談衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理存在的問題及對策

孫秀娜

（巴彥縣富江鄉(xiāng)衛(wèi)生院，黑龍江 巴彥 151800）

一、當前衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理中存在的問題

（一）重視程度不夠

檔案管理工作在許多人的眼中都是十分簡單的工作，只需要將檔案完好無損的保存就算是完成了檔案管理工作，其實并不是這樣，檔案管理工作是一項十分系統(tǒng)性的工作，尤其針對衛(wèi)生機構(gòu)中的檔案管理工作，衛(wèi)生系統(tǒng)中的檔案分為許多不同種類，且對病人與藥品的檔案有明細的劃分，不同病人的種類和藥品的種類都屬于檔案管理范圍之內(nèi)，這些信息不僅要制成檔案進行歸檔保存處理，還應(yīng)該保證檔案的保密性，所以，衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理工作應(yīng)該得到人們的重視。

（二）檔案管理水平落后

許多機構(gòu)在任用檔案管理人員的過程中，都沒有對相關(guān)應(yīng)聘人員進行嚴格的篩選，甚至聘用了許多社會閑散人員，這些人的學歷往往不夠，且毫無檔案管理工作的經(jīng)驗，在不熟悉檔案管理工作流程和工作規(guī)范的情況下開始任職，這些人在工作的過程中難免會出現(xiàn)疏漏，甚至會造成重大信息泄露和遺失的問題。同時，許多機構(gòu)在檔案管理的過程中，往往只采取紙質(zhì)檔案管理，并沒有引入電子檔案管理，一旦紙質(zhì)檔案遺失，相關(guān)檔案信息就出現(xiàn)了空白，所以，做好檔案備份，提高檔案管理水平是十分重要的。

（三）檔案管理人員業(yè)務(wù)不精通

在衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理工作的過程中，檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平也決定了檔案管理工作的管理效率，如果相關(guān)工作人員不能干擁有較強的業(yè)務(wù)能力和專業(yè)素質(zhì)，就很可能會出現(xiàn)玩忽職守的問題，甚至可能會出現(xiàn)工作人員為了一己私利將檔案泄露給其他機構(gòu)或個人的現(xiàn)象，進而降低了醫(yī)院衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理機構(gòu)的信用。

（四）公共衛(wèi)生機構(gòu)的體制不健全

公共衛(wèi)生機構(gòu)也是一個完整的機構(gòu)，需要具有健全的機制，來保證公共衛(wèi)生機構(gòu)的正常運行。但是當前很多機構(gòu)都處于還在建設(shè)完善的階段，制度規(guī)范還處于正在探索的時期，沒有達到完善的地步。而且，制度的建設(shè)不僅要符合本機構(gòu)的實際情況，還應(yīng)該具有可行性，即員工可以根據(jù)制度來進行工作，并且有利于機構(gòu)的工作進行。

二、改善醫(yī)院檔案管理的對策

（一）醫(yī)院檔案工作的開展離不開領(lǐng)導的重視和支持

檔案工作人員要充分利用檔案的信息，積極為醫(yī)院建設(shè)獻計獻策，向醫(yī)院領(lǐng)導多匯報、多宣傳，多為他們提供決策依據(jù)，使他們更多地了解檔案工作對幫助提高醫(yī)護水平，促進醫(yī)院醫(yī)療、護理、科研教學工作和增加醫(yī)院兩個效益的巨大作用，讓醫(yī)院領(lǐng)導確實意識到醫(yī)院檔案工作的重要性，把檔案工作放在重要的位置上。醫(yī)院檔案工作只有在醫(yī)院領(lǐng)導的重視和大力支持下，才能更好地為醫(yī)院的管理提供切實可行的服務(wù)。

（二）進行體制改革，建立獨立的檔案機構(gòu)

