。

第六，管理人員對管理工作缺乏認(rèn)識。對于很多報社而言，新聞?wù)掌谑褂煤缶蜁ピ俅卫玫膬r值，因此，很多報社不會設(shè)置專門的管理人員。而兼職管理新聞?wù)掌藛T，受報社態(tài)度影響，未能有效認(rèn)識這一工作對部門發(fā)展的意義。

二、新聞?wù)掌滦凸芾矸绞絻?yōu)勢

隨著技術(shù)的發(fā)展，新聞?wù)掌瑱n案管理技術(shù)和設(shè)備也得到了改進。以數(shù)碼新聞?wù)掌瑱n案管理方式為例，這種新型管理方式與以往管理方式相比，具有以下幾方面優(yōu)勢：

一是，存檔效率高。數(shù)碼新聞?wù)掌瑱n案管理過程中，主要利用的是計算機設(shè)備，通過計算機控制可以有效的降低繁瑣程度，保證新聞?wù)掌梢詫崿F(xiàn)有序歸檔。同時，利用計算機設(shè)備，對記者拍攝的影響資料和文字信息進行存儲管理，既可以及時對相應(yīng)的內(nèi)容進行補充、調(diào)整，又便于快速查詢，提高了管理的效率。

二是，減少了空間使用。使用數(shù)碼新聞?wù)掌问?，將相關(guān)照片信息用計算機設(shè)備進行歸檔管理，可以同時將大量的新聞?wù)掌蛴跋裥问叫畔⒋鎯υ谟嬎銠C中，減少了紙質(zhì)載體形式新聞?wù)掌瑢臻g的占用。

三是，存儲效果好。傳統(tǒng)紙質(zhì)載體形式的照片，經(jīng)過一段時間存儲后，會出現(xiàn)褪色、變黃等問題，甚至是嚴(yán)重?fù)p壞、丟失問題。但依托于計算機設(shè)備的存儲形式，可以通過復(fù)制、備份方式進行現(xiàn)代化管理，提高了新聞?wù)掌芾碣|(zhì)量。

三、報社新聞?wù)掌瑱n案優(yōu)化管理措施

（一）增強管理意識

首先，報社新聞?wù)掌瑱n案管理者，應(yīng)結(jié)合當(dāng)前報社具體發(fā)展?fàn)顩r以及檔案管理實際，從領(lǐng)導(dǎo)到基層，提高對新聞管理工作重視程度，樹立意識正確工作意識。其次，主要檔案管理人員應(yīng)認(rèn)識到這項工作的意義，同時報社設(shè)置專門負(fù)責(zé)檔案管理的崗位，促使工作人員提高對自身職責(zé)的重視。最后，報社應(yīng)重視檔案管理工作的宣傳和規(guī)范，對此，可以將對新聞?wù)掌瑲w檔作為日常會議中的重要內(nèi)容。

（二）制定檔案管理制度

合理管理制度，可以為進行規(guī)范新聞?wù)掌芾砉ぷ魈峁┮罁?jù)和保證。因此，優(yōu)化檔案管理措施時，首先，應(yīng)將國家制定的關(guān)于新聞?wù)掌瑱n案管理法律法規(guī)，作為主要的參考準(zhǔn)則。其次，應(yīng)考慮報社實際情況，以及其他報社對新聞?wù)掌芾淼姆绞?，制定?guī)范性制度，為開展相關(guān)工作提供依據(jù)。最后，對管理工作具體內(nèi)容，以及工作人員管理方式等內(nèi)容進行規(guī)范，提高制度的完善性。

（三）規(guī)范檔案管理方式

在對新聞?wù)掌瑱n案進行管理時，必須重視國家制定的相關(guān)法規(guī)、制度，對報社實施的檔案管理方式進行規(guī)范，保證檔案收集、歸檔、存放和查閱等環(huán)節(jié)有序進行。同時檔案管理主要負(fù)責(zé)人員，還應(yīng)加強對日常管理工作的監(jiān)管，保證管理流程正確合理性。

（四）提高管理人員素質(zhì)

報社還應(yīng)關(guān)注檔案管理工作者的能力，為其提供學(xué)習(xí)和技能提升機會，增強其檔案整理和信息收集的能力，確?？梢詫崿F(xiàn)對新聞?wù)掌瑱n案的科學(xué)有效管理，為后期進行查詢和檢閱提供便利。而在進行人才培養(yǎng)時，首先，應(yīng)提升檔案管理人員對專業(yè)知識和技術(shù)能力的掌握程度，即檔案管理業(yè)務(wù)步驟、管理環(huán)節(jié)、管理設(shè)備操作方式、存儲管理技術(shù)等，這樣可以為其進行管理工作打下基礎(chǔ)。其次，增強檔案管理人員責(zé)任感，使其認(rèn)識到新聞?wù)掌瑱n案管理工作對報社發(fā)展的意義，重視檔案管理的質(zhì)量。最后，還應(yīng)提高管理人員的創(chuàng)新精神，尤其是信息技術(shù)快速發(fā)展的現(xiàn)今社會，利用各種先進管理技術(shù)和設(shè)備，不僅可以提高管理的效率，而且還可以提高管理速度，對提高報社在行業(yè)中的地位具有重要幫助，而通過培養(yǎng)管理人員的創(chuàng)新精神，有助于提高報社應(yīng)用管理設(shè)備和技術(shù)的先進性[2]。

結(jié)論：加強對報社新聞?wù)掌墓芾?，改變傳統(tǒng)歸檔方式，對推進報社的現(xiàn)代化發(fā)展水平具有重要意義。因此，報社在進行檔案管理中，必須認(rèn)識到新型管理方式對自身發(fā)展的意義，并認(rèn)識到以往運用管理方式的不足之處，提出改進報社新聞?wù)掌瑱n案管理的有效措施，保證信息的有效運用，促進報社實現(xiàn)健康穩(wěn)定發(fā)展。