數(shù)字時(shí)代交通運(yùn)輸人事檔案管理對(duì)策

王雪芬

（汪清縣交通運(yùn)輸管理所，吉林 汪清 133200）

引言

隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，交通部門(mén)的工作職能也發(fā)生了變化，其人事管理工作也在不斷進(jìn)行創(chuàng)新和改革。但事與愿違，交通部門(mén)人事管理工作并沒(méi)有多大改善，如人事檔案管理、人員培訓(xùn)工作、人才培養(yǎng)等方面的效率并沒(méi)有明顯提升。對(duì)此，本文對(duì)交通部門(mén)如何基于數(shù)字時(shí)代管理革新人事管理工作進(jìn)行了研究。

一、數(shù)字時(shí)代管理在交通部門(mén)人事管理工作中的重要性

數(shù)字時(shí)代人事管理能夠提高管理效率人事管理工作流程包括交通人員培訓(xùn)、激勵(lì)、薪資待遇、溝通和人員退休等方面的大量程序性工作，占用了管理人員的大量時(shí)間。在數(shù)字時(shí)代背景下，e-HR（電子人力資源管理）隨之興起。e-HR可以有效提高人事管理工作的效率、優(yōu)化人事管理的工作流程、減少人事管理人員工作負(fù)擔(dān)，從而能夠推動(dòng)交通部門(mén)人事管理工作順利進(jìn)行。同時(shí)，e-HR能夠?qū)θ耸聶n案基本信息、薪資信息等重要信息進(jìn)行記錄管理，并且方便查找。在信息化背景下，將人事檔案、各類(lèi)報(bào)表由原來(lái)辦公桌堆放轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)階段的電腦存放，能夠有效減少空間占用，優(yōu)化了交通部門(mén)的整體辦公環(huán)境。交通部門(mén)人事資料錄入電腦后，可以利用交換機(jī)形成交通部門(mén)的區(qū)域網(wǎng)絡(luò)，通過(guò)將所有辦公室電腦相連接，能夠提高人事資料的查閱效率和整體工作效率。除此之外，在人事管理工作中，人事檔案資料并不能一次性收集，需要隨著工作人員崗位的變化進(jìn)行不斷完善，也就是人事檔案資料的二次信息添加。傳統(tǒng)二次信息添加耗時(shí)耗力，幾乎與第一次檔案收集時(shí)間相同，導(dǎo)致工作效率非常低，缺乏實(shí)效性。利用信息化技術(shù)革新交通部門(mén)人事管理工作后，管理人員可以直接利用信息設(shè)備完成人事資料的二次添加，從而減少了工作時(shí)間，提高了二次人事管理檔案工作的實(shí)效性，進(jìn)而提升了管理效率。

二、數(shù)字時(shí)代交通運(yùn)輸人事檔案管理措施

（一）健全單位管理制度

按數(shù)字化的要求整改工作人員信息制度、鑒別、歸檔、轉(zhuǎn)遞、保密等制度。檔案工作人員使用數(shù)字化管理方式可快捷的甄別個(gè)人信息，確保個(gè)人信息真實(shí)性。企業(yè)單位健全各種官方信息查詢(xún)制度，實(shí)行不定期抽查。若經(jīng)查出信息造假等情況，將嚴(yán)肅處理。加強(qiáng)檔案工作人員紀(jì)律意識(shí)。企業(yè)組織人事管理部門(mén)負(fù)責(zé)人不定期參加人事管理方面知識(shí)學(xué)習(xí)，強(qiáng)化人事工作人員管理意識(shí)，進(jìn)行管理工作中，必須依據(jù)公司和國(guó)家法律法規(guī)的規(guī)定，根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)調(diào)整管理辦法，人事部門(mén)人員要研究適合企業(yè)人事管理辦法，建立完善的管理體系。尤其在工作中應(yīng)明確每位工作人員的責(zé)任，專(zhuān)人負(fù)責(zé)，把各項(xiàng)工作得以落實(shí)，及時(shí)做到各個(gè)部門(mén)信息互通，及時(shí)改進(jìn)。加強(qiáng)檔案管理人才培養(yǎng)。在單位建設(shè)嚴(yán)格、規(guī)范的檔案收集網(wǎng)絡(luò)，擴(kuò)大信息收集范圍。運(yùn)輸人事組織部門(mén)應(yīng)主動(dòng)向人事檔案材料形成科室、工作人員本人和其他相關(guān)人員收集信息材料，嚴(yán)格按照法律法規(guī)整理收集材料，督促企業(yè)各部門(mén)定時(shí)報(bào)備人員檔案材料，公司領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)掌握本單位工作人員人事檔案信息情況；完善單位內(nèi)部檔案材料提交制度，深度挖掘人事管理方面的辦法，相關(guān)工作人員必須明確自己任務(wù)。按時(shí)完成各種資料的整理工作，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)，將材料移交給相關(guān)人事管理人員；建全不定期檢查制度，及時(shí)督促人事工作人員檢查，避免個(gè)人信息材料遺漏、丟失。