原來的檔案管理沒有獨立的機構(gòu)，造成檔案管理沒有自主權(quán)，工作處于被動狀態(tài)。經(jīng)過認真調(diào)查研究，制定相應(yīng)的改革措施，逐步將現(xiàn)有從屬關(guān)系改為醫(yī)院檔案管理的職能機構(gòu)，確立檔案室在醫(yī)院結(jié)構(gòu)中的地位。實現(xiàn)了分散的管理模式向集中的管理模式轉(zhuǎn)變，有利于檔案的保管和檔案信息的綜合開發(fā)。

（三）培養(yǎng)與時俱進、具有創(chuàng)新意識的檔案管理人員

醫(yī)院檔案室是直接為醫(yī)院的管理、臨床和科研教學服務(wù)的。隨著醫(yī)療事業(yè)的日益發(fā)展，只有提高檔案管理人員的創(chuàng)新意識，培養(yǎng)與時俱進的檔案管理人員，逐步實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理隊伍的專業(yè)化，才能充分發(fā)揮人的主觀能動性、積極性、創(chuàng)造性；才能開創(chuàng)檔案工作的新局面，更好地為領(lǐng)導決策、醫(yī)療護理、科研教學服務(wù)；檔案工作才能做出更好的成績。2.4積極推行質(zhì)量管理，狠抓“三率”

醫(yī)院的檔案門類較多，檔案質(zhì)量的好壞關(guān)系到檔案信息的開發(fā)和利用，提高檔案質(zhì)量是檔案管理的首要任務(wù)。首先，保證歸檔率，根據(jù)衛(wèi)生部的有關(guān)規(guī)定和醫(yī)院的實際情況，除病歷檔案、人事檔案外，其余各門類檔案全部集中，由綜合檔案室統(tǒng)一管理。其次，注重完整率，將檔案工作的“三納入”、“四同步”管理（即納入計劃規(guī)范、管理制度、部門負責人及專兼職人員職責范圍；與布置、檢查、總結(jié)、驗收鑒定各項工作同步）列入了規(guī)章制度，付諸實施，保證了歸檔材料的齊全和完整。

（四）建立健全檔案管理制度

公共衛(wèi)生的檔案管理應(yīng)該要建立健全的管理制度，并且是相對完善的科學合理的制度規(guī)范，其應(yīng)該符合該公共衛(wèi)生機構(gòu)的管理實際情況，具有明確的界限等。檔案管理制度應(yīng)該從管理人員做起，遵循制度規(guī)范，保證制度的可行性和威信。有效的管理制度，可以提高工作人員的工作激情，充分激發(fā)他們的創(chuàng)造性，為公共衛(wèi)生機構(gòu)的建設(shè)增添活力。

（五）提升工作人員的整體素質(zhì)

在任何一個工作環(huán)節(jié)中，工作人員的整體素質(zhì)，都直接的決定了該工作環(huán)節(jié)的工作效率，所以，在衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理工作中，一定要不斷提升工作人員的整體素質(zhì)，要從培養(yǎng)工作人員認真復(fù)雜的態(tài)度做起，權(quán)責分明，落實責任制管理制度。不斷加強工作人員的技能培訓，保證工作人員能夠利用現(xiàn)代科學技術(shù)對檔案信息進行電子信息編碼管理，保證每一份檔案信息的精確度和保密性，同時，還可以設(shè)定相關(guān)的獎懲制度，這不僅能夠激發(fā)工作人員的積極性，還能夠?qū)崿F(xiàn)工作人員之間的有效競爭。

結(jié)束語：檔案管理工作在各個機構(gòu)的管理工作中，都屬于關(guān)鍵環(huán)節(jié)，就醫(yī)院衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理工作而言，不僅要提升檔案管理水平和相關(guān)業(yè)務(wù)人員的專業(yè)素質(zhì)，還要加強對衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理工作的重視，不斷創(chuàng)新衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理模式，最大限度保證衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理工作的順利進行，不斷提升衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理效率。