（二）嚴(yán)格人事檔案管理相關(guān)制度

交通運(yùn)輸行業(yè)建立嚴(yán)格的人事檔案管理制度是做好人事檔案管理工作的前提，也是交通運(yùn)輸行業(yè)所屬事業(yè)單位人事檔案管理的目標(biāo)。檔案管理人員必須按照職責(zé)規(guī)定，對(duì)檔案材料進(jìn)行收集和歸檔，并針對(duì)檔案收集、鑒別歸檔、查(借)閱、轉(zhuǎn)遞、保管保密以及檢查核對(duì)統(tǒng)計(jì)等環(huán)節(jié)制定嚴(yán)格的制度。檔案管理人員在工作中要嚴(yán)格遵守工作紀(jì)律，不得因個(gè)人關(guān)系隨意“開(kāi)綠燈”，不嚴(yán)格審查。工作人員借用檔案時(shí)，要經(jīng)過(guò)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字并由借閱人簽字登記，嚴(yán)禁任何人銷(xiāo)毀檔案或者將檔案私自帶出，檔案調(diào)用要按照組織程序進(jìn)行，確實(shí)需要將檔案帶出也需要有人事檔案管理人員陪同。要定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檔案號(hào)與檔案名冊(cè)的編號(hào)要一致，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤及時(shí)更正。

（三）加強(qiáng)人事檔案管理人才培養(yǎng)是數(shù)字時(shí)代管理的關(guān)鍵

由于缺乏科學(xué)操作技術(shù)方面的人才，導(dǎo)致人事檔案管理工作難以實(shí)現(xiàn)數(shù)字時(shí)代管理發(fā)展。因此，交通部門(mén)應(yīng)注重培養(yǎng)人事管理人員的專(zhuān)業(yè)性管理能力，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)數(shù)字時(shí)代人事管理的工作目標(biāo)。在人事檔案管理的過(guò)程中，管理人員應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到人事檔案資料的重要性，加強(qiáng)人事檔案資料的保護(hù)措施，進(jìn)而提高交通部門(mén)人事檔案資料的安全性。人事檔案的安全性決定了人事管理工作的效率，如果人事管理人員的綜合素質(zhì)較低，那么信息化管理革新交通人事管理目標(biāo)也是難以實(shí)現(xiàn)的。因此，交通部門(mén)必須重視提高人事管理人員的多方面素質(zhì)，培養(yǎng)具有人事管理能力以及信息技術(shù)操作能力的復(fù)合型人才。

結(jié)語(yǔ)

數(shù)字時(shí)代的推動(dòng)下，規(guī)范人事檔案管理工作改革勢(shì)在必行，各行各業(yè)都將面臨各種各樣的管理難題。這對(duì)人事管理工作人員的工作提出了更高的要求。在新時(shí)代工作中，交通運(yùn)輸大力發(fā)展，給人事檔案管理工作也帶來(lái)了很多問(wèn)題。一名好的人事領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)更加重視單位的人事檔案管理制度的完善工作，完善檔案管理制度，增強(qiáng)檔案管理人員辦事能力和自身素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)單位人事檔案數(shù)字化管理，并對(duì)該方法加以推廣。為了提高自身專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，樹(shù)立正確的價(jià)值觀，充分發(fā)揮個(gè)人潛能，提高工作服務(wù)水平。